KJ法∶复杂问题的解套高手



[需要为发明之母],人类为了解决问题,满足需求,遂发明各项工具以提高生产力,因此文明的程度也可以从工具使用的程度来显示;而企业文明程度,亦可由管理工具的使用情形反应出来,愈是进步的企业,愈能使用更先进的管理工具。在企业经营过程中,层出不穷的问题如何有效解决,时时都考验主管的能力,因此如能善用问题解决工具,不仅能提高企业经营成效,更能突显管理干部的职业化水平。以下将介绍实用的KJ法,可以协助您在日常管理工作中,提高问题处理的速度与成效,更可促进团队合作协调的运作技巧。

汽车制造厂的个案

我曾经主持一家国际大型汽车公司的研讨会,问题是投资的新厂进度严重落后,研讨会之前我与总经理及多位主管面谈,他们对进度落后的原因各有不同的看法,各部门也都表现出极为强烈的防卫心理,极害怕自己的部门是罪魁祸首,彼此之间互相推卸责任,并且在总部、当地合资对象与零件供应商充满各种矛盾,看来问题根源不是容易被找到,要达成一致的共识恐怕更困难。

研讨会当天,来自3个国家60位主管,齐聚一堂,我先运用破冰游戏让大家放松下来,进一步藉由一个精心设计的团队活动,让大家放下防卫的心理状态,并建立初步共同解决问题的意愿。藉由KJ法的运用,经过两天激烈的交流,找出667个大大小小的问题,经过整理后,留下128个较为重要的问题,当所有问题完整呈现在大家面前时,当时引起极大的震撼──彼此之间产生一种互相谅解的心情,不同部门之间,开始互相理解,团队之间弥漫极为特殊的氛围,并产生第五项修练所谓的[一体感],在后续的研讨中,更将这些问题的优先顺序做出合理的排列,订出负责单位与进度表,几个月后,奇迹出现——竟然追上了进度,完成一件令人振奋的任务。事后几个主管对我说[这是他们上班以来,最值得纪念的日子]。

KJ法的应用流程

原理:结合脑力激荡、分类法、归纳法。

aihuau.com

适用情况:问题复杂,起初情况混淆不清,牵涉部门众多,检讨起来各说各话时特别适用。例如公司营运不善、供产销不协调、市场占有率节节败退等。

优点:解决问题过程可以促进团队学习,开拓视野,突破部门藩篱,并获得整体的观点,有助于减轻内部矛盾,并将精力集中于解决问题,而不是内部耗损。

困难:需要较有经验的主管引导,才能有效的促成坦诚与开放的态度,并在分类与归纳过程,能形成合理的答案。

1. 组织团队:将问题可能涉及的相关部门人员组织起来,少则可以是3-5人,多则数十人。意见特别强烈的人不能被摒除在外,平时不讲话的人,只要工作相关便需邀请参加。

2. 建立共识:运用团队技巧,让团体成员降低压力,建立整体共存共荣的一体感,避开针对个人与部门的攻击,减轻防卫性的心理状态。研讨会不要在公司里,封闭式效果更好,座位的安排不要依照组织位阶,围成圆圈或马蹄型较佳。

3. 定义挑战:清楚提出挑战,并指出期望的结果。例如∶公司已经投入3亿开发高新科技项目,至今尚无成果,我们的目标是找出问题的关键,并决定是否继续投入资金,如果要继续投入,未来该如何控制本项目,并如何确保成果。

4. 展开脑力激荡:人数如果在12人以下,可以集体操作,如果在12人以上,最好分成几个小组,每组约4-8人,将同部门的人,分散在不同的小组,以便能互相交流。此阶段主要将所有问题现象详细列出,并将问题写在N次贴的贴纸上,每张贴纸只写一个问题,时间约为30-90分钟。如果问题太多,可以延长时间,但中间需要休息。

5. 汇集问题-脑力激荡结束,集合各小组成员,由各小组轮流上台发表脑力激荡结果,并将N次贴一一贴在事先准备好的大海报纸上,如果有相同点,便将该问题贴在一起,当全部发表完后,所有可能的问题已经全部呈现在大家眼前。一般问题会在数十个左右,特别复杂的情况可能多达几百个。

6. 分类整理-此时由主持人引导大家将问题分成几个大类,分类完成后,经过检查一遍,便形成几大类的问题了。

7. 排出顺序-将每一大类的问题,根据其严重性排列顺序,如果问题甚多,可以分成A、B、C三组,A组是最重要的,B组是一般重要,C组是次要的。

8. 责任划分-将各类问题牵涉的部门,以矩阵图的方式列出,并标示出主要负责部门与参与解决部门。主要负责部门标示◎   参与部门标示以○。

9. 构思方案-由主要负责部门带头,举办小型研讨会,并提出建议方案,经由决策小组同意后,形成决策,同时交付执行。

 KJ法∶复杂问题的解套高手
10. 效果确认与跟进-根据执行计划,定期与不定期的检讨成果与进度,并做适当的调整与修正,直到问题解决完毕。

11. 标准化-如果此问题将来还会遇到,必需将此次的经验,变成标准化的流程,并将相关的资料形成书面化,以利未来的参考,不仅能节省时间与成本,更能促成组织的学习能力,这也是未来组织的重要核心能力-知识管理的能力。如果公司有内联网,应该将此信息公布于网上,以便将此经验转化为全公司的技能。

其实问题并不可怕,可怕的是逃避问题的心理与互相攻击而造成的防卫,由于过去学校教育与组织的管理模式,都倾向扣分主意,意即犯错便扣分,扣分多了便淘汰,因此容易养成害怕面对问题的心理,形成推拖拉的习性,今天中国要面临国际化的竞争,亟需打破这种惯性,让组织成员减少恐惧,增加勇气与冒险的精神,不仅可以活化组织,更能充分发挥人类的潜能。

当一个人要出门,不会等到路上所有的灯号都变成绿灯才出发,同样的,想要成功也不必等到没有问题才行动,问题总是随时发生,网路时代,世界飞速改变,快速的行动是成功的关键。期望读者们锻炼解决问题的能力,让个人迈向成熟,让组织提高向心力与竞争力,并进一步建立互信互赖的关系,让更多的公司成为员工真心喜欢的园地。  

爱华网本文地址 » http://www.aihuau.com/a/9101032201/384468.html

更多阅读

释永修遗产问题的趣味和佛法裁量 释永修

释永修遗产问题的趣味和佛法裁量释永修在寺院被杀,事诚可哀;其女索要遗产,事却有趣。出家人无家,了断俗缘,本为佛教戒律。佛法无边,但籍贯中国,僧人不能不遵俗法。世人皆争权大法大之理,今天出了个佛法大还是俗法大的问题,岂不有趣?佛教丛

《相遇问题》的说课 相遇问题的所有公式

此课件适用于北师大版小学数学六年级下册总复习行程问题,用PPT制作而成。能形象地演示比较复杂的行程问题,帮助学生形成抽象地空间观念,并且以此为基础培养学生解决问题的多种思路和不同的方法。北师大版小学数学六年级下总复习《十字

伍朝辉黄金解套之K线篇 伍朝辉黄金解套

伍朝辉黄金解套笔记:K线1篇K线1:那么我们在讲课期间,大家认真的做好笔记就行了。有一些我讲得语气比较重的地方,你就赶紧记下来。另外一个呢就是我会偶尔做一下板书。那么第二个问题就是什么呢,我们在这个讲课的过程当中是不允许摄像的,

思维方法训练法 创造性思维的培养 创造性思维训练方法

思维方法训练法①训练思维的独立性:在思考过程中,要以客观事实来制约自己的思维、感情和兴趣,不轻易地因他人的影响而改变思维轨道,更不要不假思索地人云亦云。②训练思维的逻辑性:思考问题时要坚持循序渐进的原则,敏锐地把握住思考的顺序

声明:《KJ法∶复杂问题的解套高手》为网友梦遗少年分享!如侵犯到您的合法权益请联系我们删除