事半功倍 清晰流程将事半功倍



磨刀不误砍柴工,这句古话流传千年,人人都熟知,但是在具体应用方面,就容易犯糊涂。我的一家客户,先有子公司,然后又招聘一批人成立公司总部,准备走集团化管理,提高子公司管理水平,加强对子公司的掌控水平。

我和这家公司有业务往来,需要向这家公司要一笔钱,按照双方合同,这笔钱属于预付款性质,只要合同签订,服务开始,就要付款。当时我和联系人商量付款事,付款人答应和财务总监商量后答应付款,然后我开发票给客户。就在我开发票后,我还再三打电话联系付款,客户方联系人也几次帮我协调,才终于完成付款业务。从我联系的人看,都是公司总监级人物,付款意愿也很积极,但是还需要协调几次,可想他们其他供应商从基层员工开始联系,要一笔款需要联系多少次。

 事半功倍 清晰流程将事半功倍

从我事后了解,这家公司基本没有完整、清晰的流程,任何一件事都需要总监级人物商量后决定,基层员工根本不知道具体办事流程是什么,效率非常低。

办事流程是一个公司最基本的运作规则,流程不清晰带来沟通成本非常高,就我那家客户而言,为了给我付一笔五万元的款,总监级人物前后沟通数次才完成,而且还没有工作成果评价问题,如果有,不知道付款成本还得提高多少。

其实这家公司如果有比较好的管理体系,完全不必要多次面对面沟通。负责联系业务人只要在期初把本期应付款列到当月付款计划内,到期直接填写付款凭证并直接签字交到财务,财务直接根据付款计划及相关人签字,马上就可以办理。但是由于流程不清,没有资金计划体系,造成付款过程中反复沟通。

我曾经服务过另一家客户,就有非常完毕的资金计划体系,期初如果没有列入资金计划的款项,当期无论如何也不可能付出;期初列入资金计划的款项,期末也必须要付出。我们曾经合作项目,由于正好年底,领导忙,工作成果没有及时汇报,付款义务没有形成,但客户方联系人为保证计划执行,甚至准备提前付款(当然底线是我们信誉非常好,认为我们会负责到底的)。

一套完整、清晰的流程,将降低很多不必要的沟通成本,大幅度提高工作效率。

  

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