在管理咨询运行当中,第一步就是对公司上上下下的员工进行一次深入的交流,也就是我们所说的访谈,通过对不同层次人员的沟通与交流,了解各方对公司现状的看法和意见,通过咨询顾问严谨的推理和判断,总结提炼出公司的关键现状问题,撰写出合理准确的管理诊断,为日后有效的解决公司的问题提供准确的目标。由此可以看出,访谈的重要性,访谈提纲作为访谈的一个参照和依据必然成为工作中的一个关键环节。
访谈提纲还有一个关键作用就是让客户处被访谈人员能够提前做好访谈准备。在访谈之前,访谈人员会把访谈提纲提前交给访谈人员,这样访谈人员可以根据访谈提纲的内容做好访谈回答内容的准备。很多时候访谈人员不知道咨询顾问会问哪些问题,在访谈的过程中就会比较紧张,倘若是具有较强引导能力的访谈人员就能够控制好访谈气氛,掌握各种信息,倘若访谈人员能力相对比较弱,不但不能够问到要点,而且还会让员工感觉非常受拘束。做好一个好的访谈提纲需要咨询顾问具有较好的功底。
访谈大纲可以按照不同的方式进行撰写,可以是按照高、中、基层进行分类,也可以按照不同的业务、职能进行分类。当然不同的分类方式各有利弊,前一种更加侧重于对公司的总体状况的了解,而后一种更加侧重于对公司的各个业务状况的了解。一般咨询都是针对公司整天的管理问题而进行的全面诊断,所以都会采用第一种方式,很少会专注某项业务;当然如果是某一个单个职能的咨询可以采取第二种方式,这样才会有更加针对性的了解问题。
写访谈提纲首先要有目标性,对于不同的群体,我们需要获取的信息不相同。高层我们一般是要了解他们对公司设想,了解他们对公司现在总体状况的看法,了解他们对公司问题解决的思路,了解他们所期待的咨询结果,了解他们的工作状态,了解他们的决心与魄力等,从总体上掌握领导的想法,公司的状况,领导的期待;对于中层我们首先要知道他们对于负责部门的管理情况,公司的业务情况、管理情况,他们对高层意见的理解情况,对下属的业务分配日常管理情况,对合作部门,合作伙伴的配合情况等,从日常管理上了解公司的目标落实情况,从执行角度了解公司的业务和管理情况;对于普通员工我们主要是印证公司的管理和业务状况,了解公司各项制度的落实情况,了解公司的文化氛围,了解更多的故事和评价。
访谈提纲不能书面化。很多访谈人员没有接受过比较正是的管理培训,他们对于管理的专业术语并不是很能够理解,书面化的语言拉大了咨询顾问与访谈人员之间的距离,而口语化的表达,不但能够让访谈人能够读懂表达的内容,也能够拉近了咨询顾问与访谈人员之间的距离。
访谈提纲最关键是要点出关键要点。对于关键部门可以适当进行问题调整,整理有关部门的关键问题和所有部门的通用问题。这样访谈才能够有的放矢,获取最有力的信息。