爱华网系列专题：《行之有效的效率提升方法：小强升职记》
一般情况下2分钟可以使人放松，又不会丢失思路。这里说了是“一般情况”，也就是说这不是一个绝对值，就像人的体温一样，都是有差异的，不必强求。你可以是2分钟，也可以是1分钟，甚至30秒。如果真的超出预计的话，需要分情况去考虑。还是举例来说吧，如果你本来计划要打2分钟电话，但是现在却超过了，那么是不是要继续呢？当然要！如果你计划用2分钟给老板汇报工作，但很不幸，汇报时老板又要跟你谈另外一个问题，那是不是要继续呢？当然要！ 你可能会说：‘咱们不是提倡集中100%的精力去做当前的事情吗？不是要尽量避免裂痕时间吗？为什么我们要被2分钟原则打断呢？’理由是，如果此时不打断，那么以后会损失更多。举个例子：你正在集中精力写市场报告的时候，老婆一通电话进来说：“老公，咱家水管坏了，找物业修理好吗？”虽然很想说：‘你怎么不自己打！’但是显然，这时候如果停下来用2分钟的时间联系物业，说明问题，约好维修时间，再回到刚才的工作中是一件相对比较简单的事情，思路应该不会完全丢失，就当做休息了。相反，如果这时候你不立即去做的话，那你需要打开收集工具，把这件事情放入你的时间管理系统，.做好提醒，以及去做这件事。这样一来花费的时间可能是直接去做的好几倍，得不偿失。好，到此为止。‘处理’环节我先说这么多，就靠你自己去实践了。” “等等，老付，我觉得第一个环节，也就是‘收集’环节，是很容易实现的，自己平时也在做类似的事，只不过做得不够彻底，没有意识到将‘一切引起我们注意的事情’都从大脑中收集下来的重要性，所以自己经常会感觉到手忙脚乱，这一点我是理解的。但是‘处理’环节我觉得有些烦琐，要在收集篮里先写下是否可以执行，然后还需要对可执行的事情进行分类。有什么简单的方法吗？”小强认真地听完了老付的讲解，指着桌上老付画的表格说。 “哦，是这样的，我可能没有解释清楚，判断是否可以执行，以及对可执行的事情进行分类是在脑袋里进行的工作，不需要写在收集篮里。还记得我前面说过，大脑是用来做分析和创造性思考的，那些需要保存的东西才是写在纸上的。所以，到目前为止我们手上也只有一个收集篮而已，其他的，经大脑迅速处理后将会被写到其他清单，包括将来某时/也许清单，待办事项清单，项目清单等，这个后面我还会说到。 当我提及一个‘清单’时，请注意，我只不过是指一群具有相似特征的项目。一个清单可以是下面3种形式中的任何一种： 1.一个文件夹，包括一些各自独立的记录，记录着同属于一个范畴的事物； 2.在一张有标题的纸上列出的真实的目录； 3.一个软件程序或者电子记事本中的详细目录，比如Outlook软件中的任务模块或者一个掌上电脑中的清单功能。 一张有标题的纸可以当做：‘收集篮’、‘将来某时/也许清单’、‘待办事项清单’。而‘项目清单’则一般用文件夹将与这个项目相关的资料保存在一起。” “哦，明白了。”小强很满意地说。 组织：将分类的衣物重新储存 “让我们重新整理一下思路：我们有一个收集篮，里面写满了‘材料’；我们有三个清单，分别是‘将来某时/也许清单’、‘待办事项清单’、‘项目清单’。 接下来怎么做呢？ 1.从收集篮拿出排在第一项的‘材料’：‘联系供货商，周一会将支票送去’，我们分析一下，哦，原来是2分钟任务，立即去做。
2.打完那个电话之后继续回到我们的收集篮，拿出第二项‘材料’：‘给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告’，我们分析一下，哦，原来是委派事项，立即写入我们的‘待办事项清单’。 3. 再拿出第三项‘材料’：‘检查邮箱’，哦，这是一个不折不扣的待办事项，立即写入‘待办事项清单’。
