爱华网虽然部门划分理论可以追溯到亚里士多德的《政治学》（Politics）（Book IV, Chap.15），但在此我们以卢瑟·古利克的一篇著名的论文（Gulick and Urwick，1937）来考察当代的部门划分理论。我们给这条发展路线起了个简短的名字，叫“行政管理理论”。除古利克外，该理论的重要代表人物还有霍尔丹（Haldane）（1918）、法约尔（Fayol）（1930）、穆尼（Mooney）、赖利（Reiley）（1939）和厄威克（Urwick）（1943）。 我们把研究组织的学者们分成“科学管理”（或“生理组织理论”）和我们现在称之为的“行政管理理论”。虽然它们之间有大量联系和重叠，但两个学说体系在概念上是完全不同的。特别是用它们的较为正式的说法，它们专心致志于人类神经生理的一般特性和组织任务的一般类型。但是，正如我们将要指出的，至少在智慧和洞察力方面，行政管理理论往往会把它们的分析运用于他们建立的正式模型范围之外的领域。 既然该理论的正式体系比用非正式的方式思考的领域更有些狭隘，我们就从正式结构开始分析，然后用有广泛影响的评论予以补充。 正式理论关注的一般问题是，在组织的总体目的既定的情况下，我们可以识别出达到目的所需要的单位任务。这些任务通常包括基本的生产活动、服务活动、协调活动、监督活动等。而问题是—把这些任务编成个体的职务，再把职务编成可管理的单位，把这些单位编成更大的单位，最后建立最高部门—用这种方式编组要做到执行所有活动的总成本最小化。在编组过程中，每个部门被明确视作部门的雇员之间分派并执行任务的集合体。要理解正式组织理论，就要认识到把所有的任务看作事先给定是十分重要的。部门划分的任务分派问题 在许多人中间有效地分配一组既定任务的问题受到数学家和博弈理论家的关注，他们把它看作最优化分配问题。通常他们认为问题的形式与我们要讨论的略有不同。常见的陈述（Kuhn and Tucker，1953，p.5）如下：给定n个人和n项工作，还有一组实数aij，每个实数代表第i个人做第j项工作的值，怎样分配人与工作能使总值最大？ 任务分派问题的强力（Bruteforce）解决法包括测试所有可能的人数与工作的排列。既然可能的排列的数目是n！如果n不是非常小的数，那么这种方法显然行不通。采用某种结果测算，经多次尝试可把计算任务减少到可控范围（Kuhn，1955）。但得到的并不是最优化分配的一般命题，而是结合了现代十进制计算机的运算能力，在个别情况下有可能提供用数字表示的解决方案的计算程序。 特别是，与部门划分理论相关的任务分派问题的形式与以上描述有点儿不同，且很少在文献中提到。我们以S代表任意一组活动，以t（S）表示测量个人完成这组活动所需时间。以（S1＋S2）表示这组活动是活动S1和活动S2相加所得。一般说来，完成两组活动所需时间的总和不等于单独完成每组活动所需时间的总和，即：t（S1＋S2）≠t（S1）＋t（S2）。 S表示的一组活动如果可以由一个人在既定时间内完成，这组活动就是一项任务，即T（比如说8小时）：t（S）≥T。为了确定完成全部活动所需的总人数，我们把它分成子集，每个子集是一项任务。有许多这样的划分，许多任务是不同的，由一种划分到另一种划分。因此，我们把有效的划分定义为任务人数—人数和人-时数—最小化。 获得有效划分的困难在于完成一组活动所需时间的非加性。根本原因在于，如在初级工作中应用的那样，大多数活动包含各类初始“设置”成本，这些成本经常可以通过合并共同活动被节省—与由一种活动转换为另一种活动有关的短期成本；与各种形式的培训和信息收集有关的长期成本。由于这两种成本存在许多重要的互补性，不同群组完成任务的经济性会有很大差异（Simon, Smithburg, and Thompson，1950，pp.137-45）。 在部门划分的文献中，某些命题可以通过与标准命题相同的任务分派问题而被推断，但除有助于陈述的精确性外，这种形式化似乎并没有提出多少新东西。 在一般的金字塔结构的组织里，单一任务必须只包括与单一部门（雇员完成分配任务的部门）有关的活动。此外，如果出于经济原因使用人员，单一任务必须限于仅要求有限技能和程序的活动（例如，文书工作的技能和程序），任务划分必须进一步进行部门划分和流程划分。满足这两种限制的最有效的任务划分无论如何都不可能对所有的任务划分都是最有效的，这种情况很有可能发生。换句话说，把一个部门和另一个部门的速记活动合理地合并为单一任务，它可能更有效；或通过医学和法律分析确定任务所需技能，它也可能有效。但这些限制阻止了此类结合。 在活动总数相对少于不同目的和流程的范围时，把活动结合成任务的限制可能是最重要的，因为它不可能把活动编组为目的和流程都相似的全职任务。因此，在小型组织中，与过程专业化冲突的目的型部门的划分会导致严重的无效率；但在大型组织中，引入过程专业化作为目的型部门划分的再分是有可能的，而且具有重要的互补性。
古利克等人（Gulick＆Urwick，1937）以明白易懂的语言表述了这些命题：首先（主要过程型组织）……通过把大量各类工作（技术相同的）的单个办公室集中在一起，使在各种情况下利用最有效的分工和专业化成为可能。其次，除机器和大量生产外，它也使人工利用最大化经济成为可能。这些经济不是由要完成的大量工作产生，也不是由要完成有相同目的的工作产生，而是由工作中使用相同的机器、相同的技术和相同的动作产生的。（p.23）……以目的为基础建立的组织存在不能利用现代技术手段和专家的危险，因为……没有足够的技术类工作用来进行有效的再分。（p.22）设置专业服务如私人秘书或整理文件的人（过程部门）有好处吗？在非常小型的组织里是没有好处的，但在大型组织里就有好处了。在每个秘书不是全职的小型组织里，设中心秘书室比给每人配私人秘书要好。在大型组织里，情况恰恰相反。（p.20） 对任务分派问题的数学结构的研究表明，除在非数学文献中发现的有关命题（方才谈过）外，得出放之四海而皆准的普遍原理的希望是渺茫的。任务分配的有效程度是以活动的相似性为基础的。这些活动在任务执行中具有重要的互补性。这就是我们通常所说的“过程”相似性。 一般说来，该理论的主要局限性在于无法识别过程的相似性，除非通过与其有联系的互补性。因此，像“由于低工作量，过程的组织是有效的”之类的命题大半是赘述的。最好的是它们能指导我们搜寻作为编组基础的活动的互补性。 除这点外，任务分派问题的解决需要现有的具体经验的互补性知识—例如，人的技能和机器生产能力的结构—但显然的是对组织结构建议的讨论总是模糊的。归纳：协调问题 不夸张地说，任务分派问题的特殊性质，也是古典组织理论部门划分所有形式化问题的一个特殊性质，就是协调问题被排除。由于要完成的所有活动是事先确定的，一旦这些活动分配到组织单位和个体，那么由这些正式理论造成的组织问题就要被解决了。 当然，组织理论的作家们知道协调是非常重要的问题。我们的观点简单说就是，这个问题的正式模型并不存在，而且正式模型严重偏离了以常识方式假定存在的组织。正如常见的情况那样，常识似乎更多的是与现实世界的现象有关而不是建模型。为了填补正式理论与智慧之间的空白，我们需要一个框架，以识别要完成的一组不是事先给定的活动。除采用最普遍的方法外，组织非常重要的过程之一是该组活动的精心计划，和在哪些具体时间和地点完成哪些具体活动的决定。 我们分两步介绍这个普遍原理，而其中的第一步会在本章考察。第一个普遍原理是组织的活动可能属于明确的、高度例行的类型，但任何具体活动执行的时机可能决定于环境刺激物—诸如“命令”、“信息”等。这样，摩托车是采用非常例行的方式在生产线上生产的，但仍有各种各样的偶然事件要解决，如车型、颜色和发动机类型。 将在第6章和第7章详述的第二个普遍原理认为，活动的应急程序经常不是事先给定的。事实上，组织的重要活动之一是为日复一日不间断地进行常规化所需的新活动制定程序。 让我们回到普遍原理的第一步。组织的行为不是事先决定的，因为没有一劳永逸的详细的行动计划和日程安排。即使被高度常规化了，程序也具有战略属性而不是不能变动的程序。执行具体活动是对一种或另一种信号和刺激的反应。此外，特定活动的恰当性在很大程度上始终决定于执行的时间。为了工厂生产特定产品或许会给出详细说明的标准工作说明单，但只有在生产指令被接受，且只有在指令被列入生产日程，该工作说明单才会成为人（和机器）的行为程序。 我们可以根据随时要执行的活动类型以静态方式描述这类常规化的组织，但这与描述带有时间标注的一组实际活动是完全不同的。除了任务分派的问题外，还要提出组织问题，这是因为活动是附有条件的，不是事先确定的。为方便起见，我们给出下述说明而不做更详细的解释： （1）活动发生时间视组织外部事件和组织内部事件而定； （2）特定活动的恰当性视组织各个不同部门要执行的其他活动而定； （3）作为对一项特定功能或目标的反应，精心计划的活动对其他功能或目标会有影响。 就我们所知，考虑到活动偶然性的部门划分的正式模型还没有人建立。让我们概略地说明这个模型的特征是什么，然后回到与这个模型有关的组织的常识命题上来。 在修正的部门划分的模型里，各种活动列表（即全套的职务说明、常规、标准产品计划、标准操作程序等）和详细说明要执行的每种活动的大量条件陈述都是事先给定的。 如果所有活动条件不一定来自外部环境，那么我们会以新方式重新谈论任务分派的问题。既然是这样，具体活动就不会被分派到有前提承担的执行责任的部门。任务描述要么根据这些条件的陈述，要么根据活动分配实际发生的可能性。在不超过一天工作的任务分派中，条件成为在任何既定时期预期要求的平均时间或顶多不超过一天的工作。平均工作量或最大工作量的概念再次使每组可能活动的时间功能和任务分派的解决方法得到确定。 如果某些活动是以其他活动为前提的，情况会变得更复杂。为了解决这种复杂情况，我们必须引入使沟通容易和准确的决定因素作为变量（例如，沟通在专业小组容易，在跨专业小组难；在正式等级体系内沟通容易，在不同等级体系间沟通难，等等）。沟通的容易和准确可能决定于动机和认知的因素。 为相互独立的有前提条件的活动安排信号系统是协调的问题。有一个简单的例子，如果雇用由人事部门来做，那么该部门必须知道何时有空缺、空缺职位需要何种类型的技能。雇用活动会相应变化。（当然，如果活动列表足够详尽，“何种类型”可转变为“何时”。） 在根据该模型比较两种组织计划—两种任务分配—时，关键变量之一是几个组织单位的自给程度（Simon, Smithburg, and Thompson，1950，pp.266-7）。单位要自给到完成其活动的条件与其他组织单位完成其活动的条件是独立的程度。如果存在与协调有关的时间成本，那么这些成本必须与完全缺乏过程专业化相关的时间成本进行权衡。这个命题经常在古典文献里提及，正如古利克（Gulick and Urwick，1937）在以下这段话里陈述的那样：（目的型组织）有三个好处：首先，它确实能在一个影响整个工作的总监领导下完成任何既定目的和计划。它可以对完成工作所需的所有专家、专业行政部门和服务部门进行即时控制，没有人能干涉。它无须等待别人，不用为得到他们的帮助与合作而谈判，也不用为化解冲突而向总经理求助。它能够把所有精力放在工作上。（p.22）这些是以过程为基础的组织的主要优点。当然，也有抵消优点的难题……（p.24）最后，有效协调的必要性在大大提高。目的型部门划分必须协调以便它们能并肩工作而不发生冲突。但它们能否做到，在于个体的主要目的最大限度地实现和任何失败的服务对其服务的影响。过程型部门划分必须协调，这不仅是为防止冲突也为确保积极的协调。它们携手工作，同时还必须安排工作时间以便相互配合，这是目的型部门划分中最不重要的因素。一个过程上的失败会影响到整个企业，协调一个过程分部的失败可能会破坏之前的所有工作。（p.24） 组织变量自给的重要性在伊利·德文思（Ely Devons）（1950）论述的有关英国战时管理的文章和马斯查克（Marschak）、拉德内（Radner）（1954）和马斯查克（Marschak）（1955）的论最优群体决策的正式模型中得到证实。 本节和前一节提出的部门划分问题集中在两个变量上：自给（或协调要求）和技能专业化。其中心命题是部门划分的形式根据这些结果之一是有利的，而根据其他结果则经常代价很高—通过专业化，过程型部门划分通常比目的型部门划分能获得经济上更大的潜在优势；目的型部门划分要比过程型部门划分能带来更大的自给和更低的协调成本。随着组织规模扩大，过程型组织从第一项来源获得的边际优势会减少，而协调成本会增加。因此，随着组织规模扩大，净效率的权衡会从过程型组织转向目的型组织。 综上所述，我们复述了我们在本节讨论过的内容和前一节没考虑到的程序设计的动态性—发展新的活动和以前没有的活动程序的过程。包括这些因素在内的更一般化的模型使我们几乎超越了古典组织理论的局限性，至少是在理论的正式化方面。行政管理理论如何看待组织成员 在结束对古典理论的讨论之前，我们希望对该理论对组织成员的看待方式发表些意见。首先，总体倾向把雇员视作完成分配任务的无生命工具。其次，总体倾向是把人视作系统中的既定因素而不是可变因素。 尽管有些文献例外，但组织结构的主要理论大多忽视了与个体行为，特别是和动机基础有关的因素。因此，对生理组织理论的许多观察资料也可以应用在这里。 把组织中的个人作用当成初始条件而不是变量的倾向也掩盖了组织行为的某些重要方面。这种对人员一成不变的假设可能会影响到任务分派问题的处理。我们可以把完成特定活动的个人和机器的生产力[因此是函数t（S）]看作决定于雇用什么样的人员、使用什么样的机器和如何培训雇员的变量。这就要提出与个人和机器的执行特性有关的“投资”成本的问题。
