现在的办公设备中电脑是必不可少的一项装备,有些单位甚至推广无纸化办公,所有的文件、文档、资料都存放在电脑中。做好电脑的保密是保护企业商业秘密的一项重要措施。这里介绍一些与电脑有关的保密措施,有一些常规的措施很多人都在用,另外一些措施可能会对有较高保密需求的企业和管理人员、技术人员有一定的指导意义和实用价值。
1、设置电脑登录密码。这是大家都知道的方法,无需多说。只是提醒一下,首先,密码要足够复杂,最好包含大小写字母、数字和特殊符号。不要用自己的生日做密码,这是最容易被破解的。现在很多笔记本电脑都有指纹设备,这个是很不错的保密措施,只是与指纹相匹配的密码要符合前述的规定。其次,对于保密级别较高的电脑,还要定期改变密码。
2、设置文件使用密码。为了防止企业的电子文档被其他人打开,对于重要的文件可以设置文件使用密码。文件密码的作用是凡是要打开此文件,必须输入密码。对于公司内部的文件,可以直接告诉使用者密码。对于发给客户的重要文档,要做到采用不同的渠道传递文档和密码。例如可以通过电子邮件把加密的文档发给客户,然后通过手机短信或者电话告知客户方接洽人文档的密码,这样可以防止密码和文档在传输过程中被窃取。
3、设置文件禁止复制。当企业的商业秘密文件存储电脑中不希望被他人复制时,可以设置禁止复制。
4、拆除软盘、USB接口及光盘刻录等。
5、安装电脑操作历史记录软件。这类软件的作用是可以保留该电脑中所有的操作的历史记录。如果该电脑中的商业秘密文件被窃取或被他人查看等,就可能通过该历史记录来反映何时被窃取或窃看等信息,这样有助于发现商业秘密泄密事实与查出事实真像,并且还可以作为证据使用。
6、使用具有加密保护功能的移动存储设备。对于需要管理人员通过移动存储设备携带的文件,可以保存到具有加密功能的移动存储设备中。此类设备有指纹加密的移动硬盘、U盘,密码加密的U盘等。采用加密保护的移动存储设备,可以防止此类设备不慎丢失时被他人得到设备内记录的文件。