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只要你认真观察，你会发现一个现象：不管谁来主导开会，老板也好，部门主管也好，开会的人往往是无精打采的、精神不集中，只有跟自己利益相关时才认真。其实，这并非完全是员工的错，而是组织运作和管理跟不上时代变化的步伐。知识经济时代，知识员工已经渗透到企业各种岗位，他们不再是工业时代普通的体力劳动者和弱势被管理者，现在他们需要的是有足够大的发挥空间和自主性，并能够最大限度实现自身的价值，因此，那些灌输式、强迫式的会议自然使员工消极应对。显然，对现有的企业会议制度和形式进行变革应该引起广大企业足够的重视。
让会议更有效
目前，大多数企业没有认识到会议的真正作用，往往把会议当做一种自我表现的舞台，他们似乎希望通过召开各种会议来证明自己是在努力工作，实现某种古怪的心里满足。有幸的是有些企业已经认识到无效会议的弊端，并开始通过改进会议制度和领导带头落实，但是更不幸的是这些企业当中有部分一边变革一边重蹈覆辙，到头来还是回到原点，这样的变革基本上可以宣布失败。中小企业是这样，世界知名的企业也逃不出这黑名单。据说，像宝洁、索尼等知名企业，无效的会议也是很常见，尽管它们一直在努力改进，可是却难以得到彻彻底底的根治。
针对无数无效的会议，企业首先要做是判别什么是应该开的会议，什么是没必要开的会议，然后删除去那些没必要开的（或者改为非正式会议），即终止一切对企业可有可无和没有任何价值的会议，这特别需要每一个主管者认真甄别。
让会议产生结论
邓小平曾说过一句话：“我们开会、作报告以及其他任何工作就是要解决问题”。这句话一针见血的指出了会议的最终目的就是要解决问题，值得大家思考。也许你对这样的情景很熟悉：上级正在讲话，可是你觉得很困惑，不知道干嘛开会，其实这样的会议私下几个相关人员讨论就可以搞定，你可能更困惑的是开完会不知要干什么、解决什么样的问题。这些问题集中反映企业里头会议制度的一个弊病——无的放矢和悬而不决。
解决这问题的方法是“带着目的来开会，让会议产生结论”。没有目的就不要轻易的开会，因此，会议的主讲者必须带着目的开会，同时其他与会人员必须做好会议的相关话题的准备。让会议产生结论就是要每个与会都知道会议结束自己该该干些什么、何时完成，有时一次会议不能产生结论的，就争取在第二次会议中把结论拿出来，否则领导就要反思了。
计较会议成本
计较会议的成本就是摒除过去不科学的会议方式。工业革命时代以来，企业里召开的任何会议往往都视为一件重要、严肃的事情，人们只注重谁来开会，或者开什么会，因此，很少人去关注，更不要说认真计算开一次会的真实成本。别以为会议成本是那些茶水费、电费、冷气，这些还仅是会议成本的冰山一角，更多的会议成本鲜有人去计算。但是有一家日本公司通过多次实践测算制定了会议成本的计算公式：会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间。平均工资的3倍，是因为开会人的工资往往高于平均工资，乘以2是因为参加会议要中断经常性工作而造成很大的损失。这个公式不一定准确但有一定的参考性。由上面的公式，我们大概知道决定会议成本的因素有三个，分别是参加人的身份、参加人数以及会议时间。
很多会议是有针对性的，需要多少人参与以及什么岗位的人员参加是很明确的，根本没必要一开会就是全体参加。比如开一个产品推广会议，很明显，营销部门必须参与，但由于涉及到生产和仓储，甚至物流，因此除了营销部之外，生产的、仓储和物流的必须派主管领导参加，但是绝对没必要几个部门的全体人员都参加。这里还涉及到一个什么岗位的人参加会议的问题，上面公式显示：开会的人往往是部门或公司的高层领导，如果一个普通会议都要动员几乎全部领导参加，无疑将使会议成本大大增加。实际上有些会议并不需要这么做，有时候找几个来自一线员工参加会议可能更有效反映问题和执行计划。至于开会时间，这很简单，就是避免一些没必要的争吵和议题。
营造良好的沟通环境
仅仅为解决会议问题而解决问题是不够，我们知道，会议是一种沟通方式而已，它还需要一个良好的沟通环境。换句话说，有良好的沟通环境能促使很多会议事倍功半。这就是为什么一些新型的公司解决问题的效率很高，比如google，它是一个很开放的企业，员工与员工之间、部门与部门之间、上级和下级之间完全做到平等交流，任何时候、任何地点都可以表达自己的意见，沟通顺畅自然问题就少。因此，google不需要经常开会，即使开会也是在良好的沟通环境下进行。
很多企业并不具备这样的环境，相反，官僚和独断的气氛侵蚀着企业内内外外，让员工难以自由表达意见，有意见也很难在最短时间和最有效传递到相关主管上级。结果，即使是小事也没有人愿意说，更不要说去解决，这样日积月累，等到问题严重再由领导拍板开会，实际上他可能不知道问题的原由。会议上也有一种不良的沟通环境，就是独白式的会议，领导喜欢或习惯会议从开始到结束都由他一人操办，有点像政府官员开会就读稿一样。
要解决这问题首先就要从领导开始，在企业内部推行开放式的企业沟通方式，甚至把这种方式融入到企业文化中，使企业内部形成无障碍、无鸿沟的沟通环境。开放式的沟通方式不能解决所有问题，但能在一定程度促进问题的解决，让你少开一些无效的会议。
