四象限变频器工作原理 用“四象限原理”管理时间(二)——摘自《成功自我管理的29个工



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第Ⅰ象限:紧急又重要的事项

“紧急”是必须马上就要做的事项,“重要”是对公司、部门或者个人有重大影响的事项。在工作和生活中,有不少是既紧急又重要的事项,如:处理客户抱怨或投诉;老总要你在明天早上10点钟以前提交一份报告;你的父亲病重住院;你的购房贷款马上到期,你还没有准备好------这类事情紧急而重要,你必须放下手头的事情尽快把它们处理好,否则将影响你的正常工作或生活。如果是因为你的拖延而使事情变得紧急,就得不偿失,或使你更加被动。

紧急又重要的事是最重要的事情,而且是当务之急,有的是实现事业和目标的关键环节,有的则和生活息息相关,它们比其它任何一件事情都值得优先去做。只有这些事情都得到合理、有效地解决,你才有可能顺利地进行别的工作。

第Ⅱ象限:重要但不紧急的事项

工作中有许多重要但不紧急的事项,这类事情不是最重要的,但是关系到一个人的长远发展。有的与你的理想有关,有的与你的工作或学习的长期规划有关。比如:专业技能培训,你一直想写的文章,你一直想执行的锻炼身体的计划,你想做的年度健康检查,你想读的几本书,制订奖金提成及发放措施,起草合作意向书等,都是非常重要的,但是可以拖延一定时间。

重要的事项一般有较充足的时间安排,都是可以在一定的时间内完成的,但是如果每天忙于琐碎的、次要的事,而将重要的事项搁置、推迟,则这一象限的事项就变得既重要又紧急,成了第Ⅰ象限的工作了。对这些事情的处理好坏,从一定角度反映了一个人对人生、工作目标及进程的判断能力。因为,这些事情是生活中经常会遇到的重要而又不是必须立即完成的事情。

第Ⅲ象限:紧急但不重要的事项

每个人都会遇到很紧急而且需要立刻采取行动的事,如:正在忙于处理很重要或在计划之内的事情,一位朋友打来电话,不聊又找不到适当的借口,于是你就与他聊了起来,因此花掉了你宝贵的半个小时,因此耽误了你应该做或想做的事情。类似的工作还有:为下属解决问题,上司找你了解工作,下属不停地请示工作让你做决定,会议讨论,客人来访等。

这些事情,较紧急但不重要,应列入次优先的事项中。如果没有安排优先次序,可能会把一些紧急的事项也当成了重要的事项来处理,颠倒了主次。一般人的习惯是按照事情的“紧急程度”决定行事的优先次序,而不是首先衡量事情的“重要程度”。如果每天把80%的时间和精力都花在了“紧迫的事”上,无疑会导致效能的降低。

如何解决这个问题,他们可以兼顾紧急与重要程度,把每日待处理的事项区分为以下三个层次:

(1)今天“必须”做的事(即最为紧迫的事);

(2)今天“应该”做的事(即有点紧迫的事);

(3)今天“可以”做的事(即不紧迫的事)。

在多数情况下,愈是重要的事愈不紧迫。比如长远目标的规划等,但是,如果让看似“紧急”的事把这些不紧迫但重要的事无限期地延迟了,这不是高效能人士的做法。高效能人士做要事,而不是做急事。

第Ⅳ象限:不紧急也不重要的事项

既不紧急也不重要的事项,可做、可不做。在生活中,我们会遇到很多这样的事情——不需要即时处理,甚至不需要处理的事情。比如,买一件新衣裳。如果把精力放在这些事情上面,无疑是浪费时间。

(待续)

 四象限变频器工作原理 用“四象限原理”管理时间(二)——摘自《成功自我管理的29个工

——转载自《成功自我管理的29个工具》  2008年9月出版

  

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