宁波虚拟办公室 在虚拟组织办公



 没有奔波劳顿之苦,可自我支配的工作时间,与世界范围的人员交流,工作完成圆满,公司运转高效……VO(VIRTUAL ORGANIZATION)虚拟组织使这一切成为可能。

  当遭遇堵车,在路上奔波的时候,你也许会心生困惑:“为什么我们必须赶往一个固定的地方工作?”答案不言自明,因为我们需要一个与大家共事的地方,从那里获得需要的信息,并处理信息。这就是office 的功效。

  然而,如果我们不再需要聚集在office,便可以通过电子手段与同事交流并获得一切所需的信息,将会完成工作,场景将会如何?

  春日温煦的阳光透过玻璃窗洒到桌上,Tom Olden身着舒适的休闲装面对电脑沉思,咖啡的浓香在空气中弥漫。不远处的婴儿房中,传来婴儿的咿呀学语声。微笑爬上Olden的脸。Olden,一家中型IT企业的软件工程师,正在工作。只是不同的是,他的工作地点不是冷冰冰的办公室,而是家中的书房。一台电脑、一台打印机、一台传真机,一部电话加上高速网络连接便构成了全部工作装备。没有奔波劳顿之苦,可自我支配的工作时间,与世界范围的人员交流,工作完成圆满,公司运转高效,VO(VIRTUAL ORGANIZATION)虚拟组织使这一切成为可能。当然,虚拟组织的作用并不只限于改变人们的工作空间。

  何谓虚拟组织

  虚拟组织即:借助信息技术系统将分散的地理、人力与知识资源相联结,使资源得以高效利用的管理模式;由围绕信息网络、人力资源、外包资源及其智囊网的可替换模式组成。虚拟组织可以是一个企业,也可以是一个由独立企业组成的企业群体。组成虚拟组织的独立企业称为虚拟组织单位。组成虚拟组织的每一个独立企业拥有各自的核心能力和资源,为了一个共同的市场机会,这些独立的企业联合起来,贡献各自的核心能力和资源,相互协作,以谋求实现共同的市场目标,同时使虚拟组织整体价值最大化。

  得益于现今的信息与通讯科技,虚拟组织克服了诸如时间与地理空间的限制,强调集中关注服务与产品,尤其是那些具有鲜明的信息与知识性特征的产业。

  虚拟组织具有三个鲜明特征:人员分散;配置通讯与信息技术(internet、email、传真电话、电话会议以及其它施行交流与项目管理的软件/工具)替代传统的面对面交流方式;是从事效益增值行为的单一组织。

  以一家高科技公司为例:该公司总部设在纽约,R&D(研究与发展)中心设于硅谷,软件研发团队来自印度,产品生产在中国,而销售与技术维护则分布在顾客所在地或临近的城市。另外,即使在同一个R&D中心,其员工仍可来自世界各地,并且在家中工作。

  与传统的外包与智囊联盟相比,虚拟组织具有更大的灵活性:可持续更换合作伙伴;管理弹性化并以终极目标为导向;强调运用知识创新产品与服务;操作程序可按合作伙伴的协议作快速调整。

  为何虚拟

  世界日新月异,全球竞争愈演愈烈。而信息与通讯技术发展迅速,工人的技术与期望发生了改变,主要创新的基础也由制造转向服务领域。传统的金字塔式管理模式、朝九晚五的工作日程已愈显过时。产品质量的激烈竞争,进军国际市场的需求,与来自不同国家的企业贸易往来的需要,使改变管理模式、适应全球竞争成为必然发展趋势。欲保持竞争力,企业须采取革新措施以克服诸如文化差异,语言障碍等问题。而计算机与通讯技术的应用使这些问题得到一定程度的缓解。

  通过虚拟组织可以更加灵活地利用广博的专业资源——自然资源,具有特殊技能的人力资源,生产设施以及文化/历史资源——且不受地域限制。虚拟组织所提供的弹性工作时间对人才具有绝对诱惑力。而交通拥挤、空气污染、停车困难,加之人们家庭观念的增强,使原有固定办公地点的模式越来越不具优势。此种情况下,员工拥趸远程通勤(telecommuting)成为必然。虚拟组织的建立,使办公成本、泊车空间、商务旅行费用以及个人往返时间得以减少。研究证明,虚拟组织的管理模式可减少高达50%的商旅成本。譬如安永国际会计师事务所(Ernst&Young)在纽约与芝加哥推行虚拟组织之后,减少了25%的办公空间;如果在全美推行虚拟组织的话,预计每年可节约成本约4千万美金。

  通过计算机网络共享工作资源,使员工的效率大幅提高。尤其是销售人员可以将节省下来的路上往返时间用来与客户沟通。

  虚拟组织使人力资源管理简单化。与传统公司管理不同,虚拟组织雇佣与解聘员工完全以项目实施为导向。需要时则整合,反之则解散,简单易行。

  虚拟组织的成员可以分布在世界各地,由于距离增加与时区跨度大,工作时间可以从8小时延至24小时。比如,美国的工程师下午6点结束工作,将所处理数据存储至网络共享区域;而彼时,在日本的工程师刚刚开始一天的工作,他们可以继续处理美国同事存在共享区域中的数据。同理,欧洲的团队也可继续工作。时间得以延续,将浪费减少到最低。由此,项目完成的时间大大缩减。许多从事服务业的公司在不同的时区内建立客户呼叫中心(call center)为顾客提供全天候24小时服务,使顾客大受其益。

  管理虚拟化可先从部分实施,再逐渐发展,直至整个企业从实体转化为虚拟。

  网络基础框架

  虚拟企业的信息流主要包括两部分:一部分是在企业内部,另一部分是在企业之间。企业内部的信息流是通过Intranet实现的,而企业之间的信息流则是基于Internet的。为了满足虚拟企业的信息交换和共享的要求,须在Internet的基础上建立一个网络基础框架以确保网络安全。这个网络基础框架由以下几个模块组成: 传输协议模块; 多协议访问控制模块;网络管理模块; 安全模块; 虚拟企业的其它应用模块。

 宁波虚拟办公室 在虚拟组织办公

  而网络的第三次浪潮网格技术(grid computer technology)为虚拟组织的日臻成熟提供了先进的技术支持。网格技术是把整个因特网整合成一台巨大的超级计算机,在动态变化的多个虚拟机构间共享资源和协同解决问题。网格技术的建立需要同时满足三个条件:(1) 在非集中控制的环境中协同使用资源;(2)使用标准的、开放的和通用的协议和接口;(3) 提供非平凡的服务。

  通过网格技术,分散于各地的虚拟组织协调彼此的资源分享,同时满足大量的运算需求。在此构架下,企业直接取得资料、软件,或储存,实现真正的资源共享与协作。

  不可否认,作为一种新型的组织管理模式,虚拟组织仍面临诸多挑战,譬如:前期投入大;难以建立独特的公司文化;缺乏面对面的沟通;文化差异大等等。但是虚拟组织能够灵活地适应并回应顾客需求与市场要求,并且不受地域与复杂的雇佣模式的限制,所以可以相应提高企业的生产、营销与整体效益,是顺应市场发展的理想管理模式,对当今日趋全球化的企业大有裨益。

  

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