爱华网要举例说明产品或服务缺失、以及顾客抱怨的关系，可以列一个矩阵，包含所有的可能性，这里将四种可能性从1－4加以编号，方便我们说明。第一象限是值得庆幸的，可能用香槟庆祝也不为过。表面看来，公司可能认为一切都还不错，进展顺利，而且顾客似乎也对此默许；实际上，公司并不知道实际上究竟有多少人满意，因为他们没有得到任何反馈。经理们和销售人员都喜欢抱怨顾客有太多的意见，而不是主动承担责任。如果顾客不主动提出意见，大多数公司成员就会认为：“我们一定做得挺完善的。”这本身可能就是一个很严重的错误。第一象限出现的几率没有表面看上去那么多。第二象限需要公司用较温和的方式对顾客进行引导。有些时候，顾客抱怨的问题的确不是公司自身的失误。比如说，航空公司的顾客可能会抱怨是由于航班的延误造成了他们的损失，而实际上是他们自己误读了机票。即使是顾客的错误，他们仍然是顾客是消费者，而且从他们的观点来看，他们有权利表达他们的不满；从企业组织的角度来说，暂且同意顾客的观点是不无益处的，因为这等于给自己提供了一个从顾客的抱怨中再次学习的机会，妥善地处理顾客合理的抱怨是保留客源的一个机会。当客户服务代表为已经发生的纠纷主动承担责任时——哪怕仅仅只是为此道歉——他们也给顾客显示了对此事的重视。如果某家公司经常出现此类的问题，那么他们就需要主动地对客户进行引导，这样就能避免同类型的问题。第三象限表示的是公司问题存在的最严重的情况——客户不想对公司出现的问题提出任何意见。但是很多公司都认为如果顾客没有提意见，那么就代表着他们公司的产品和服务是没有任何失误的，换句话来说，第三象限对很多公司就是不存在的。我认为这种沉默正是公司的保留客源“杀手”，如果公司知道他们已经让顾客感到失望，公司一定会鼓励顾客说出他们的不满之处。可能有关于顾客不投诉对公司的不利影响的最有力的证明就是现在已经倒闭的宾尼（Pan）航空公司。 当乘客转机时，这次航班托运的所有乘客的行李都丢失了，当乘客刚刚坐上第二架飞机的后，他们的航班又取消了。假设在这种情况下没有一个乘客投诉，那么在此情况下，航空公司如何处理这个问题的猜想就显得很有意思了，他们是否会为没人投诉而暗自庆幸呢？在顾客向公司反映自己遇到的问题的第四象限，对公司解决技巧方面提出了很高要求。如果公司能够处理好客户提出的问题，承担事故的责任，并且做到服务态度谦逊有礼，顾客会再次给公司一个机会而且可能再次光顾消费。aihuau.com顾客主动提出意见对这四个象限都是有意义的，这就是为什么公司需要让他们的顾客了解，来自顾客的任何形式的投诉与反馈，公司都会以开放的态度接受。有些公司甚至不知道该怎么对待商品或服务出现的问题。有个朋友致电长途电话公司，抱怨其收费流程的不合理，在谈话的中他和客服代表说：“你没有给我很好的服务。”客服代表回答：“很抱歉，我只能按规定做事。”如果问题能得到很好的纠正，那么对产品或服务不满意的顾客中有74%仍不会流失，但是就像我们在下一章看到的那样，绝大多数的顾客从不抱怨，除非他们消费的东西价格过高时。所以，那些更善于鼓励与正确认识投诉的零售商，已经在投诉服务的第一步就做得更胜一筹。售后服务是需要花费心思并付出努力才能做好的。那些售后服务做得很好的公司都是先考虑可能会犯的错误，然后力图用各种方式事先预防。例如，航空公司必须事先告知乘客如何应付班机到达与起飞的延误；旅馆需要培训收银员如何回应对于收费项目强烈不满的顾客；杂货店主必须知道如何给长期来购买的顾客优惠。是不是所有的公司都会反思他们自己服务的失误，然后计划当事故发生时该如何处理呢？比方说，下列状况可不可能在牙医诊所里发生：● 病人为预约好的诊断等了两个小时。● 病人没有拿到他们的保险证明。● 由于工作过度，医生或者办公助理对待病人的态度粗鲁。如果某个公司能积极地要求客户给他们提出意见，然后记录并研究这些意见，就能列出经常出现的服务缺失。销售顾问罗恩8226;查姆格与奇普8226;伯在《售后服务：在第二次中完善》的演讲中这么形容：“经过规划的全面过程，可在产品或服务未能满足顾客期望时，重新令失望的顾客获得满意。”
一些公司的售后服务比另一些公司做得好，这些做得好的公司会专门培训员工处理客户投诉问题。公司要求所有员工都要关注顾客的需求并且为他们提前做好准备，包括一些很简单的事，比如提醒顾客某种产品是需要电池的，还有顾客所购买的商品里不附带其他任何赠品的。在那些提前为售后服务做好准备的公司，处理客户问题的员工明白公司会在背后全力支持他们的工作，这些公司鼓励员工将顾客的投诉传达给经理，有着售后服务的公司致力于此服务从不倦怠。布鲁斯8226;诺顿卓姆可能在售后服务中是处于佼佼者的公司，布鲁斯说：“我们不想过多谈论我们的服务，其实我们做得没有人们说得那样完美。售后服务是一件极易出差错的工作，我们需要时时刻刻努力。”有效的客户服务能促进良好的客户关系的形成如果顾客用一大笔钱买了一辆新车，买价和卖家都会非常高兴。买家会因为买了一部新车而欣喜，公司看见顾客留下一大笔现金，驾驶着他们的车出门而高兴。但是销售过程本身并不能真正检测出公司的服务态度，只有出了问题后，顾客才能看出来汽车销售商在压力下是如何处理问题的。当顾客告诉汽车销售商他购买的汽车出了问题时，销售商是否会仍然保持微笑呢？他们还会像顾客第一次在挑选汽车，向他们询问汽车性能时那样耐心地有问必答吗？不论是在第一次的销售过程中或者顾客已经投诉之后，公司做出超出客户期待的工作，都有利于建立买卖双方的信任关系，对于专业人员与客户之间的关系上这一点尤为明显。如果客户在与医生、律师、心理学家、会计或者其他职业打交道的时候相处很愉快，那么客户会与之建立信任的关系，并且会对他们有很好的评价。一家中国香港的宾馆，提供了一个关于说明售后服务能如何改善顾客关系完美的事例。一家美国大型传媒公司的职员，刚到香港要长期居住，选择入住于这家宾馆。在美国人退完房的一个月后，宾馆才突然发现他的住宿费用少算了4,500美元，宾馆立即联系这位顾客并向他说明了情况。面对这种情况，顾客感到很头疼，因为他早已经将住宿费按照之前的金额向公司报销了，再向公司要求报销一笔住宿费对于他来说难度很大，很可能他不得不自己支付这笔额外的费用。这个难题在宾馆的管理层讨论来讨论去，最终落到了总经理的办公桌上，总经理向那位无助的顾客了解了相关情况，并询问他对于这件事的处理有什么想法。这位顾客回应说他不应该支付这笔额外追加的费用，理由是不应该由他承担酒店工作失误的后果，经理考虑了一会儿之后，同意了顾客的要求，那笔额外追加的费用被一笔勾销了。几个星期后，那位顾客打电话给这家宾馆为他的公司预定了第二年的客房，这一年的客房住宿费用价值超过129,000美元；不久以后，他打了第三次电话，再次预定了价值为50,000美元的客房。这就是售后服务在实践操作中的双赢原则！那些要求退货的顾客，可能会被售后服务部门良好的服务态度所吸引，而更多地购买这家公司的商品。我的一位同事最近将她买的一台激光复印机拿到销售商那里退换，销售商的服务非常和蔼且有效率，所以，她忍不住去逛了逛电视区，当她走出这家公司的时候，她又买了一台新的录像机，如果她面对的是很无礼的售后服务的话，绝对不会这么做的。如果售后服务让人满意的话，你在解决顾客问题的同时能向他卖出额外的产品和服务。帕拉罗得摄影器材公司发现，如果顾客给他们打电话投诉相关产品的问题，假如他们提供的售后服务让顾客满意的话，那么这个公司就有可能额外再卖出去一些其他的摄影设备。公司的客服代表会给顾客打电话说：“我们正好有种新款打印机，售价599美元。”许多顾客会在他们打电话给售后服务部门反映产品问题的同时，买下这个额外的产品。这样看来，投诉是多么好的馈赠啊！一个名叫汤姆8226;格莱蒂的房产顾问，总是在他的顾客投诉时所不满意那些地方作出让步，并显得很慷慨，他认为大多数情况下，当客户对服务不满意时，公司应该采取让步和慷慨的态度。一个普通的四年期的客户对他来说值16,000美元，所以不必在一个只值45美元的售后服务上得罪顾客。甚至于在一般情况下，一个对公司服务长期都很满意的顾客，每两年就会给他提供一个新的客户。格莱蒂告诫人们在售后服务的电话中，一定要善待你的客户，因为超过80%的客户会由于一个公司中一个或多个雇员对他们的态度的问题，而拒绝与该公司继续合作。同样的，国家生产代理联合会促使他的成员，把售后电话服务看作是加强顾客关系的良机。他们认为，每个厂家都要建立自己的品牌形象，要把服务电话当作一次向客户学习的机会，你在售后服务的时候，只要能够向客户展示迅速而积极的处理产品质量问题的能力，即使不能够卖出所出售的产品，也是成功的。 在一项对航空公司、宾馆、餐饮业的700例售后服务调查中，研究人员发现，所有对这些服务有着良好印象的顾客，都得到良好的售后服务，超过25%的不良印象是因为服务的问题导致。这对企业的管理很有教育意义。企业面对投诉不应逃避，每一个生产商都仍会有机会，把一个顾客对企业的不良印象转变成好印象。
