爱华网随着信息化时代的来临，各行各业面临着信息化的挑战，科技管理部门的档案管理也不例外。目前，科技管理部门的档案管理信息化，已经成为大势所趋、潮流所向，当然也对科技管理部门的档案信息化管理工作提出了新的挑战。但我国科技部门档案信息化管理还存在各方面的问题，需要采取各方面的解决措施，要想做好科技部门档案信息化管理工作，任重而道远。 1.科技管理部门档案信息化管理工作中存在的问题 由于各方面的原因，我国科技部门档案信息化管理还存在各方面的问题，就目前来说，主要包括以下几个方面的问题。 首先，领导对档案信息化管理工作重视程度不够。领导的重视和支持，是做好档案管理信息化的关键所在。缺少领导的支持，档案信息化管理工作就很难取得成效。但就目前来说，由于思想观念所限或者对档案信息化管理工作认识程度不够，很多科技部门领导对档案信息化管理工作重视程度不够，没有意识到档案信息化管理工作的重要性，对档案信息化管理工作投入的人力、物力不足，不能满足档案信息化管理的实际需求，进而影响了档案信息化管理工作的质量和效率。 目前，很多科技部门的档案资料还是以纸质资料为主，管理人员没有意识到档案信息化管理的重要性，而纸质档案资料既不利于档案信息的保存，还加大了档案管理人员的工作量，最后还会影响到档案管理工作的质量和效率。其次，档案管理人员的素质面临着信息化的挑战。很多档案管理人员已经习惯于管理纸质档案信息，对新技术的适应性较差，计算机操作水平较差，管理电子档案信息时存在困难，很难高效而准确的完成电子档案信息的管理工作。此外，电子信息档案与纸质档案资料相同，也存在安全性、保密性等方面的问题，而档案管理人员由于水平所限，或者由于安全、保密意识不足，在电子档案的安全与保密方面可能存在问题。最后，科技管理部门档案信息化管理工作缺乏效能。 科技部门档案信息化管理缺乏有效性，主要体现在两个方面：一方面，电子档案信息量大，内容较多，而档案管理人员缺乏信息甄别能力，又缺乏主动搜集档案信息的动力；另一方面，我国档案管理主要以储藏为主，对档案信息的合理利用比较少，对电子档案信息的利用率也比较低，这就导致档案信息化管理效能不足。[1] 2.完善科技部门档案信息化管理工作的措施 提高领导对档案信息化管理的重视程度。要想做好档案信息化管理工作，就必须取得领导的支持，领导的重视和支持是做好档案信息化管理工作的关键。为了取得领导的重视和支持，档案管理人员可以从以下几个方面着手：首先，档案管理人员要重视宣传工作的作用，做好档案信息化管理宣传工作，积极向领导宣传档案信息化管理的重要性，让部门领导对档案信息化管理有一个准确的认知，加深领导对档案信息化管理的了解程度，提高领导对档案信息化管理工作的重视程度。其次，档案管理人员要做好本职工作，尽职尽责的完成自己的工作任务，在工作中不出差错，这是做好档案管理工作的基础，只有这样才能得到领导的重视和支持。 提高档案管理人员的素质。档案信息化管理对档案管理人员的素质也提出了新的要求，针对档案管理人员素质不足的问题，可以从以下几个方面着手：首先，档案管理部门要重视对档案管理人员的再培训工作，对于已经从业的档案管理人员，对他们进行统一培训，提高档案管理人员的计算机水平，让档案管理人员的素质满足档案信息化管理的需求。其次，做好宣传工作，提高档案管理人员的安全意识和保密意识。电子档案信息要做好备份，不使用来历不明的存储设备。最后，加强对档案管理人员的思想政治教育工作，提高档案管理人员的工作责任感，让他们以更饱满的热情投入到档案管理工作中来。[2] 提高档案信息化管理工作的合理效能。针对科技档案管理存在的效能不足的问题，可以采取以下几个方面的措施：首先，建立健全相应的奖惩机制，鼓励档案管理人员主动搜集档案信息，对于表现突出的档案管理人员可以进行精神奖励或者物质上的奖励；对于表现落后的档案管理人员，要进行一定的处罚。其次，将责任负责制落实到实处。不论是原始信息的提供单位，还是信息输入单位，都要对工作负责，将责任负责制贯穿到档案管理工作的各个环节，谁出事、谁负责，这样可以保障电子档案信息的准确性。最后，还要做好档案信息的合理使用工作。在保障档案信息安全性、保密性的前提下，提高档案信息的利用效率。[3] 做好科技电子文档资料的收集、整理。目前，许多工程技术资料，基建工程资料的设计、制作都是通过计算机进行的，手工制作的技术资料很少，因此，在工程设计资料交接时，往往只注重了纸质文件资料的接收，忽视了电子文档资料的交接。例如，一项基建工程设计完成之后，设计方只按建筑方的要求提供了图纸份数，对设计的电子文档不提供给建筑方，今后必须坚强对电子文档的收集归档工作。
综上所述，随着信息化时代的到来，科技管理部门档案信息化管理已经成为时代发展的趋势，由此也对科技管理部门档案信息化管理提出了更高的要求。由于各方面的原因，我国科技管理部门档案信息化管理还存在很多问题，既存在部门领导对档案信息化管理重视程度不够的问题，也存在档案管理人员素质不足、档案信息化管理缺乏效能等方面的问题，这些问题的存在，影响了档案信息化管理的质量和效率。因此，为了做好档案信息化管理工作，就必须针对这些存在的问题，采取有针对性的解决措施，不仅要提高部门领导对档案信息化管理的重视程度，让部门领导重视和支持档案信息化管理工作；还要提高档案管理人员的素质，提高档案管理人员的计算机水平和电子档案信息安全、保密意识；还要采取措施，鼓励档案管理人员积极搜集档案信息，在保障档案信息安全性、保密性的前提下，创新利用手段，提高档案信息的使用效率。
