爱华网昨天下午，我给协会秘书处的同事开了个会，主要是就协会成立之后秘书处的工作问题谈了一些我的想法。现在协会秘书处专职人员的组成主要是年轻人，在年龄上是一老带三新，而相对于协会的工作而言，大家其实都是新人。因为这项工作对大家来说，谁也没干过，因而都要经历一个在实践中学习探索的过程。我的观点是，没有过往的经验借鉴也并非是坏事，反而没了框子，不受束缚和局限。再有就是，虽然协会的工作对大家说来是件新事，但和会员进行亲密接触和交流，努力和他们交朋友，通过了解会员企业的实际状况及存在的问题，从而针对他们的现实需求开展工作，为他们提供有实际价值的服务。从这一点上说，又不是什么新鲜事，这是为人处事的基本定式，只要你有个正确的为会员企业服务的态度，秘书处的工作就一定能做好。
我和大家交流的话题就是从深入会员企业之中、了解和发现企业的现实需求这一基本工作方式引出的。我们的协会刚成立，大家对协会的工作都很支持，也很有参与的热情，我们秘书处要趁热打铁，坚持经常深入到会员企业之中，了解会员企业运作的基本情况，这是我们一切工作的前提。我们只有更多地了解会员企业的实际状况，才能够知晓我们的服务对象对协会有怎样的现实需求，我们协会也才可能为其提供帮助。
因此我要求大家在新的一年开始的时候，有明确的责任分工，任务到人，每个人都要具体承担起对若干会员企业增进了解的责任，从企业的一般信息的采集，如企业的通讯要素、经营范围、主要经营门类、年经销总量、员工总数、员工的文化结构、企业的部门和岗位设置等，到企业经营管理的个性情况，如员工的工作技能水平、企业的计算机是否形成了局域网络、企业的财务管理和进销存是否应用了专业软件进行管理。以致还应该了解企业的老板一些个性化情况，如是否具有经常学习的习惯、对计算机和互联网的技能了解掌握多少、对企业今后发展有何战略方面的考虑、对企业发展存在的主要问题是如何看待和分析的等等。对会员企业的信息了解得具体深入，就会为协会今后的服务具有很强的针对性提供了必要的前提。但能够做到这些也并非容易，人家只有信任你，相信你能够为企业提供帮助，人家才会把企业的真实情况告诉你。
我们所在的钢铁流通领域，多数企业由于主要都是民营起家的，小型企业居多，其企业管理的基础工作相对薄弱，机构和岗位的设置不够健全，许多企业经营者的文化基础和管理素质也比较低下。因此如果我们协会秘书处的人员沟通方式不当，很难得到企业的理解和配合。这就要求我们要认真动脑筋，区别不同情况深入会员企业，以学习和服务的心态赢得会员企业的信任，从而真正以朋友的角度帮助这些企业排忧解难。尽管在许多情况下，协会秘书处也会有很大的局限性，但只要我们确立强烈的服务责任心，当好整合、借助各种社会资源的桥梁和纽带，就能够通过我们的促进，帮助会员企业做一些事情，为行业的发展尽到我们的责任。
协会秘书处的工作职责首要的就是信息的沟通，帮助会员企业强化管理、提升行业整体素质，从实施行业和企业的信息化入手是个很现实的选择。在这方面，同为钢铁流通行业服务机构的智虹公司自然是协会秘书处开展工作应该借助的重要同盟军，最近智虹公司正在为行业客户提供个性化信息外包服务进行努力，协会秘书处可以考虑如何在这中间发挥良好的协助和配合作用，与智虹公司携手为我们行业企业信息化进程的加快助力推进。当然，这项工作是具有一定技术含量的，不仅需要对会员企业情况的深入了解，具有足够的工作热情，还需要在相关信息技术服务方面有所掌握。只有这样，我们才不至于帮不上忙，甚至帮倒忙。
因此，要使自己胜任秘书处的工作，不学习是不行的。我们要在工作实践中，向会员企业学习业务知识和技能，向网络学习信息技术和最新企业管理资讯，向各方面各岗位上的专业人员学习自己不懂的东西。同时还要养成很好的职业习惯，工作有分工，责任到人，每天要写实，认真记录和总结，并求得智虹公司技术人员的支持，建立起会员企业信息系统，每天都要将自己的工作所采集到的会员信息及相关数据记录到系统之中。通过日积月累，使我们对行业客户的个性化信息拥有更加深入的了解，这些应该是我们体现秘书处服务价值最有意义的支持系统，大家务必要通过自己的扎实工作，争取这一目标的早日实现。
