现金是单位资产的组成部分,是流动性最强的资产,是单位用以各项现实货币即时支付或准备支付的载体。
在现时社会主义市场经济条件下,单位现金管理包括两个方面:一是来自于外部的政策要求,企业、事业单位和机关、团体、部队及其他单位应严格遵守国家现金管理制度的规定,接受开户银行对其现金管理的监督检查;二是来自于单位内部安全性和效益性管理的要求,应当加强现金管理,把现金结算和现金使用压缩在合理的范围之内。这是因为从业务经营的角度来说,各单位必须保持一定量的现金以满足其正常业务经营的需要,但也不能保留过多的现金,因为从财务管理的角度看,现金是所有资产中收益率最低的,将现金存入银行或用于购买短期证券等还可以取得一定的利息收入,而保留现金不能取得任何收入,过多地保留现金将降低单位资产的获利能力。而且现金是流动性非常强,它无须变现即可挥霍使用,因而最容易成为不法分子偷盗、贪污、挪用的对象。因此,各单位应在严格遵守国家现金管理制度的同时,建立并不断完善单位现金管理内控制度。
单位现金管理内控制度应当至少包括如下内容:钱账分管制度、现金开支审批制度、日清月结制度、现金清查制度、现金保管制度、保险柜配备使用制度等。
一、现金出纳和会计记录工作应该适当分离,出纳工作应由专人负责;
二、现金日记账应根据经审核合法的收付款凭证登记入账;
三、现金日记账应该序时逐笔登记;
四、库存现金应该当日送存银行;
五、收入的现金支出应该当日送存银行;
六、库存现金应该遵守银行规定的限额;
七、所有现金支出应该经过有权审批人批准;
八、现金支出应该符合国家规定的使用范围;
九、不得以白条抵充现金;
十、不得私设小金库;
十一、现金存放应该有安全保护措施;
十二、现金保险柜应当使用双保险锁,钥匙双人分管,双人同开同锁;
十三、出纳办理收付款后应该在收付款凭证上加盖“收讫”戳记;
十四、出纳人员收取现金后应该开出收款收据;
十五、出纳部门每月应该编制现金收支明细表;
十六、实行定期或不定期突击查库。