进行计划性管理需事先对今后的状况进行预见和计划,制定出时间表及进度,然后付诸实施,同时可以检查其结果并采取必要的行动,然后,再进一步把结果反映到下一个计划之中,不断循环,直到达到希望实现的目标[1]状态。
ö 何谓PDCA工作循环
目标只是一个未来景象,有了明确、具体的目标,没有明确详细的计划去实施、执行,目标也难以实现。一个成功的人是一个很会计划的人,尤其是对重复频率低的非经常性业务(非经常性业务的典型例子有研究、开发、设计、规划、调查等个性较强的项目型业务),基本上是根据PDCA这个工作循环来进行的。
PDCA是英语单词Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Action(处理)的第一个字母,PDCA循环就是按照这样的顺序进行管理,并且循环不止地进行下去的科学程序。
例外处理
非重复性的工作计划性管理 设定标准 确定计划(P) 重复性的工作标准化管理 实 施 (D) 检查(C) 定期评估 处理(A) “PDCA”是适应于一切工作领域的一套科学的管理、工作程序,最早由戴明博士提出,所以又称其为“戴明环”。ö PDCA工作法的4个阶段8个步骤
阶段1:P(P1an)——制定详细的工作计划步骤1:找问题
首先选择改进的机会,分析工作中存在的问题,如:人、设备、材料、方法、环境等因素,逐个加以分析,最好用数据进行,不能笼统。
步骤2:找原因
可运用“鱼剌因果图法”(后面“工具13”有专门阐述)进行因果分析,确定可能的原因。
步骤3:找要因
分析产生问题的原因,不能“胡子眉毛”一把抓,找出其中的主要原因,明确问题最根本的原因。
步骤4:拟订计划
制定计划必须具体,内容如下:
·确定具体的改进目标;
·准备初始行动计划;
·使用“力场分析”(后面对此工具有专门阐述)来确定驱动力和抵触力,相应地对计划进行修改;
·设立检查点来监控过程;
阶段2:D(Do)——按照计划实施
按照预定计划、目标和措施及其分工实施上一阶段所规定的内容。
阶段3:C(Check)——检验计划实施的结果
检查就是把实施的结果和计划要求相对比,检查执行效果是否达到预期的计划,哪些是成功的,其成功经验是什么;哪些做得不好,其教训是什么,原因又在哪里。
阶段4:A(Action)——根据工作结果总结经验,制定下一步工作计划
步骤1:总结经验
总结经验,巩固成绩。把成功的解决方案变成永久的方案,将失败的教训纳入相应的标准、制度中,予以固化,防止错误重复发生。针对部分没有成功的计划,制定修改计划。
步骤2:提出问题
进行反思,通过一个工作循环,学到了什么?达到了什么?我们进一步改进的起点是什么?这次循环尚未解决的问题是什么?找出遗留问题转入下一次循环去解决,并为下一个阶段提供资料和依据。
ö PDCA各循环如何连接
企业每个人、每个科室、车间、工段、班组,都要有一个PDCA循环,这样一层一层地解决问题,一环扣一环,小环保大环,推动大循环。
这里,大环与小环的关系,主要是通过计划指标连接起来,上一级的循环是下一级循环的依据,下一级的循环是上一级循环的落实和具体化。各个小循环不断推动上一级循环,使企业各项工作有机地组织起来,实现总的预定目标。
PDCA循环之所以将其称之为“循环”,是因为这四个过程是周而复始,向前滚进,不断循环。PDCA循环不是在同一水平上循环,而是每循环一次,就解决一些问题,取得一些成果,工作就前进一步,水平就上升一个台阶。到了下一次循环,又有了新的目标和内容,取得新的成果。其基本模型如下图所示。
改善后水准
PDCA 目前水准
PDCA PDCA 科学的工作循环周期总之,我们每天都要不断地计划、执行、检查、修正,从一个循环进入下一个循环,循环往复,不断实现自己的计划与目标,不断总结经验与教训,不断累积自己的成功与优势,不断超越旧我。
有的人不是“计划型”的,而是“随意型”的。没有计划,感情用事。即使有计划,也只是纸上谈兵,不按计划随意行事,不对结果进行检查。发现了问题也不采取适当的对策,诸如此类的情况,都不是科学、有效的工作方法。
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[1]进行计划性管理需要确立明确的目标,要想确定一个合适并且通过努力能够实现的目标,要注意以下5个要素:
☆ 明确自己的目标内容(做什么);
☆ 确定实现目标的期限(到什么时候);
☆ 严格规定达到的标准(到何种程度);
☆ 选择合适的实践方法(用何种手段);
☆ 安排好工作顺序(重要性),需要实现的目标有很多个的时候,要给这些目标排序。