爱华网系列专题：《行之有效的效率提升方法：小强升职记》
改造你的任务清单 “前面是我对四个象限的介绍，那现在，小强啊，请你把这周做的所有事情写在这张白纸上。” “好的，幸亏我每天都记录下自己做的所有工作。” 小强的一周事务清单 1. 临时参加技术研讨会 2. 帮助同事解决写程序时遇到的技术难题 3. 领导安排写一个项目说明文档 4. 对产品进行全面的测试 5. 看《火影忍者》连载漫画 6. 打若干用于沟通的电话 7. 编写产品销售策略 8. 通过网络收看NBA转播 9. 安抚愤怒的客户 10. 归档自己的所有重要文件 11. 和领导一起去参加产品推介会 12. 给办公室领A4打印纸 13. 解决产品出现的严重问题 “你觉得现在可以把它们放入四个象限吗？”老付问。 “好像……有些困难，有点儿老虎吃天，无处下口的感觉。” “是的，这也是几乎所有人遇到的问题，所以，我们要先对你的清单进行改造。你需要给你的清单多加上几个字段，他们分别是：重要程度，紧迫程度和优先级。具体的做法是： ◎ 先‘轻重’，给所有任务以职业价值观为标准标出‘重要’或者‘不重要’。 ◎ 再‘缓急’，给所有任务以截止日期为标准标出‘紧急’或者‘不紧急’。 ◎ 最后按照自己的意愿给所有的任务标出‘高’‘中’‘低’三种优先级。” 改造后的小强清单 重要程度 紧迫程度 优先级
临时参加技术研讨会 不重要 紧急 高 帮助同事解决写程序时遇到的技术难题 不重要 紧急 低 领导安排写一个项目说明文档 不重要 紧急 中 对产品进行全面测试 重要 不紧急 高 看《火影忍者》连载漫画 不重要 不紧急 低 打若干用于沟通的电话 不重要 紧急 中 编写产品销售策略 重要 不紧急 高 通过网络收看NBA转播 不重要 不紧急 中 安抚愤怒的客户 重要 紧急 高 归档自己的所有重要文件 重要 不紧急 中 和领导一起去参加产品推介会 不重要 紧急 低 给办公室领A4打印纸 不重要 紧急 低 解决产品出现的严重问题 重要 紧急 高 将工作任务放入四个象限 “接下来你就可以将它们放入四象限了。” “Ok，我们将一周的事务放入四象限以后可以很清楚地看到，你平时的工作主要集中在第三象限，这也是你平时工作忙碌但是盲目的原因。我们对待四个象限中的事务应该采取不同的态度和处理方法，我来和你分享一下我处理这些事务的原则： 第一象限：没什么好说的了，立即去做！我们工作中的主要压力就来自于第一象限，我们生活中的主要危机也来自于第一象限。第一象限就是一片雷区，我们进入这个象限的次数越少越好。其实第一象限80%的事务都来自于第二象限没有被很好处理的事务，也就是说这个压力和危机，是自己强加给自己的。举个例子来说，你可能不得不花整整一天的时间去陪重要客户逛街、吃饭、娱乐，就是因为你产品的问题给客户带来了极大的麻烦，而你必须通过做这件重要而且紧急的事情去安抚客户。 第二象限：有计划去做！我们应该将时间投资于第二象限，不能因为它是不紧急的就不去处理。我们应该在第一时间对它进行任务分解，并且制定时间表；然后我们每次投入很少的时间，就可以完成一项庞大的任务，就像储蓄一样，每天投入1元钱，好像做不了什么事，但是坚持一段时间之后，就可以做成大事。除此之外，将精力集中于第二象限的价值还体现在如果你第二象限的事务能很好地处理的话，会减少第一象限80%的事务。举个例子来说，那天你正在仔细地对你的代码进行测试，可是这时候女朋友非要拉着你逛街，这严重地分散了你的注意力，打断了你的思路，所以造成你没有测试出产品出现问题的所在。如果你能将陪你女朋友逛街这件事安排好的话，那安抚客户这种重要而且紧急的事情就不会出现了。
