爱华网第一条：为确保文书事务顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。
第二条：所谓“文书”是指业务工作上网来公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证、各种帐本、图表、参考书等一切业务用书与公文。
第三条：文书的收发、领取与寄送，原则上由行政部负责。
第四条：到达文书署名部门的，由相关部门接受，其他由办公室文书管理人员接受，并按下列要点处置：
1、普通一般文书予以启封，分送各部门；2。私人文书不必开启，直接送收信人。3。分送各部门的文书若有差错，必须立即退回行政部。
第五条：文书按机密程度可分为以下几类：
1、机密：指有关公司经营机密或商业机密，不得向公司无关人员和公司以外人员泄露或透漏内容的文书。
2、秘密：指次重要，涉及的内容不能向公司内外无关人员透漏的文书。
3、普通：指非机密文书。
4、传阅：指在本公司内部传阅或传达的文书。
第六条：普通文书的处理原则如下：
1、由部门经理以上级别的主管负责对文书进行审阅、回答、
批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。
2、如果遇到重要或者异常事项，必须及时向上一级主管取得联系，按上级指示办理。
3、各种有关联的事项，必须与各部门商议后再处理。
第七条：机密文书的处理原则如下：
1、机密文件原则上由责任者或当事者自行处理。
2、指名或亲启文书，原则上应由封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名，并由发文者收缄。
3、到达的指名或亲启文书，原则上由封面上注明人开启，其他人不得擅自开启，如果某主管在职务上有替代文件所指名者，不受本条例规定的约束。
第八条：文书的阅览原则如下：
1、某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。
2、有必要在各部门传阅的文书，必须附上“传阅登记簿”，按“传阅登记簿”规定栏目填写，并最终交还文书主管。
第九条：与各部门有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书的主管部门出面进行协商。
第十条：全部完结的文书，分别按所属的部门、文件的机密程度、整
理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。
第十一条：文书的保存年限：
1、永久性保存文书，包括公司章程、股东大会及董事会记录，重要的制度性规定；重要契约书、协议书、登记注册文书、重要的诉讼关系文书、重要的政府许可证书、有关公司历史的文书、决算书和其他重要文书。
2、保存十年文书：包括请求审批提案文书、人事任命书、奖金工资、津贴有关文书；财务会计帐簿、传票与会计分析报表、永久性保存以外的重要文书。
3、保存一~五年的文书：指不需要保存十年的次重要文书。
第十二条：全部重要的机密文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。
第十三条：保存期满以及没有必要继续保存的，经主管决定，填写废除理由和日期后，予以销毁。机要文书一律以焚烧的方式进行。
第十四条：必须做好重要文件的借阅登记工作，并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。
