AMT咨询案例:变革之后的变革(3)



从二到一的转变

人力资源部办公室里,周文渊正在画人力资源部的流程图,画到培训费用报销这个流程的时候,感觉画不出了。现在培训费用报销的流程实际上是走两遍的,先在公司的OA上提交工作流,网上审批,同时报销单据还要按照OA审批的流程找领导签字,全部签好字后拿到财务部报销。如果负责签字的某个领导出差了,就会导致这笔费用报销的拖延。他把鼠标一丢,“烦死了!既然要走两遍那还要系统干嘛,直接返璞归真,手工签字得了!”

他拿起电话,拨了林羽山的分机号,“林总,流程图我是画不下去了!”“这件事情,我正要去找你讨论呢,那你现在过来吧。”林羽山放下电话,蛮欣慰的,发现问题是好事。

“林总,现在我们培训费用报销都是要走两遍流程:网上签批和手工签字。以后有没有可能合并成一个流程,只走网上签批或只要手工签字。”刚到林羽山办公室,周文渊就迫不及待地说起来。

 AMT咨询案例:变革之后的变革(3)
林羽山顿了几秒钟,“你提的问题很好,但是这个问题不是光靠流程就能解决的,还要依靠IT来实现。明年萧总打算把公司现有系统的功能提升一下,这样费用报销就可以使用电子凭证了,不用再手工填单子签字,流程也可以实现审批流和凭证的同步流转。当然这是比较理想的设想,具体操作的时候还要看业务上是不是能这样操作,以及IT是不是能实现。”

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听到这里,周文渊好像找到了问题的关键所在,“这么说流程梳理也不是包治百病。有些优化必须借助系统才能实现啊!”

变被动为主动

“嘟,嘟,嘟……”林羽山一早刚到办公室,电话就响起来了,他接起电话,是萧轩。“小林啊,上周流程梳理进展的怎么样啊?”“是萧总啊,事情进展的还算顺利,各个部门也比较配合,我还是蛮有把握的。”“那就好。对了,你让财务部把今年截至到现在的预算结余数打印一份给我看看,每次都要我主动问财务部才知道我们花了多少,还剩多少钱。你看能不能让财务部定期向我报告?”“好的,我跟房商全讨论一下。”

林羽山叫Linda泡上两杯茶,他一边等房商全,一边想萧轩说的事情。现在财务部的工作太被动了,哪个部门跑过去问了才告知结余的预算。如果改成财务部每个季度或每个月通报预算结余额,再预测下月预计发生数,每月定期通报领导和各部门经理。那样对预算的控制应该更为有利。

“林总,早上好!什么事情这么十万火急啊,我刚到办公室就接到你电话。”

林羽山把萧轩的话和自己的设想跟房商全说了一下。

“林总,您知道的,我们财务部工作量很饱和。上次说给我再招个人,都两个月了还没见人影。您说的统计上月发生数这没问题,但是预计下月发生数估计要花点时间,而且也不一定预计得了,毕竟我不清楚其他部门下个月要有哪些支出啊,除非他们也每个月告诉我他们的计划。”

“等等”林羽山眼睛一亮,“你刚才说的倒是启发我了,滚动预算和滚动计划我们都要做起来,我现在就把王强叫过来,大家一起讨论一下。”

5分钟后,王强到了,“林总,您电话里面说的‘滚动计划’是什么意思啊,叫我每个月都做计划?我们不是已经有了年度计划了吗?干嘛要重复劳动?”王强皱着眉头,强压着火气。

房商全马上附和道,“是啊,我们已经有年度预算和半年度预算调整了,如果再加个月度的滚动预算,那工作量又要增加很多。”

林羽山笑了笑,“你们啊,不能只想着会不会增加工作量。滚动计划并不是重新做计划,而是在原来计划的基础上把那些发生变化的标注出来,这样财务部就能提前获悉你下个月的费用支出情况,也能平衡现金预算。对于研发部而言也是有益的,通过分析计划的偏差和预算的偏差,你可以对业务提出改进措施,也可以加强费用控制。有了滚动计划,再根据预算结余和往年的数据,制订下个月的预算应该不是难事。制订好以后再把下月的预算告知各个领导和部门经理,这样王经理就不会怪你花了90%才通知他啦。”

  王强和房商全看着林羽山,想想他说的也有道理,“好吧,那先按您说的试试,不过出了问题您可要帮我们担着点啊。”

  流程梳理项目进行了整整一周了,林羽山回想着这7天的成果,心里很是自信。流程梳理既是一个开始,又预示着A公司的一场变革,他相信A公司能通过这场变革走的更远。

本案例企业及人物为虚构,如有雷同纯属偶然。

  

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