爱华网系列专题：《一本永不过时的书：标准商务礼仪课》
·星期五是周末的前一天，最忙碌的一天，分身乏术不适合开会。 ·星期二、星期三是最适合举行会议的时间。 ·星期四情绪较为松弛亦不适合开会。 (2)时段的选择 ·一天之中，上午最适合，精神最充沛、注意力最集中。 (3)开会时间的长短 ·应以两小时为限最适合，超过3小时，则安排10分钟休息时间。 (4)行业的差别 ·银行金融业下午3时30分以后不合适。 ·记者媒体早上10时30分之前不合适。 ·政府机关例会时不合适。 ·医生看诊时不合适。 ·学校团体视情况配合之。
3.确定地点 (1)会议的场所要符合会议的性质。 (2)依据会议性质来安排桌椅（成为马蹄形、长方形、教室上课形、圆形、正方形等）。 (3)会议室大小须合宜。避免空洞或紧张压迫感。 (4)会议的环境，应宁静而无干扰。 (5)会场的布置，注意气氛的营造。 (6)会场的空气是否流通（空调设备）。 4.确定参加人选 除了主要参加者外，必须列席的也要通知。参加人选通常以业务相关或见习者为主，另有一些主管单位礼貌上也应邀请，并于开会前确认其是否会参加。参加人选完全确定后，应造册或列名单以便传递会议相关数据及签到。 5.辅助工具的准备 (1)投影仪、笔记本计算机、屏幕、指挥棒、电池…… (2)白板（黑板）、白板笔、板擦…… (3)放映机及视听设备…… (4)桌上立型名牌…… (5)手册、说明书、讲义（白报纸架）…… (6)延长线、电源线…… (7)便条、白纸…… (8)其他杂项、茶水、点心 6.费用的运用 会议进行前应预估费用，会议结束后应将所有相关费用的收据整理好并作一清单，以利下次安排同性质会议时参考及作为明年编制预算的依据。 会议的相关支出应货比三家，找质量价格比较符合期望的厂商议价，文具杂项应找特定厂商往来以减少浪费。 7.会议之前的沟通与预演 会议前应对会议中的每个段落和主题，与相关人员或单位讲明白说清楚，必要时加以预演以增加临场感。 事先想象及预估会议中每个环节可能产生的效果及各种可能状况，与相关人员充分沟通，必要时沙盘推演，以免有所疏漏或临时出状况而手忙脚乱。 8.条列并善用各式检查表 会议之前的准备，如图9-2所示。 〖1〗1.邀请函、通知书 2.回函卡注明出席与否、注意事项、其他意见、报名连络人（包括电话、传真） 3.事先勘查场地、周围环境 4.资料的准备 ·演讲稿 ·活动议程介绍 ·意见表、问卷表 ·讲义的准备及印制（份数比所需的多一些，以备用） ·准备有关的资料或前次的会议记录，以资参考 ·公司简介、产品型录参考 5.编制出席者名录〖1〗6.条列当天注意事项，尽可能避免发生无谓的混乱 7.文具事务相关设备准备齐全 ·签名簿、签名笔、原子笔、订书机（针）、回形针、橡皮擦、美工刀、剪刀、相机、电池…… 8.礼品的准备及包装 9.餐饮及点心的预定 10.其他注意事项（老板的名片、邀请函备份）图9-2 会议之中的掌控，如图9-3所示。 〖1〗1.检查会议室的摆设、空调、电源等 2.当天所有需要附带设备检视一遍并测试一切完好无误 3.提醒出席人士准备参与会议 4.核对出席者名单 5.会议进行中须知（避免造成会议中断及混乱） 6.会议记录 7.时间的掌控得当 8.点心、饮料、用餐准备事宜 9.其他图9-3会议之后的整理，如图9-4所示。 〖1〗1.整理会场（尽速收回） 2.迅速正确的传达留言 3.资料、礼物、受托物尽速交给对方
