“综合办公场所战略”(Integrated Workplace Strategy,IWS)是上个世纪末从美国开始兴起的对办公场所进行综合考量和革新的潮流,它代表了国际办公场所的一种发展方向。在这股潮流影响和推动之下,许多公司对自己的办公场所进行了巨大的变革。
“综合办公场所战略”实际上是新的企业管理思潮和以信息技术为代表的新技术共同推动的结果,人们希望借助这个新思路创造合意的办公场所,从而进一步增强企业的综合竞争力。Google总部可谓是此中的典型代表,其要义就是要让办公场所充满生活情趣,让员工每天都工作在舒适、开心的环境和氛围之中。
让办公环境与企业的战略和文化息息相关。建筑和室内设计是一种文化的载体,公司可以通过把企业视觉识别系统以及企业理念融合到办公环境中,从而营造一种企业特有的氛围,让员工感知公司文化,激发员工的自豪感。
过去企业在对办公环境做彻底更换的时候,往往认为那只是行政主管和财务经理的工作。而“综合办公场所战略”则认为这项工作远远超出了上述人员的职责和能力范畴,因为合意办公场所的创造,是一种从组织的战略规划出发,综合运用变革管理、沟通管理、工作流程管理、商业智能、空间设计等领域的知识,由所有相关部门和人员协同努力的结果,其中高管的参与也至关重要。另外,在设计规划过程中让员工充分参与,让经理和员工一起来思考和讨论办公场所问题,同时也是对工作流程进行梳理的过程,甚至涉及对“我们一起做事的方式”进行探讨和可能的变革,一种新的组织文化因素可能会从中酝酿而出。
让办公环境充分体现人本关怀。众所周知,健康和环保的环境及设施是合意办公场所的基础,这也是公司选择或建设办公场所时首要考虑的因素。因此,除了确保建筑物远离污染源、尽量保证办公室的采光和通风、警惕和预防“大楼综合症”(Sick Building Syndrome),公司还应充分体现和注重“舒适及情趣”。实际上,很多公司在这方面已经开始特别用心和在意。例如,英特尔中国公司在办公室专门为员工设置了可以洗澡的地方,且免费供应牛奶和咖啡。奥美中国公司则有一些以“库”命名的休闲区域,例如“装库”是一个酒吧和桌球室的组合,员工可以在“Happy hour”来此放松身心;“粉库”面对大面积落地窗,自然光线充足,坐在舒适而且色彩亮丽的沙发上休息、闲聊,心境自然会变得爽朗开来。
追求高绩效办公。“综合办公场所战略”认为,“高绩效办公场所”(High Performance Workplace,HPW)是空间布置、光线、温度、通信连接等一系列“硬件设施”以及工作流程、政策、文化等“软件设施”的函数。例如,北电网络在实施办公场所改进项目之后,员工生产率普遍提高了15-20%,产品投入市场的速度也提高了16-20%。此外,康奈尔大学设计与环境分析教授艾伦·海奇(Alan Hedge)的一项研究也表明,室内温度对工作过程有显著影响,当室温由20摄氏度上升至25度时,打字错误下降了44%,打字数量提高了15%。
“综合办公场所战略”还主张充分利用新技术、新方法,提升办公场所的灵活性和应变能力,一方面尽量降低办公场所的总体拥有成本,另一方面应对商业环境日益增加的不确定性和风险因素。太阳微系统公司(Sun)发现同时出差的员工很多,办公空间和设施有大量闲置,于是把办公位与员工之比由1:0.8调整为1:1.8,结果节约了大量的办公开支。