第67节:空出时间来做重要的事



系列专题:《成就非凡事业的砖石定律:选对人做对事》

  □ 空出时间来做重要的事

  在现实生活中,有些新管理人工作起来非常繁忙,似乎总有一大堆事情要做,结果是东一锒头,西一棒棰,缺乏成效。因此,提高工作效率往往是一名优秀的新管理人必须注意的问题。否则,做事事倍功半,拖泥带水,怎样说明你的工作能力强?你的魅力又从何而来?

  想要有效率地管理又要控制时间,分派是一项绝对必要的措施。它是一种非常重要并能助你成功的活动。

  前面的那些建议是为了使你和周围的环境变得有条有理。达此目的之后,你应该已经减少了花在日常活动上的时间,又不用因此而变得紧张兮兮。节约下来的时间,必须用在重要的事务上。有了有条不紊的办公桌、文件、系统和工作习惯是一回事,而使用这些工具去完成有意义的任务,则是另一回事。

  为了达到有意义的目标和成为有效率的新管理人,我们必须优先把时间用在有意义的活动上,而取代许多无意义的或次要的活动。

  糟糕的是,许多人确实试图延长他们的工作时间,以完成更多的工作。但那是没有益处的。工作会不断地扩展,以填满它能得到的时间。工作不是固体,它像是一种气体,会自动膨胀,并填满多余的空间。

  这就是时间管理专家并不鼓励你为解决时间问题,而延长工作时间的理由。延长工作时间,不仅影响你的家庭和社会生活,还能降低你工作的效率,因为你把晚上当作了白天的延伸。如果一个计划到下班时还没写完,也许你会耸耸肩对自己说:“我会在晚上把它写完。”也许你宁愿这样做,也不愿利用下班前的那十五分钟好好地赶完工作;或者你不愿意匆忙行事,并将自己置于压力之下;或者不愿意硬塞给别人。总之,不愿意在上班时间内,解决尚未完成的工作。

  但你若是不管出现什么困难,都要在规定的时间内完成你的任务,这样也不好。因为困难会造成压力,甚至可能导致精神错乱、胃溃疡或心脏病突发。你只能把活动压缩在这么多的时间内,就比如气体虽然能被压缩,但它受到的压力越大,它对容器壁的压力也就越大。

  这就是产生紧张、精神崩溃甚至更糟的情况出现的原因。人们把越来越多的工作塞进同一个时间容器,从而使自己处于极度紧张的压力之下,直到最后,压力过大导致容器的爆炸。

  你可能会说:“算了吧,我宁愿延长工作时间也不愿爆炸!”但延长工作时间,只会耽搁必须做的事。如果你有一个较大的时间容器,你就能在里面塞入更多的活动,而你也会这样做。但这是工作狂的本性。而当爆炸最后来临时,你也是惟一的受害者。

  延长工作时间不是办法。你所做的事情决定你的效率,而且进一步说,甚至还关系着你的健康。

  意大利经济学家和社会学家柏拉图,在他所创造的柏拉图原则中指出:在一个群体中,重要的成份通常只占全部成份的一个相对小的比例,所用的实际数字是20%和80%。所以,你的20%的活动,占你所有活动的80%的价值,这就是二八定律。

 第67节:空出时间来做重要的事
  这个原则令人吃惊的地方,是它似乎对所有的事情都适用。20%的业务员带来80%的新业务;20%的发明项目,创造了全部发明价值的80%;20%打电话给你的人,占用你80%的打电话时间;你20%的雇员,制造了80%打扰你的事件;你20%的文书工作,带给你80%重要成果,等等。

  80%和20%这个数字可能不准确,但这个原则在实践中肯定是适用的。相信它,它给你带来时间观念,成功地管理自己的基础。

  如果你能把你的各种活动分类,也许你会发现有20%是非常重要的活动,它给你带来80%的成果;其余80%的活动,由重要活动、不重要但需要做的活动、不重要的活动、和不必要的活动组成。

  从理论上讲,你可以省去80%的活动,而仍保留80%的成果。那就是:

  (1)排除5%至10%的不必要活动;

  (2)委托他人做一些事。这将为你腾出20%至50%的时间。

  然后,用这些“空出来的时间”,去完成特别重要的工作,如作计划和考虑革新项目。

  首先,你必须决定打算花多少时间来工作。然后,你必须排除或委派别人去做次要活动,并以特别重要的活动填补空出的时间。特别重要的活动,是指导那些能带来更多的报酬、获得重要的成果、使你向个人和公司的目标迈进的活动。  

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