爱华网业界知名的AMT论坛改版为AMT Club是一次相当成功的知识管理实践，通过一系列的努力，在不到两个月中论坛的平均在线人数，日均发贴量和内容质量都有了成倍的增长和提高。但是，在这骄人的成绩后面，作为Club知识内容目录和索引的知识地图却遇到了一些尴尬。对于每天不断增长的内容和庞大的资料库来讲，知识地图能有效引导访问者，方便他们寻找对自己有用的资料，因此应该具有最高的浏览率，那么在Club的实际情况是怎样的呢？Club推出知识地图后，专门开辟了资料汇编版以避免被每天大量增加的新内容淹没。但是经过近两个月的观察发现，知识地图的浏览率并不高，还不到同期其他文档最高浏览率的一半，也就是说知识地图并没有起到有效的作用。这是为什么呢？让我们打破沙锅问到底，探询一下深层的原因。
为什么访问者不愿意使用知识地图？
浏览率的低迷说明知识地图不为大家认可，Club的知识地图的确有其不被认可的原因。目前，AMT Club的知识地图只是一种简单的罗列形式，就是按照知识内容在Club出现的时间顺序，提炼出标题和链接整理而成，有点象流水帐；在分类方面，除了大的版面分类结构外，没有针对知识内容进一步细分，没有什么结构，在里面找资料和直接到Club版面上去找没有太大的区别；知识地图中的条目，除了标题之外，没有其他的参考信息，比如资料类型，重点评价，推荐指数等等，因此访问者很难从一个简单的标题来判断这是否是自己需要的东西。而版面中有很多朋友的回帖可以参考，这更吸引了访问者直接去访问版面；作为一个动态的Club，知识地图必须随着内容的增加，变化和删改而随时调整，但是现在的知识地图是静态的，而且几乎从不更新，一段时间之后就出现了相当多的死链接。经常会有这样的情况，好不容易从知识地图中找到了一份感兴趣的资料，却发现链接错误，还要重新到版面中去找。在这多种因素作用下，知识地图遭到冷落几乎就成为必然了。
为什么Club不能把知识地图做的更好一些呢？
Club改版初期，知识地图的制作主要依靠一些热心朋友的义务劳动。他们通过访问者的普通界面不辞辛苦地用拷贝，粘贴把一个个独立的条目合并整理到一个文档之中，整理几个条目不困难，但是他们面对的往往是几十个甚至上百个条目。这样一项简单而枯燥乏味的工作，能够整理成流水帐已经非常耗费时间了，我们还能奢求这些朋友们再做什么呢，让他们再重复地Ctrl C， Ctrl V把流水帐进行分类和结构化吗？这让我想起著名的黑客原则中的一条：
黑客（泛指具有创造力的人们）应该从来不会被愚蠢的重复性劳动所困扰，因为当这种事情发生时就意味着他们没有在做只有他们才能做的事情—— 解决新问题。这样的浪费伤害每一个人。因此，无聊和乏味的工作不仅仅是令人不舒服而已，而且是罪恶。
作为一个黑客，你必须坚信这点并尽可能多地将乏味的工作自动化，不仅为你自己，也为了其他人（尤其是其他黑客们）。
为什么不能学习黑客将乏味的工作自动化呢？
AMT Club改版是在原有的BBS软件基础上进行的，根据知识管理的要求进行了重大改进。可以说这些改进是非常成功的，为AMT的成功改版打下了良好的基础。改版初期，各种新功能能够得以迅速增加和调整，让我们这些访问者真切地感受到了软件改版后的强大功能和灵活性。作为一个优秀的Club知识管理平台软件，除了提供给访问者的普通界面外，也有完整的后台数据库管理工具，以更方便地对数据库中的知识内容进行集中统一管理。但是，原来的BBS软件并没有提供一个现成的自动化的制作知识地图的工具。而令人遗憾的是，在改版开发的过程中，知识地图的自动化工具也没有被列入开发范围。没有后台的技术支持，普通的访问者肯定是没有办法利用普通的访问权做出一个自动化工具来；而没有合适的工具，这项乏味的工作看来也只能这样继续下去了。
问过几个为什么，我们发现了知识地图遭遇尴尬的根源。当然肯定还会有其他的原因，比如缺乏推广等等，但是没有合适的工具制作优秀实用的知识地图肯定是最主要的原因。
从几个为什么想开来
从这个案例想开来，知识管理系统本身是一个动态的系统，其内容，结构都可能根据需要而随时调整变化，尤其是知识内容，必须随着时间和环境的变化而随时调整，否则就有可能使最佳实践变成最差实践。因此提供一套优秀的知识维护工具，包括知识的创建、更新、索引（如制作知识地图） 、引用和推广等等无疑就成为衡量知识管理系统好坏的一个重要标准。
以知识的创建为例，为了保证共享知识的质量，一般的知识管理系统中都会定义一定的流程对新增知识进行审核。这个流程是怎么样的呢？知识共享者通过简单易用的编辑系统提交自己的知识成果后，审核者应该尽快给予答复，或者是通过或者是需要进一步的修改。否则，共享者辛辛苦苦的劳动成果迟迟得不到承认或答复，就会打击他们继续共享的热情。反过来，如果他很快看到自己的劳动成果被正式发布，很多人从中获益，这种成就感会激励他继续共享更多的知识。怎样保证审核者尽快对新创建的知识进行审阅呢？最好是每天登录到系统中几次看看有没有新创建的知识，但是这显然又对审核者不公平，知识的创建是突发的，可能几天没有任何新的知识，而某一天又会冒出来好多篇，时间长了，他自己就会厌烦。看来，我们必须精心地设计这个知识审批工具，使其能方便所有的使用者，包括知识共享者和审核者。
共享者创建新的知识以后，系统自动通过email或者即时消息的方式通知相应的审核者，他可以通过其中的链接直接去访问新创建的知识。如果因为某种原因，审核者没有收到消息或者没有给出处理意见，那么每隔一段时间系统就会自动重发消息或者发送同样的消息给其他审核者进行审核，总之采取各种手段避免新创建的知识被长期搁置影响共享者的热情。审核者对新建知识给出自己的处理意见之后，系统同样会自动通过email或即时消息的方式通知共享者，他的知识已被批准发布或者需要做进一步的修改然后重新提交。同时，还应该为审核者提供对共享者的知识进行必要的分类和简单编辑的功能，将更多的知识整理和组织工作留给相对熟悉的审核者而不是以共享知识为主要目标的共享者。
知识的引用也是一个非常重要的工具。首先在知识的创建过程中，组织中的知识往往是互相关联的，尤其是很多隐性知识，在书面化的过程中往往需要引用很多背景知识，如果不介绍背景知识，对于没有经验的使用者来讲可能就很难深入理解所介绍的知识；如果详细介绍所有的背景知识，那么就会增加很多的工作量。成熟的知识管理，多数背景知识往往已经存在于知识管理系统中，因此提供一个方便的引用工具，便于共享者引用系统已有的其他知识就成为必须。而且各种背景知识的单独存在和可重复利用本身，也符合了知识管理中减少重复劳动的理念。其次，在知识管理系统中，知识的有效关联可以帮助使用者从一点蛛丝马迹出发迅速地找到他真正需要的知识，一个优秀的知识引用工具可以使这些关联做起来更容易一些。第三，在知识的推广和使用中，简单易用的知识引用方法可以使使用者更喜欢使用知识管理系统。比如一个知识共享者在被问到问题时，他可以根据一定的规则方便地将已有答案的链接提供给提问者而不需要再去知识管理系统中搜索或者把答案再重复地写一遍。
同样，知识的更新、索引、推广都是吸引组织成员注意力，激励和方便组织成员更多的使用知识管理系统，使知识管理发挥效益的重要手段。没有合适的工具，这些手段就无从谈起，势必影响知识管理系统效益的发挥。就象AMT的club一样，没有好的工具就做不出好的知识地图，没有好的知识地图，这种尴尬就只能继续存在下去。
看看你的知识管理系统，知识维护工具还算齐全吗？
