工作分析访谈表 如何做好访谈前的准备工作

 工作分析访谈表 如何做好访谈前的准备工作


   访谈是管理咨询工作开展的重要环节之一,是获取信息的重要方法。当项目组进驻客户企业后,需要对客户的相关人员进行访谈,获取相关信息。每一场访谈,项目组可以采用两名顾问访谈一位客户方人员的方式,一般一名顾问进行访谈提问,另一名顾问进行访谈内容的记录。在访谈过程中,我们需要考虑如下的几点。

    第一,要做好访谈前的准备工作。进驻项目现场后,项目组首先要根据项目内容和项目进度安排,做好访谈的准备工作。根据咨询项目内容,讨论出访谈所要获取的信息内容,确定访谈对象的范围。首先要求客户提供相关的资料,包括公司发展历史,现状的介绍,公司各部门架构、部门职责的介绍,还有管理层岗位、职责的介绍,通过对这些资料的分析,初步了解企业的部门、岗位设置状况,这样不至于在访谈过程中对客户方一无所知。

    第二,选择合适的访谈对象。由于访谈时间有限,项目组一般不会对客户方所有人员进行访谈,一般也不需要如此安排,因此可以有针对性选择访谈对象。根据项目内容的不同和所需要获取内容的不同,对访谈人员进行甄别。对于组织结构、战略等项目,主要是访谈客户方的中高层管理人员和部门负责人,在访谈高层管理人员时,可以安排项目组所有成员一同参加,以便项目组成员能全面了解高层信息,把握高层的思想动态。但是,如果访谈的内容比较敏感,此时不适合所有顾问参加,可以采用一对一的方式进行,增加访谈私密性,能减少被访谈者的顾虑,激发访谈者使其畅所欲言。

    选择部门主管人员作为访谈对象,应尽可能包括客户方主要业务部门和职能部门管理人员。当需要通过对普通员工进行访谈获取相关信息时,可以选择部分具有代表性的员工。

    在访谈过程中,根据访谈内容和访谈的进展安排,访谈对象的访谈时间需要做好编排,不能盲目没有顺序的选择访谈对象,尤其是了解有关联的部门信息,更要进行访谈顺序的安排。根据访谈进展,也可以调整访谈顺序。

    访谈前,项目组可以要求客户提供企业的组织架构、岗位说明书和职工花名册等资料,选择需要访谈的人员,编制访谈顺序,安排访谈时间,将访谈计划交给客户方项目负责人,安排相应的人员来参与访谈工作。项目组也可以主动联系被访谈者,但是前提是被访谈人已经了解访谈计划,而且客户方项目负责人已经和被访谈者说明了访谈事宜,通过事前的沟通,尽量减少被访谈者不配合的现象,打消其疑问。  

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