第4节:理好自己的文件(1)



系列专题:《35岁前要掌握的66种基本能力》

  002 理好自己的文件

  很多员工似乎并不在意自己的文件,办公桌上、电脑里的文件堆得乱七八糟,用的时候怎么也找不到,浪费心情又花费时间,工作效率也低了下来。很多人工作失误的原因就是不知道如何整理自己的文件。

  文件管理对于一个公司来说有着举足轻重的作用。一个运转良好的公司,其文件管理系统一定是规范而清晰的。

  文件管理制度——对所有文件的管理制度,包含编写、审批、执行、控制、保存等,甚至文件的模板、字体、字号、段落必须有严格的规定,必须符合公司统一的CI形象。

  文件的分类——按内部文件、部门文件、外来文件、外发文件、机密文件等分门别类。确保文件查找、执行得准确、快速。

 第4节:理好自己的文件(1)
  文件的整理——定期检查、监督。

  文件的执行与控制——责任到人,有章可依,有据可寻。

  文件的归档与保存——专人负责。

  以上这些对于一个公司是必须要做的事情,而对于一个优秀的员工来讲,这也是我们应该做的。整理好自己的文件是我们的一项基本能力,文件整理好了对我们的工作能起到事半功倍的效果,反之,我们的工作效率便会大大减低,而工作成本却大大增加,这是任何一个员工都不想看到的。

  很多时候我们都在烦恼,为什么一天下来我只做了这么点事情?你为你的效率感到苦恼,甚至你怀疑你工作的能力。其实如果静下心来看看我们的办公桌,看看我们计算机里面的文件,你就会发现问题出在哪儿了。对,问题就出在这儿,我们的办公桌乱得不能够再乱,我们的计算机文件也是混乱不堪。这时候,我们应该整理一下自己的文件了。

  一日,一位老板心血来潮,想视察员工们的工作情况。于是,他不动声色地观察着员工们的工作状态。结果让老板大吃一惊,他发现每个人似乎都很忙,忙着在桌上乱翻自己的文件,忙着狂敲键盘,乱点文件夹,找到了的人欣喜一番,没有找到的人,一边皱着眉,一边自言自语:“在哪儿呢?我记得明明放在这儿的,怎么不见了呢?”老板看到这番景象,盛怒之下决定马上召开全体员工大会,在大会上宣布,把整理自己的文件作为一项能力来考核员工。规定执行以后,老板发现,整个公司的效率提高了一倍!

  可见,整理文件有多么重要!

  那么,我们先从自己的办公桌开始整理。你的办公桌都有哪些东西,哪些是私人物品,哪些是公司文件,你的包、你的水壶应该放哪里,这些你都应该搞清楚。尤其是你的文件,哪些常用,哪些不常用,哪些已经用完,哪些只用一半等都要分门别类,归档整理好。这样以后取的时候,就不至于手忙脚乱了。有些重要文件,一定要特殊保护,比如合同,不要放在桌子上,不要随便夹在书里,最好的办法就是放在文件夹里,然后放进抽屉里,这样就不会遗失了,要知道一份合同的遗失会给公司造成无法估量的损失。

  丁先生是一个很随便的人,办公桌上的文件到处乱放,一旦需要的时候要花很长时间才能够找到。一次公司老板和一个客户发生矛盾,客户违背自己的承诺,使得公司遭受巨大的损失。公司老板决定起诉客户,于是叫丁先生把合同找来。丁先生找了半天也没找到,最后不得不跟老板说,合同丢了。老板一听火冒三丈,这样重要的合同竟然丢了!老板当场把丁先生辞掉了。

  办公桌成了垃圾桶似乎是职场人士司空见惯的事情,成堆的有用无用的纸、杂乱无章的书籍和办公用品散落在各处。这似乎显示一个人很忙,但其实是一种假象,如果你工作的时候办公桌乱点也许可以代表你在认真工作,但你下班了也不整理一下,第二天一大早桌子上还是混乱不堪,那就是你的态度问题了。

  整理好办公桌上的文件后,就该轮到整理计算机文件了。我们处于一个信息化的时代,你会发现,计算机里面的重要文件远比办公桌上的文件还要多。在计算机的内部,在计算机的桌面上,在“资源管理器”中,充斥着无序与混乱。这种虚拟的混乱极大地影响了计算机的性能和我们办公的效率,当许多人面临这个问题时,总会认为硬盘空间又不够了,计算机性能又不跟不上了,需要再换一台新的计算机了。事实上,我们真正需要的是坐下来,好好花时间将计算机里的文件真正管理起来,这样才会为自己日后省下更多的时间。  

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