爱华网企业竞争情报系统的建立需具备三要素，以IT技术为平台，以制度为保障，以情报人员为核心，其中良好的软件工具——竞争情报软件系统，是实现制度、流程和人员的无缝结合，保证整个竞争情报体系的运行流畅高效的前提。
美国哈佛商学院经济学教授迈克尔·波特认为，任何产业，无论是国内或国际的，无论生产产品或提供服务，竞争规律都将体现五种竞争的作用力，或者任何一个行业的企业都会受到五种基本外力的影响，即新的竞争对手的入侵、替代品的威胁、客户的侃价能力、供应商的侃价能力，以及现存竞争对手之间的竞争。
竞争情报系统是情报工作的协同平台。所以系统应该支持情报采集，情报加工和情报服务；同时系统和企业战略目标是紧密联系的，所以系统应该支持情报规划；考虑情报工作是一个闭环结构，所以评估反馈也是不可缺少的。所以一个完善的竞争情报系统架构应该是涵盖情报规划、采集、加工、服务和评估反馈的专业化系统。
只有满足上述功能架构的竞争情报系统才能为企业业务部门提供“竞争全息图”，为企业信息部门细分需求提供支持，使企业的竞争情报走向立体化。
一、情报规划
1、自由定制情报服务形式。
按照信息分类的“人”字形原则，即紧紧围绕“竞争对手”、“行业”、“市场”三个主要因素建立简捷清晰、结构合理的信息分类体系，支持对热点信息、预警信息等及时情报产品的规划，支持对情报简报等以周、月为主的情报产品的规划。根据需要，用户可以自由定制情报服务形式。
2、建立情报资源库，消除信息孤岛。
在组织统一分类体系的基础上，信息进行统一存储和管理，建立起情报信息资源库。根据每个人在组织内部的角色不同，共享不同的情报信息，实现了跨部门的情报信息的共享，消除了信息孤岛，整合了组织内部的情报资源，提高了情报信息的利用率，从而提高了工作效率。
同时，由于按照统一分类体系对情报信息进行了统一存储和管理，同一类的情报信息被有序的积累下来，使得情报信息和情报工作具有了系统性和连续性。
3、实现KIT/KIQ统一管理。
关键情报课题，即KIT/KIQ，不但是一种情报需求的反馈手段，同时也是对情报项目进行管理的工具，企业对情报课题的研究，往往是以情报项目的形式进行的（后面的文章会专门研究），即在由一定的人在一段时间内完成一项任务。
二、情报采集
降低企业风险和提高企业的市场的应变能力，从某种程度上取决于企业获取信息的全面性、及时性和实效性。
1、整合信息收集渠道，保证信息的全面性，提高情报和情报产品质量。信息分类体系解决的是情报信息的统筹规划问题，对应于每一个信息分类可以有多个信息收集渠道。通过对这些信息收集渠道的统一管理，可以全面整合存在组织内部和外部的信息收集渠道，例如：互联网、内部文件系统、商业数据库等等。从而保证信息的全面性，提高情报和情报产品的质量。
2、通过提供对互联网等信息的自动化采集，可以对企业的负面信息、竞争对手、竞争环境进行全面监测，提高企业获取信息的及时性，从而降低企业风险，从复杂的竞争环境及时发现市场机会。
3、自动化信息采集，保证情报的实效性。当今时代是信息爆炸的时代，各种信息以级数的速度增长，其中互联网是这些信息的主要载体，由于信息在互联网上的传播速度很快，某些信息对企业有很大的负面影响，同时有些信息也预示着企业在市场上的一些机会。
三、情报加工
1、自动分类、自动摘要、自动排重，改变情报人员的2/8漏斗工作状态。
随着基于语义识别的知识挖掘技术的成熟和发展，自动分类、自动文摘、自动排重、相似性检索等被应用于情报加工中，这些智能技术虽然不能完全代替手工加工，但是实现了对情报信息的粗加工，大大提高了情报人员的加工效率，改变了情报人员的2/8漏斗工作状态。
2、快速生成定型情报产品、改进研究效率。
以周和月为周期的情报产品是为领导提供情报服务的重要手段之一，例如：企业内部的情报简报、电子期刊等。通过IT技术我们可以定义情报产品的表现形式、快速建立情报产品和情报信息之间的关联，在人工辅助的情况下快速生成定型情报产品，改进研究效率，为领导提供更快、更准确的情报服务。
四、情报服务
1、普及情报服务对象。
通过导入以B/S结构的竞争情报系统，使的企业内部的任何人员在任何时候，都能够在任何地点享受有权限得到的情报服务，同时用户可以个性化定义情报信息、情报服务方式，锁定信息关注点，获取包括邮件推送、短信等多种形式的个性化服务，扩大情报服务范围。
2、提供动态焦点信息服务。
建立以天为周期的情报产品，例如：焦点信息、预警信息等。提供更加及时的情报服务，同时以天为主的情报产品可以和以周、月为周期的产品建立信息关联，构成具有层次性的情报产品
3、提高对领导情报需求的响应速度。
正是由于对企业的情报体系进行了统一规划、整合了情报采集渠道、实现了人工采集和自动化采集相结合的采集方式、采用了以知识挖掘技术为核心的情报加工技术，提供了快速生成情报产品的手段，所以情报人员对情报需求的响应速度将大大提高。
五、评估反馈
建立情报反馈机制，全面把握领导情报需求。
情报工作是为情报需求服务的，情报需求不是一成不变的，随着企业经营和市场格局的变化，情报需求是不断发生变化的，只有建立固定灵活的情报反馈机制，才能够全面把握企业的情报需求。
我坚决主张：情报部门的工作应该融入企业的决策层，即与公司的关键决策者进行互动对话。这是大多数运用竞争情报卓有成效的企业的共识，但在国内，绝大多数企业的竞争情报部门还处在一个位卑权轻的地位，所以我们努力的空间还非常大。
