爱华网“半年前，公司考虑到照顾一些吸烟员工的需要，专门开辟了一个小休息室，指定吸烟的员工到专门的休息室吸烟。”孙红琳说，“同时我们还规定，每天只有10分钟的吸烟时间，避免一些员工在休息室里逗留。”
但是，出乎人力资源部的意外，吸烟的员工约定俗成似的，都选择在下午3点的时候跑到休息室，一边吸烟，一边聊天。孙红琳不断收到员工的投诉：由于过于集中，烟味无法及时排出休息室，办公区内不时会飘来呛人的烟味；吸烟员工谈笑声太大，影响到办公区内仍在继续工作的员工。尤其是女性员工，对此颇有怨言。
慢慢地，公司内的所有员工都把下午3点当成了公司规定的休息时间，即使非吸烟员工，也会在这个时间段放下手头的工作，串位闲聊。
“尽管我在一些场合也提出过警告：10分钟的时间并不是每个员工的休息权利，即使要休息一会，也不宜如此串座。”孙红琳非常苦恼，“但他们认为，既然吸烟的员工可以有这个特权，为何我们就不可以有？”
尴尬之中的孙红琳面临一个两难困境：取消这个10分钟的吸烟时间，一方面会引发员工的强烈反弹，另一方面也无法控制员工在休息室的逗留时间；如果不对此进行控制，约定俗成式的休息时间就成为公司全员的休息，对工作必然会带来负面影响。
孙红琳该怎么办？
首要考虑公平性
从案例中可以看到，吸烟员工利用所获得的10分钟吸烟时间的“特权”集中吸烟，一定程度上反映出员工的心理需求，即沟通的需要。最终使3点钟成为该公司约定俗成的休息时间则是由于“特权”导致了其他非吸烟员工产生不公平感所致，反映出的是员工群体的一种价值观念，即公平性原则。
解决问题首先需要解决的是“特权”本身，然后才是如何使用特权的问题。企业制度或约定的制订面向的应当是全体员工而非个别人，而面向部分人员所制订而产生“特权”现象则往往会在员工中产生不公平感。这种不公平感最终导致了案例中发生的情况：大家都来享受“特权”，最后所谓的特权变成为一种习惯。这是制度制订之前必须先考虑的问题。
其次，在企业的管理实践中，制度所不能达到的层面往往是依托企业文化的引导来实现。企业文化能够对制度难以触及和约束的员工行为进行引导与规范。在本案中，公司仅对员工吸烟区域与时间进行了约束，并未对员工是否应当同时在3点吸烟或者是集体吸烟、聊天进行约定，现实中这也不可能进行约束。
根据以上分析，孙红琳可采取的解决方案如下：
第一，以公司的名义明确规定下午3点至3点10分钟作为全公司的休息时间；
当一种行为已经在公司成为一种共同的习惯或约定俗成后，要改变这种行为习惯是比较困难的。因此，强硬地取消10分钟的休息时间，必将引发公司员工的抵抗心理，同时还可能引起一些员工对公司有关制度的朝令夕改引发不信任态度。事实上，现在很多公司都有一个teatime或coffeetime，因此，孙红琳解决问题的关键不在于是否需要取消10分钟的休息时间，而在于对待10分钟时间的态度，即如何从员工的角度出发，有效地发挥出10分钟休息时间的作用。
第二，以各种活动形式，丰富10分钟休息时间内容。比如简单的健身运动，缓解工作疲劳；开展简单的办公场所的小游戏，增加同事之间的交流，增强团队意识；组织一些简短的有关公司经营、管理或日常工作等的研讨活动，增加员工对公司的了解，并为公司的发展提供建议，这种形式要比一些正式场合的效果要有效得多。
第三，注重对员工行为的引导、约束。在案例中我们可以看到，在吸烟员工的行为对其他非吸烟员工的工作产生影响时，他们并未受到警告或指正，因此，可以认为他们的行为在一定程度上是得到了默许。如果员工的行为在一开始的时候得不到约束，必然会导致行为影响的放大，产生更多不良后果。因此，一定要注意防微杜渐，合理引导。
