实验室内审员培训 应用实验室滚动内审的经验
近年来,随着我国对检测和校准实验室管理工作的逐步规范,对于向社会提供公正数据和结果的检测或校准实验室也基本走上了实验室认可的道理。CNAS —CL01《检测和校准实验室能力认可准则》是进行实验室认可的主要依据,管理要素4.14的“内部审核”要素中,明确提出“实验室应根据预定的日程表和程序,定期地对其活动进行内部审核,以验证其运作持续符合管理体系和本准则的要求”[1]。现在大部分实验室为保证质量管理体系的有效性、实用性和可行性进行集中内审。实验室实施了几年的集中内审后,发现在实际运行的过程中总是差强人意。CNAS—GL12《实验室和检查机构内部审核指南》曾提出滚动式内部审核,于是我们学习了有关资料书籍,在2011年开始实施滚动式内部审核(以下简称滚动内审)【2】。在实施了一年的滚动内审后,发现滚动内审充分调动、组织部门和人员对薄弱环节进行重点管理和改进,对于实验室内部管理具有积极的作用。 一、滚动内审的特点 滚动式审核是将内审融合到日常的监督管理中,充分把内审当做实验室质量控制的一种手段。 年初制定滚动内审计划,分多次审核试验室的管理体系,主要按部门审核,整年涵盖实验室所有要素最少一次,对于容易出现质量问题问题、承担较重要职能部门安排较多次的审核。其主要特点是:审核持续时间较长;审核后的纠正行动和跟踪审核陆续开展;在一个审核周期内(通常为一年),应保证所有要素、过程及相关部门均得到审核;重要的过程(要素)和部门可安排多频次审核。 二、滚动式内部审核计划编制要点 滚动式审核计划要按部门来编写。审核计划一般应写明拟审核的部门、场所,最好应注明应审核的哪些相应的过程(要素)。 审核计划的具体内容应与受审方的规模和复杂程度相适应。在制定计划时应考虑在对报告/证书质量有直接影响的过程(或要素)以及承担较重要职能的部门安排较多的时间,应确保在有限的时间内完成有效的审核。 编制审核计划时,应确保在一个审核周期内覆盖全部过程(或要素),对于主要的过程均应考虑,对于其子过程(或要素)则可考虑抽样进行。 审核组分工时应注意把具有专业能力的审核员安排在检测/校准实现过程及资源配置过程的审核上,以确保审核的有效进行。 审核计划中应明确安排对领导层的审核。认可准则对领导层的职责给予了高度的重视,因此对领导称的承诺,自身的质量意识和对管理体系及职责的理解,在审核时应予充分的关注。 计划应有质量主管制定,并与每一位内审员协商。 三、应用滚动内审的一些经验 滚动式审核比集中审核更能够加强领导的重视,确保质量管理体系有效持续的运行。滚动式内部审核持续时间长,开展次数频繁,是下年度一项重要的工作,从其涉及的范围和覆盖面上更能引起领导的重视。内部审核工作能否有效开展,质量管理体系能否持续有效运行,管理者的作用极为重要。没有管理者的支持,内审就难以开展,也不会取得应有的效果【3】。因此,为提高质量管理体系运行效果,加强各级管理者从思想、认识上对内部审核工作的重视,采取滚动式内部审核是不可或缺的。 滚动内审的审核队伍建设优于集中内审,确保了内审的质量。内部审核主要由内审员实施,内审员代表最高管理者对质量管理体系的全部要素依据相关标准进行审核并做出结论。因此,内部审核队伍素质的高低将直接影响审核的效果,见图1。集中内审审核范围大,涉及的要素多,因此审核需要的内审员数量多,相对内审员的平均素质降低了。而滚动内审单次审核的范围小,因此可以集中优秀的审核员对管理体系进行审核,确保内审的质量,保证质量管理体系得以有效的运行【4】。 滚动式内部审核比集中审核更能实现其在质量管理体系中的监督作用。内部审核是组织对自己的审核,是一种自我约束、自我诊断、自我完善的活动。由于集中内审每年只进行一次,发现的问题可能已经存在了很长的时间,不利于实验室的质量控制及改进。滚动内审由于其审核次数多、时间长,能够更好的发现管理体系存在的问题,并且及时有效的改进纠正,完成内审在质量管理体系中的监督作用。2010年集中内审发现实验室存在原始记录填写缺项5件、记录更改不规范(划改未签名)9件、仪器维护记录填写滞后5处、内部校准报告审核签字人未签字6件、质量管理体系文件的存放不方便员工取阅、多数部门的日常监督记录流于形式等。2011年实验室开始实施滚动内审,2012年滚动内审发现原始记录填写缺项2件、记录更改不规范(划改未签名)3件、仪器维护记录填写滞后1处、内部校准报告审核签字人未签字2件等,不符合项明显下降如图2。 滚动内审比集中内审更能充分发挥内审的宣贯作用。内审的过程就是对质量体系文和标准的宣贯过程,内审员依据评审准则以及实验室的《质量手册》和《程序文件》编写质量体系核查表,在编写的时候可以对文件的符合性和可操作性进行研究和检查。按核查表对被审核方进行审核时,就会发现这样那样的问题,这些问题或多或少地违反了体系文件的某一条款,在审核时与被审核方不断地交流、讨论,使员工进一步熟悉体系文件的要求,充分理解要素的规定。不断的内审就是不断的宣贯,从提供客观证据,到体系运行的逐步规范,就会发现质量体系文件的接口、职责等交叉问题,从而使实验室的文件更趋完善【5】。另外随着滚动内审跟踪措施的落实和验证,促使实验室质量管理体系进一步完善,责权利明确,管理细则量化,调动、组织部门和人员对薄弱环节进行重点管理和改进,对于实验室内部管理具有积极的作用。 滚动内审由于其时间的灵活性,更适合于规模较大或工作量多的实验室。内审要求审核范围覆盖整个实验室,集中审核范围比较大,一次审核时间比较长不容易操作,而每个实验室的工作范围任务量不同,因此很难在审核时间上达成一直。有时甚至会因为内审而耽误生产,给客户造成巨大的损失,不符合CNAS规定的要积极主动的为客户服务。例如,年度计划2010年6月13日对化学分析室进行审核,化学分析室为了迎接内审进行了初步自查,而最近正有一批物料需要检测,因此耽误了报告的发送日期,造成客户公司因物料无法使用停产一天造成了巨大的损失,也给实验室造成不利的影响。滚动内审由于每次审核针对的是单个部门,时间上灵活轻便容易控制,可以很好避开生产的繁忙期,因此滚动内审更适合其母体不是独立法人的公司和生产单位或规模大工作量比较重的实验室。
实验室内部审核是实验室内部质量管理自我完善、自我改进、保持质量管理体系持续有效运行的一种重要的管理手段,因此通过有效的滚动内审提高实验室内部审核的有效性, ,才是一个成功有效的审核。
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