爱华网高校档案是高校历史变革的缩影，是高校人才培养的写照，是高校现代化发展的凭证，在推进学校教学工作、科研工作、人才培养、维护学校权益方面有着不可替代的作用。高校档案信息化是指在档案管理活动中以数字化建设为核心，通过手工著录、扫描、数码处理等方式实现对历史馆藏纸质档案的数字化和开发、利用现代电子档案文件的过程，逐步实现档案馆藏数字化、管理现代化、传输网络化和信息资源共享的过程。也即档案管理模式从面向档案实体保管向重点以档案数字化为社会提供服务转变，包括三个方面的内容：即档案资料数字化和网络化；档案管理信息化；档案信息资源的高度共享。 高校档案信息化建设是信息时代的必然产物。进入20世纪90年代，随着信息技术的迅猛发展，国家从发展战略的高度，明确提出了“以信息化带动工业化”的要求，国家档案局随之提出了“以档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。同时，高校档案信息化也是高校办公自动化的必然要求。目前，很多高校都采用了以电子计算机及网络技术为基础的办公自动化系统，这一系统的出现也使档案的生成方式发生了变化。诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和网络中进行,这就形成了大量的电子文件，电子文件的保管必须依托信息化数据库的软件保管和以磁盘、光盘等为载体的硬件保管。总之，高校档案信息化建设是高校档案工作发展的必由之路，是高校档案现代化管理的必然要求，只有真正实现档案管理的信息化、网络化，才能达到档案信息资源共享的目标，才能为人们提供更加高效、便捷的服务。但是，高校档案在其信息化、数字化的实践过程中，遇到了种种客观的、现实的困境，致使档案信息化建设总是停滞于单机数据储存阶段，不能达到质的飞跃，实现真正的信息化、数字化、网络化。 一、高校档案信息化建设的困境 基础设施不完善。高校档案信息化建设的基础是拥有现代化、信息化的硬件设施和软件设施。硬件设施主要包括服务器、存储器、计算机、打印机、复印机、刻录机、扫描仪、照相机等设备及其必备的组件。由于高校档案信息化建设的经费投入较少，加之缺乏专业的技术人员，致使对这些硬件设施的投入不足，而且配置较低，不能满足于档案管理的数字化、网络化建设。软件设施主要包括档案管理数据库系统，这一系统需由专业的软件开发技术人员来完成。目前，大部分高校都是通过向软件公司购买，并请技术服务人员进行安装和对档案人员进行简单的使用培训来完成的。所以，在档案管理应用系统这一方面，各个高校是不尽统一的，致使在使用上无法实现资源与技术的共享。
人员结构不合理。档案管理有别于一般的办公室工作，它需要专业的档案管理人员，必须了解和掌握档案的立卷、归档工作。可目前的状况是，有些高校的档案人员大部分属于兼职的性质，专业不对口，业务不精，综合素质和能力水平相对偏低，对档案的管理基本上只停留于档案的收集和整理，很少涉及档案的编研与利用。同时，档案工作人员的年龄较大，老龄化趋向明显，在档案部门形成一个较大的年龄隔离层，不利于部门内部对档案资源的研究与探讨。再者，信息化时代要求既具有档案专业知识又具有计算机信息技术的人员，可在这一点，在很多高校档案馆是不具备的，导致高校档案管理的信息化、网络化缓慢发展，远远落后于高校信息化时代的发展。这种年龄悬殊大、知识层次不一致、专业技术不对等是高校档案馆工作人员的主要特点。 信息资源利用不充分。随着计算机在校园工作中的广泛应用，高校办公也基本上实现了信息化、网络化，OA办公系统和校园网站的使用，产生了大量的电子文件。这些电子文件大多散落于各个部门，并未及时上交于档案馆，致使时间一长这些电子文件就大部分丢失。目前高校的档案信息化工作大多偏向于传统档案数字化，花费大量的人力物力财力扫描纸质档案，很少考虑电子档案。档案馆作为学校档案的综合管理单位，有权利、有义务收集这些电子文件，并将纸质文件一并归档，但是由于档案馆自身条件的局限性，不能及时的、完整的收集这些电子文件，加之各个部门对电子文件的不重视以及对档案上交的不及时，导致高校在信息化建设中对电子文件的利用很不充分，造成严重的信息资源浪费。 数字信息的安全性不容易控制。档案信息资源的网络化是高校档案信息化建设的最终目的，但是，电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离的自身局限性对电子文件的长期保管和安全保存构成了极大地威胁。同时，计算机病毒与网络黑客的攻击难以发现。由于人员和技术条件的限制，我们只能采取在服务器上安装杀毒软件、定期备份数据或设置访问权限的方式防止中毒，避免黑客攻击，但这并不能从根源上解决问题。再者，操作失误、网络系统软硬件故障的偶发因素也是难以避免的。总之，这些网络的破坏因素和工作人员技术的限制都加大了档案信息化、网络化的不安全成分，我们对之是无可奈何。 二、推进高校档案信息化建设的措施 高度重视，确立主管领导负责制。高校档案工作是一项服务性的工作，在高校建设中不是处于核心地位，但它是一项长期的、基础性的工作，学校领导必须有足够的重视，确立档案管理的主要负责人，由学校主管领导统一领导，将高校档案工作纳入学校建设的总体规划中，并分学期督查档案馆年度工作计划实施进程和档案安全保障情况，实行岗位责任制考核，加大管理力度，推动档案工作更快、更好地向科学化、规范化、制度化和现代化方向发展。同时，学校领导应对档案工作从人力、物力、财力上给予大力支持，大幅度提高档案馆业务建设经费、专项经费，确保档案工作的建设需求，尤其加大对档案信息化建设工作的投入力度，保障档案工作与校园数字化工作的同步发展。 完善电子档案管理规章制度，强化档案管理的标准化。各高校档案机构必须根据国家《普通高校档案管理办法》及有关法律法规的要求，结合自身实际情况，制定学校档案管理规章制度和具体实施细则，尤其要制订电子档案管理的规章制度，如电子文件管理实施办法、电子档案保密制度、电子档案利用规范要求等等，通过规章、制度的约束，实现档案收集、鉴定、整理、保管等各个环节的标准化、规范化。同时，电子文件的数字处理、信息转换等都应该有统一的标准和要求，只有标准统一才能够使传统档案文本数字化的保管、利用、传递等工作都实现标准化、规范化，避免出现互不兼容、重复建设等现象的发生，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。 整合信息资源，有效发挥校园网和办公自动化的互通优势。高校档案部门要加强档案信息资源建设，首先，利用数据库技术，通过手工著录、扫描、数码处理等方式有重点、有选择地对纸质档案、声像档案、实物档案等馆藏各类档案数字化，扩大数字信息资源总量。其次，通过对电子文件的收集，按照数字化管理体系进行归档、整理转化为数字化档案，建立相应的数字化档案数据库。再次，积极参与电子校务建设。档案馆可以牵头对校内的数字资源统一协调和指导。依托校园网，将档案管理系统与学校其他系统如OA系统、教学管理系统、科研管理系统等有效衔接。使档案部门的管理者通过校园网收集到这些系统形成的电子数据，其他部门亦可以借助网络共享数字化的档案信息，形成档案信息化服务的良性循环。 引进专业技术人员，加强档案管理人员的职业技能培训。随着档案管理工作由过去的劳动密集型转为现在的以现代化的办公设备为依托的知识密集型，对档案管理人员的要求也发生了变化。加强高校档案管理人员的业务培训和继续教育是顺利推进高校传统档案馆向数字化、网络化档案馆转变,实现高校档案管理数字化的关键。档案管理人员不仅要具备较强的专业知识，了解和掌握档案立卷、归档的基本知识，更重要的是要掌握一定的计算机技术，具备现代化技术操作水平。所以，档案部门一方面要加强对现有人员的职业技能培训，通过对外学习交流、档案专业知识和信息技术培训等方式拓宽知识面、掌握新技术。同时，严格考察新增人员的业务素质和信息技术能力，尽量招聘一些有专业理论知识，掌握计算机信息技术、技能的综合素质的人才充实档案队伍。 高校档案信息化建设是档案工作在信息时代的必由之路，是实现高校档案信息资源共享的必然要求，是深化高校档案社会化服务的必然选择。高校档案信息化建设绝不是一蹴而就的事情，而是一项长期的、复杂的工作。高校档案部门要改变传统的管理观念，运用新的管理模式，优化档案管理队伍，努力为学校教学、科研、管理工作，以及广大师生提供更加高效、便捷、优质的服务。 参考文献 [1]石冰．浅议高校档案管理信息化建设[J]．内蒙古科技与经济，2011 [2]邱艳．高投档案慨皇化建设的问题及对策探析[J]．宿州学院学报，2009．12 [3]吴淑鑫.浅议高校档案信息化建设[J].华章，2012.06
