如果项目范围没有一个明确的定义，那么项目就像一艘无舵的航船，风吹向哪里，它就漂向哪里，但不一定是它应该去的方向。项目范围的定义来源于项目的需求，不能全面、正确地理解一个需求和其内在含义，或者不能正确地阐述表达它，项目管理必将迷失方向，就像那艘无舵的航船。因此，把项目需求从开始的不确定，到逐步进化出一个清晰的框架，直至最终获得正确的理解，是项目管理一个至关重要的环节。项目是针对满足客户需求的。但认识需求却是一件非常困难的事情。因此，对需求的认识需要充分了解客户及其政治、经济、社会背景，与之建立坦诚的合作关系，全面交流、透彻地分析其凌乱的需求建议或观点，进行详尽的研究，不断深化对需求认识的理解，才能归纳整理出清晰的需求说明。改善需求定义的有效措施一般如下： 
一要全面理解项目的处境和项目已有的现行系统，只有对现实准确认识，才能更好地解决未来问题。二要识别多元客户以优我顺序排列他们的需求。三要组织一个项目不同利益方代表组成的需求定义任务小组，使项目干系人各方需求能充分协调，更好地定义项目需求。四要教育客户，让客户理解项目涉及的技术功能、问题、明确客户在定义需求时的责任，以配合需求定义。
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