怎样让金弹子种子发芽 第27节:第二章 让种子发芽(16)



系列专题:《行之有效的效率提升方法:小强升职记》

  ? 一次只处理一件事情。这里仍然遵循‘脑袋里只装一件事’的原则,处理完一件事以后再去处理下一件。

  ? 永远不要再放回收集篮(被迫中断的事情除外)。当你第一次从收集篮中取出事情时,立刻判定它的实质以及处理方法,永远不要把它再次放回收集篮内,争取第一次就把它做到最好。

  回到我们的例子上:

  1.联系供货商,周一会将支票送去。这显然是可以执行的,只需拿起电话即可。

  2.给研发部小王提供新版本软件的用户使用调查报告。编写用户使用报告是部属小李的工作范畴,这件事需要委托给他处理,因此,这件事也是可以执行的。

  3.检查邮箱。看看那封邮件是垃圾邮件,工作邮件,还是淘宝的通知信,这个也是可以执行的。

  4.周五之前拿出新产品的销售策略。这是一项新的任务,虽然不是一下子就可以完成的,但也是可以执行的。

  5.哪天有空去打羽毛球。哪天去打羽毛球是现在无法决定的,只有等某天有空闲了,才可以执行,所以,这件事情暂时是不能执行的。

  6.研究上个月市场推广费用明细报表。孙会计拿给你这个报表不是让你去执行的,而是在你这里存档,以备日后查询,所以,它也是不能执行的。

  我们通常将不能执行的任务分为三类:

  1.垃圾:这类事情千万别去做,它浪费时间,浪费生命。我一般在收集的时候就会将垃圾过滤掉,因此在我们的例子里,没有一件垃圾。

  2.将来某时/也许:比如说‘哪天有空去打羽毛球’,这就是一件将来某时当某些条件成熟之后才会做的事情,这类事情多不胜数:4月份到山东旅游、整理办公室、去医院做鼻炎手术,等等。

  3.参考资料:比如‘研究上个月市场推广费用明细报表’,会计之所以给你是因为你有权限知道这件事情,或许今后的某个时候会用得上,对待这类事情的正确方法是分类归档。”

  收集篮

 怎样让金弹子种子发芽 第27节:第二章 让种子发芽(16)
   可以执行 联系供货商,周一会将支票送去

   可以执行 给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告

   可以执行 查看邮箱

   可以执行 周五之前拿出新产品的销售策略

  将来某时/也许 不能执行 哪天有空去打羽毛球

  参考资料 不能执行 上个月市场推广费用明细报表

  可以执行的事情我们分为五类:

  1. 2分钟之内能搞定的事:打一个电话是2分钟可以解决的事情,对于这样的事,我们采取的行动应该是——立即去做。

  2.需要多个步骤搞定的项目:工作中遇到的大部分任务都是需要我们进行分解之后才能执行的,例如‘周五之前拿出新产品的销售策略’,你可以立即去做吗?不行,因为你还不知道该怎么去做。

  3.指派给别人完成的事:这类事情是我们最喜欢的,因为我们可以方便地把这只猴子甩到别人身上,比如‘提供新版本软件的用户使用报告’,你可以打电话给小李,说明这件事情,并且告诉他,下周三之前必须完成。

  4.特定时间做的事:这些事就是我们写在行事历里的事情,一方面可能来自于那些需要多个步骤才能搞定的事情,因为你需要今天做一些,明天再做一些。另一方面有些事情是需要在特定的时间或者环境才能完成的,比如下周三督促小李提交用户使用报告。

  5.待办事项:这些就是剩下的普通任务了,比如例子中的‘查看邮箱’,对于这些事情,有空的时候就立即搞定它。现在的收集篮看起来应该是这个样子。”

  收集篮

  2分钟任务 可以执行 联系供货商,周一会将支票送去

  委派任务 可以执行 给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告

  待办事项 可以执行 检查邮箱

  多步骤项目 可以执行 周五之前拿出新产品的销售策略

  将来某时/也许 不能执行 哪天有空去打羽毛球?

  参考资料 不能执行 上个月市场推广费用明细报表

  “上面提到了‘2分钟任务’,这是一个非常有趣的原则:如果是2分钟之内能够做完的事情,那就请‘立即去做’。 比如发一封E-mail、打扫办公室卫生、整理桌面、给某人一个电话,等等。有些人觉得2分钟就能做完的事情太简单,任何时候想做都可以做,但是往往拖了又拖,到一天终了的时候又抱怨‘事好多,真烦人’。不信你可以自己做实验。‘2分钟原则’是专门对付这些‘烦琐小事’的。  

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