爱华网企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，它原始地记录了一个企业的发展过程，对维护企业经济利益和历史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。馆藏的丰富和优化是实现用户需求的前提档案部门要加强档案的收集工作，千方百计地扩大档案的收集范围和门类，力争建成档案数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化并富有特色的档案信息资源保障体系。但是，由于种种原因，企业馆藏建设工作中仍然存在着馆藏结构不够合理、馆藏档案成分不够优化、馆藏不够完整以及重量轻质、重藏轻用等方面的问题。因此，解决好上述问题，成为企业档案部门应当特别注意的问题。只有丰富的馆（室）藏并不断提高其质量，才能确保企业档案信息开发利用的高水平和高效益。馆（室）藏档案的高质量主要表现在档案门类齐全、结构合理、内容广泛，完整、系统、真实、准确地反映了企业生产经营和科研活动的全貌。提高馆（室）藏档案的质量不仅要在收集上下功夫，在接收档案进馆时严把质量关，而且在企业档案的整理、鉴定、保管等各项业务基础工作中，注意保证档案的高质量。比如在整理时确保案卷组织的合理性和档案分类的科学性，在鉴定时准确把握档案的价值和保管期限，在保管中注意延长有价值档案的寿命，等等。通过档案工作的一系列环节的活动，确保馆（室）藏档案的质量和数量，使企业档案的信息开发利用工作有广阔的基础。用现代化手段管理档案aihuau.com运用计算机进行档案的收集、整理、鉴定、保管和统计等日常管理工作，实现日常办公的自动化；为方便利用、传输和联网，将纸质档案转换为电子文件；以机读目录、光盘、多媒体等逐渐取代手工操作的目录和卡片；通过建立档案信息数据库，充分发挥计算机的密集存贮和快速检索功能，这些工作是档案管理现代化和信息化的基础。在一定意义上讲，档案管理技术与设备自动化是档案工作现代化的基础标志，计算机技术是实现档案自动化管理的主要基础。利用计算机及光盘技术对档案进行存贮、处理、检索、输出，目前已由探索变成了现实。加强检索工具体系建设近几年来，企业档案部门都比较重视档案的基础工作，从而有力地促进了档案信息资源的开发利用工作。但是档案检索工具种类单一、功能不全、检索速度慢、效率低的现象普遍存在，加强档案检索工具体系建设已成为十分紧迫的任务。档案检索工具首先必须具备四大功能：一是提供查找线索功能；二是揭示档案内容功能；三是对档案进行科学管理功能；四是进行信息交流功能。其次，应该注意三个问题：一是应该根据档案馆(室)的不同层次决定编制检索工具种类的多少。二是馆藏性、查找性、指导性检索工具应该配套，使之呈现出三大优点：突出检索工具的有效性特征；突出检索工具的兼容性特征；突出检索工具的存储性特征。各个种类的检索工具要配套、并存，并能把馆藏档案的内容特征、形式特征和储存地点揭示出来。馆藏性检索工具每个档案馆(室)都已编制，当前企业档案馆(室)应以编制查找性检索工具为主，以适应高效地提供利用的需要。同时，还应力求编制指导性检索工具，以拓宽开发档案信息资源的渠道。值得注意的是，无论编制哪个类型的检索工具，都要力戒形式主义，突出实用性原则。三是编制检索工具应着眼于当前，兼顾未来。由于人力、物力和财力的限制，部分档案馆(室)应以编制手工检索工具为主，但考虑到机检是档案检索的发展方向，因此，在编制检索工具时，应力求符合规范标准，在将来稍加处理即可输入微机。做好档案信息资源开发利用工作企业档案工作者应确立以下5个观念：主动服务观念。服务性是档案工作的根本属性，只有确立主动服务的观念，才能产生自觉的服务行动，从而使档案工作者在进行档案信息资源开发利用工作中发挥出应有的作用。开放观念。档案工作者只有从封闭走向开放，主动融入企业，参与企业，并了解、把握企业职工的档案利用需求，才能增强应变能力，有效地开发和传递档案信息。竞争观念。现代社会是竞争的社会，档案工作者必须增强忧患意识，在档案部门之间、档案部门与其他信息部门之间广泛地开展竞争，由此才能产生“时不我待”的紧迫感，从而产生开发提供档案信息的强大动力。协作观念。“广、精、快、准”是信息化社会人们利用信息的基本要求，要满足这一点，单独的档案部门已难以做到。因此，档案工作者必须确立协作观念，走整体化协调发展之路，以实现档案信息资源的共同开发。市场观念。拥有用户是档案事业存在和发展的关键。但是，由于最初“重藏轻用，以藏为主”的观念一直到今天还在一部分档案工作者的头脑中不同程度地存在着，因此，档案部门可以借鉴一些服务行业的做法，开展优质服务、规范服务、承诺服务，改良服务态度，提高查全率、查准率，使利用者高兴而来，满意而归。要“一切为了用户”，以档案用户为中心，积极开展各种深层次的档案信息服务。大力开发档案信息资源加强对档案工作的宣传。让广大员工了解档案工作的性质、地位和作用。客观地说，目前企业需要利用档案的人并不少，但实际利用档案的人数并不是那么多。这其中的原因之一，就是不少人缺乏档案意识，不懂得或者不知道利用档案。反之，经常利用档案的用户，其档案需求一般比较专深复杂，并且极力希望、要求业务水平较高的档案人员进行更深入的档案咨询服务。
大力开发档案信息资源。具体可以通过广播、电视、报纸、互联网等大众传播媒介和举办档案展览、举办培训班、开展专题讲座等形式，大力加强对档案和档案工作的宣传，着力普及档案知识和提高社会的档案意识，逐渐改变人们对档案和档案工作的神秘感和陌生感，培养人们自觉利用档案的意识。同时教会人们怎样利用档案，交给人们打开档案信息宝库的钥匙。减少服务盲目性档案利用者的需求动机是多种多样的，但一般可分为两种：第一是寻找能够解决实际问题的凭证，第二种是寻找参考依据。上述两种需求动机是促使档案利用者利用档案信息的直接原因，它在档案利用者未开始利用档案信息时就已产生，并一直伴随到利用活动结束之后才消失。档案利用者需求的行为心理是复杂的，不同年龄、不同性格、不同职业以及有无利用档案信息的经验等，造成了他们在档案利用活动中不同的心理状况，其行为表现也各具特色。尽管如此，档案利用者需求的行为心理还是有共同点的，一般表现在：具有求尊的行为心理；具有求快的行为心理；具有求简的行为心理；具有求全求准的行为心理；具有习惯的行为心理。建立学习型的企业档案机构现在一些馆藏丰富的企业档案馆（室）坐拥庞大的信息库而用户寥寥，服务水平差，其中根本的原因，就是没有把在位的档案人员的积极性与创造力调动和发挥出来，人员素质不高，在总体上缺乏一支优秀的档案工作队伍。受网络信息技术的影响，企业利用档案信息的要求提高，档案人员在档案事业中扮演着越来越重要的角色。档案工作者能否正常地发挥整体功能，这不仅取决于档案工作人员之间关系的协调状况，同时还取决于档案工作人员的素质。档案利用信息反馈系统，按照范围可分成两类：第一，档案利用工作系统的外部信息反馈是一个开放系统，需要档案工作者主动去收集。例如，档案工作者通过对档案利用者调查、询问等形式，主动收集档案利用者对档案信息的需求意见，并及时反馈给档案利用部门，以便针对客观现实而采取相应的对策。第二，档案利用工作系统的内部信息反馈是一个闭路系统。例如，在档案利用工作系统内，档案信息资源的加工过程中出现的新问题，各组成要素或环节的不协调状况，等等，都要及时将情况反映给档案利用部门，以便其通过调节手段而达到新的平衡。
