爱华网我的一位朋友在升任一家网络公司的部门经理之际，有点惶惶然，不知怎样开始他的管理生涯。我帮他列了一个并不复杂的行动清单，其中一项就是分析部门业务、编写本部门的职位说明书。没想到，他照方抓药之后，竟被其上司和属下齐声称赞“管理水平大有长进”，乐得他对学习管理方法兴趣倍增。
职位说明书（Job Description），也被称为工作说明书、职位描述、岗位说明等等，就是描述某个职位的主要特征。一般包括职位名称、上下级汇报关系、任职条件（学历、专业、工作经验、技能要求、特殊资格要求）、主要职责及考核办法，以及批准日期、任职人与上司的签字等。详细一些的，还会列出职位设置的目的、职责概述、职位升迁和转换路径、工作环境、工具设备等等。
职位说明书到底有哪些用途？在我看来，编写职位说明书至少有以下五项好处：
第一，它有助于实现组织优化。
在编写职位说明书之前，有一个职位分析的过程，即对部门职责进行列举和归类，对工作流程、各职位间的职责分配进行分析和规划，从而最大限度地发挥组织效力。在此过程中，重点思考的是：人员配置是否冗余？职责是否相互重叠？部门职能是否细化到每个岗位上？是否忙闲不均？职责接口是否得当？工作流程是否顺畅而且简易？这就像我们实施ISO9000质量认证一样，拿到证书不是目的，目的是通过认证过程促使企业建立起完善的质量保证体系，把内部的运作流程理顺。
第二，它使员工各司其责，上下目标一致。
一份好的职位说明书可以使员工了解组织的目标、自己在组织中的作用、相应的责任和职权。特别是对于新员工，如果在他上岗之际就能拿到一份详尽的职位说明书，不仅能给他留下公司管理规范的印象，而且有助于他尽快了解工作的全貌，顺利进入角色，同时便于主管和下属共同拟定试用期的考核目标与考核方式。有了员工和主管共同签字的职位说明书，意味着双方对工作内容达成了共同的理解，意味着一种对工作目标和规范的承诺。
第三，职位说明书是各部门制订绩效管理标准的依据之一。
好的职位说明书，既要按照重要性的先后顺序，列明每项职责的主要内容，又要说明该职责是全责，还是部分责任，抑或是辅助支持性的工作；同时，也要列明相应的考核方法。考核指标可以是反映质量的，也可以是反映数量的。例如，在成本方面，可以用预算与实际之比、人工成本与销售额之比、单位成本等指标；在时限方面，可以用交货时间、投放市场时间、客户响应时间等指标；在数量方面，可以用利润率、产量、增长率、市场占有率、顾客保有率、新顾客数、新产品比例、投资回报率、每股收益等指标；在质量方面，可以用准确率（错误率，次品率）、预算差异、可靠性、客户满意度、员工满意度、员工流失率等指标。如果难以用上述标准，可以用概括性的词语，比如“遵照公司ISO9001的要求”。
第四，职位说明书是进行职位评估从而确定职位级别的前提条件。
职位评估的内容通常包括职责范围大小、工作复杂难易程度、劳动强度、劳动条件等要素。有了职位等级和薪酬调查结果，才便于确定每个职位的薪酬水平。
第五，它是进行人员招聘、制定培训计划和个人发展计划的一种依据。
一线经理提出用人申请，人事部门在发布招聘启事、甄选面试、确定培训内容、设计员工的职位升迁路线时，都离不开它。
所以说，编制职位说明书是人力资源管理的一项基础工作，也是各级主管的一项基本职责。
编写职位说明书需要一些方法和技巧，限于篇幅难以全面介绍，本文仅讨论一下编写过程中容易出现的五个问题：
一是仅重结果，不重过程。
编写职位说明书的过程其实也是一种沟通方式。在编写职位说明书的过程中，主管和下属应充分沟通，双向交流，各自表达对部门职责的理解、对具体职位的看法和期望，以求得上下一致。这个过程本身，就是对业务的深入探讨。可惜的是，许多一线经理匆匆忙忙像应付作业似地草草写就，而未能借此机会与属下进行交流，在以后职位说明书的应用过程中，也就容易出现属下不理解、不利用、不执行的情况，使职位说明书变成了可有可无的摆设。
二是“一个药方吃到底”。
在IT行业，变革是唯一的常数。组织结构的频繁调整，人事的变化，部门职能的变化，会相应地导致职位的工作内容发生变化。这时候，职位说明书如果不能适应这种变化及时修正，会很快过时。另一种情况是，在变化如此迅速的IT时代，有人疑惑：“我们还需要职位说明书吗？”在比较稳定的传统行业里，提这个问题有可能被奚落一番，但在IT行业却是非常普遍。
许多在新兴的网络公司从事人力资源管理的同行们，常常发出这样的抱怨：“我们的组织结构图三周一变，办公室几乎全是新面孔，常常是职位说明书刚写完，职位就又调整了，整天忙着招人，根本没有时间也没有必要去写什么职位说明书”。这不禁使人对其中所蕴含的人力资源风险感到忧虑。
在这个时候，更需要对职位进行分析、编写职位说明书，以减少由于人员迅速膨胀、组织经常变动所带来的风险，努力避免员工进出频繁、职责不清、角色冲突、无法考核、培训不力等混乱状况，降低人力成本。此时，职位说明书的格式应当简洁实用，突出重点，项目不应贪多；在描述职责时，尽量多用概括性、通用性的语言，以使职位说明书能有相对较长的稳定性。同时应加强上下沟通，避免出现上层人员热血澎湃、调整方向过快，而基层员工面对变化却无所适从、仍旧原地踏步的情况。即使在传统行业里，职位说明书一般地也需要每一到两年修改一次。
三是人事部门大包大揽。
编写职位说明书不仅仅是人事部门的事。人事部门的责任是提供一种格式和方法，培训一线经理如何编写并运用职位说明书，同时要对一线部门所撰写的职位说明书进行审核。一线经理是具体的编写者，所以要经常审视下属的工作内容是否变了，工作要求（衡量标准）、组织关系是否变了，如果有变化，应马上更新职位说明书。这也是其承担人事职能的一种体现。有的公司是人事部门代行其事，担任写手，这在一定程度上失去了编写职位说明书的本意。
四是过于详细或过于简略。
有的公司把职位等级、工作的复杂性、管理责任的大小评价也纳入其中，使得职位说明书过于复杂。我认为像这些属于职位评估的内容，是不应该写入职位说明书中的。职责内容写得很详实，别人理解起来会很容易，但会加大编写者的工作量，而且，一旦职责内容有了细微变化就要调整职位说明书，会加快职位说明书的更新速度。同样，如果写得过于简略，语焉不详，或者生僻的专业术语过多，会使人阅读理解困难。还有的公司所写的职位说明书，内容仅仅局限在工作职责方面，这是不够的。怎样才算详简得当？一句话，实用就行。
五是对号入座，过分迁就现任职者。
职位说明书仅描述职位本身所具有的特性，而与从事或即将从事此工作的具体人员无关。编写时不应掺杂着现有任职者的身影，尽管这很难做到。过分迁就目前的任职者，会影响其客观公正性。当然，也不要矫枉过正，不顾现实条件，按照绝对理想的任职标准和考核标准来写，那会缺乏实用性。
