行政组织的基本要素 第5章 组织的基本要素—关系



在物理和化学中,可以找到形成世界的最基本的单元:分子、原子或者更小的稳定的单元,人们通过理解基本单元以及它们之间的结构和关系来理解世界。

但在现实生活中,特别是在复杂性系统中,看起来象基本单位的因素太复杂太不确定,总是常常以不同的方式出现,它们的不确定让我们苦恼,有一种不能理解、看不清趋势、不能把握的恐惧。

但这些捉摸不定的因子之间的关系却常常处于稳定状态,反复出现,不断地起作用,关系是决定复杂系统形态和运动的基本“分子”和“原子”。

模式就是那些导致事件反复出现、一直起作用的关系。

现在我们准备解决组织的最基本问题:它们是由什么组成的?其结构是什么?其结构本质是什么?构成组织的要素是什么?

当我们试图理解某物的“结构”时,这自然意味着,要简单地勾画它的轮廓,把它作为一个整体来理解。

一开始,我将用尽可能少的要素勾画出这个简单的图景,跟素描一样,开始只画骨干的线条。要素越少,它们间的关系就越丰富,可能出现的图景就越多。一个组织的条条框框越少,就越显得活跃,条条框框越少,就越显得僵死。

蚁群的特性也许就由3个基本规则涌现:

1、靠嗅觉的辨别能力,由着气味的方向寻找食物,同时在路上留下气味A作记号;

 行政组织的基本要素 第5章 组织的基本要素—关系

  2、找到食源后,若能搬动,就自己由着留下的A气味记号原路搬回家,如果食物太多,就在回家的路上留下信号B,而附近的蚂蚁会受到信号的刺激而涌至食物源;

  3、如果循着信号B的指引到达目的地发现食物,就沿着留有同伴气味的路径,把食物搬回家;如果没有发现食物,说服食物已经被搬完,则进入重新觅食的程序。

蚁群的自组织体现出来的活动和事件是复杂多样的,但复杂多样的事件和活动也许就由三个程序(指令)来涌现,从上面设计的三个基本规则中我们可以看到模式的基本结构:

在什么情况下;

有一个什么问题;

如何解决.

那么,什么是组织的基本“结构”呢?

它肯定由某些具体相对稳定的要素组成,每一要素都同一定的事件模式相联系。

按一般的观念,企业似乎由这样一些要素组成:

一个股份公司由董事会、监事会、股东大会、工会,由决策层、经营层、执行层,由资金、物料、人员,由办公楼、研发中心、生产车间、职工食堂、停车场、绿地,由使命、愿景、价值观、规章制度,由目标、流程、部门职责、操作标准,还由会议、文件、考核、奖惩等等组成。

而事实上,如果以这些看起来有形而带有一定程度确定性的的要素作为基本因子,我们并没能把握事态发展的确定性。

在组织中,真正的要素必须引起相应的活动和事件。

人们按公司的作息时间上下班,按小组或部门的划分进入相应的劳作空间,按职位高低或工作流程找到自己的准确位置,因为用工合同大家觉得应该理所当然地做点什么,因为受到或预计要受到什么奖励或惩罚而带着愉悦或颓丧的情绪,因为家离公司太远而显得有些疲劳,因为部门职能的划分和对工作指标的考核,大家感觉到工作推进常常受阻,因为老板不苟言笑,所以觉得气氛有点闷,因为主要按考勤情况发放工资,所以大家觉得只要按时来了又按时离开,就已经尽了本分。

我们需要一个理论,以清楚明确的方式指出组织和事件的相互作用。

但是使人困惑的是,这些看来像基本的组织砌块的要素不断变化,每一次出现时都有所不同:每个公司都有不同的部门划分,不同的价值观,不同的客户服务目标,不同的沟通渠道,不同的考勤制度。并且,当我们认为是某些要素影响了公司的业绩时,通过改善这些方面却并没能使情况好转,有时反而加重.

如果要素每次出现都不同,那么就证明了,其本身不是组织的要素,这些所谓的要素不能是结构的终极“原子”。

当我们说物质是由电子、质子等等组成时,这是一个令人满意的理解事物的方式,因为这些电子的确看起来每次出现都一样。

但是如果组成一个组织的所谓要素—部门、价值观、客户服务目标、沟通渠道、考勤制度,它们涉及的基本东西不断地变化,那么在我们的图景中就根本没有稳固性,我们需要发现另一些变化中不变的要素,在某种意义上,我们可以把组织理解成这些要素结合物组成的结构。

因此,我们要更仔细看一看构成一个组织的结构,找出真正在那儿重复的是什么。

在要素之上,存在着要素之间的关系,它们不断重复。

除要素之外,每个组织是由要素之间构成的一定的关系模式所限定的。

在一个有活力的公司中,部门划分总与经营目标相联系,一个部门经理的管理幅度约为5-7个核心成员,如果人员太多,习惯上就会设副经理或主管来划小管理幅度,如果人员太少,部门经理的头衔则有点名不副实,在一个管理幅度太小的公司中,由于权力的过度分散,沟通和协调就会变得相当困难。价值观与核心竞争力或核心竞争力发展方向相一致,客户服务目标与客户需求和竞争状况相联系,沟通状况与公司文化一致,在一个强调等级和权威的公司,顺畅而坦诚的沟通就永远只是一个愿望。

每一个组织,总是由一定的要素间的关系模式限定的(还包括关系之间的关系)。

每一个公司或者任何组织,都需要领袖人物,不管公司大小,都需要一个且只能有一个头领;组织内部都需要进行明确的权力划分,如果一个公司大到超出一定范围,就会变相的划小,也许是分为子公司、分公司、事业部,或者按客户群和经营类别一分为N,由此可见,公司规模一定存在着一个合适的度,按员工人数划分可能是1000人以内(在美国经济统计中,1000人以上称大企业),随着社会的发展这一标准将有降低的趋势;强调执行的公司一般都等级森严;需要创新的公司就得有允许犯错误的文化。

很明显,组织的“结构”大部分由关系模式组成。

不论是微软还是中国西部的一家小公司都从这些重复的关系模式中获得了它们各自的特征。构成组织的“要素”,就是它和周围其它的关系模式,能认识到这一点,我们的认识就进入更深的层次—组织由一系列关系模式构成,而非其它。

最后,看来像要素的东西终结了,而后留下了一个关系网。而这关系网,实际上是本身重复的东西,它形成组织的结构。

作为一个整体,文化体系并不重复,价值观在文化体系中所处的关系位置却是重复的,价值观在文化体系中所处的位置有助于形成文化体系。

价值观并不重复,但价值观与行为方式的关系却是重复的。行为方式与价值观的关系,有助于价值观的形成。

行为方式本身并不重复,但行为方式与公司制度的关系却是重复的……

这些模式的每一个都是一个形态法则,这些法则在结构上建立了一系列关系。

一个大型企业的外围环境→总是有一定数量的中小企业与其共生一个生态圈。

一个金字塔型式组织→总是习惯于运用会议和文件等方式传达指令。

每一模式本身明显地由更小的看起来局部的东西组成,当然,当我们深入考察时,我们看到了这些明显的局部也是模式,直至最后我们看到,世界完全是由所有这些编织着、连锁着的非物质模式组成的,或许,这就是老子的“有生于无”吧。

例如,回到第4章的头脑风暴事件模式。结构的哪些方面与事件模式相联系呢?自然不是办公区,也不是参加会议的人。

欲使我们称之为“头脑风暴”的事件模式发生,首要的是“不评判”原则,因为不评判,所以大家会即兴地说出瞬间萌发的任何念头,在这一原则的引导下,头脑风暴甚至可以在公园的一片空地上展开。

这一系列关系是最基本的,因为它们直接和事件模式相一致。

相形之下,办公区的桌子、壁上的那一叠半开的纸、人们坐着的姿式、照进来的夕阳以及投在墙上的影子就是次要的了。因而它们可以变化,不会改变了头脑风暴的基本性质。

组织从其模式中得到其结构与特征。

我们也许认为,一个公司其中有一千种不同的模式,或者一个区域经济有几万种不同的模式……

但事实上,一个公司基本由几十种模式限定的,而且像上海或北京这样大的区域经济最多由几百种模式限定。这是一个令人惊讶的事实,复杂现象总是由简单规律引发,并且,规律越简单,现象越复杂。

总之,模式有巨大的力量与足够的深度;它们有能力创造几乎无穷的变化,它们是如此的深入、如此的普遍,以致可以以成千上万种不同的方式结合。存在着一些深层不变的模式,隐于巨大的变化之后,并产生了巨大变化,这一事实真令人震惊。

目前市场上有一种称为人工鱼的电子装饰品,液晶显示屏中出现的令人赏心悦目的鱼儿,自由自在地游动,这不是在放DVD,而是由一组简单的程序控制而出现的奇特现象:这些不同种类的鱼儿,碰见敌人会撕打,或者群起攻之,直到消灭它,或者由于数量不占优势而被对方消灭;碰见障碍物会自然绕过,碰见水草会从正面游过或者躲在下面……总之,看起来跟真实的海洋世界没什么区别,鱼儿们好象有了智能,变得鲜活。其实控制这一有生命特征的活动,只有少数的几条计算机指令而已,这几个指令简单到比如“什么什么情况下,如何如何做”,指令的结构与亚历山大的“三段式”模式结构竟惊人地吻合。

毫无疑问,简单规则创造了复杂现象。

规则越简单,现象越复杂,系统越具有生机。

就此意义而言,也许模式比起目前已弄清的讨论还更深、更有力。用一部分模式可以产生一个巨大、几乎是无数的变化;而一个复杂和变化的组织实际上是由少数模式产生的。

英文只有26个字母,组合成成千上万的词汇,词汇的组合表达着我们想要表达的任何意思。人类的五官几乎没有完全相同的,肖像识别专家按眼、耳、鼻、口等细分后也就百余个基本形状,而就是这百余个要素的不同组合,就完全可以描绘全球上百亿的人脸。

它们是人造世界的原子。

在化学中,我们知道,世界就其所有复杂性而言,是由92个元素或原子化合而成的。这是一个使初学化学的人惊愕的特殊的事实。我们现在意识到,在组织的更大尺度上,世界也是由一定的基本“原子”组成,每个组织由几十到几百个模式组成—其所有惊人的复杂性最终只来自这很少的模式的不同结合。

当然,模式因环境而变、因文化而变、因时代而变。它们都是人为的,都依赖于文化,任何理论都有明确的指向性,我们的模式语言理论也一样,只研究如何让组织有生气,与人、自然和社会和谐,不研究利润最大化,也不研究规模最大化。但在每个时代和每个环境,我们世界的结构还基本上是由保持一次又一次重复发生的一些模式的集合所赋予的。关注组织活力的人们拥有相似的模式。

对世界的认识主要从三个层面进行:存在、联系和基元.哲学主要从"存在"层面认识;理化等自然科学主要从"基元"层面认识,从基元层面认识世界以封闭系统为前提,在应对开放性的复杂系统时就会因为基元的数量太多和无法确定而无法进行,所以在认识开放性的复杂系统时,把"联系"视为"基元"进行研究,是复杂性系统研究的一个突破.企业是一个开放性复杂系统,所以,以模式为"基元"的研究具有重要意义.

   

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