爱华网我是CIO。
今天是CFO对“系统升级”的议题作出裁决的日子。到目前为止，我们已经在这件事儿上耗了三天的时间。
前两次的讨论情形仍历历在目。
第一次，我和信息化团队的其他三个成员带着连夜赶出来的《2005年企业信息化系统升级建议书》，和CFO在会议室里对坐了整整一个上午。我们企图全体总动员，在最短的时间内把CFO搞定。但是结果远不及想象的那样如意。
现在回想起来，其实当时我们也没做什么，只是对公司里信息化系统升级的必要性进行了较为全面的分析。我们想让CFO了解升级的必要性，原因很简单，有必要才有实施的意义。
我是CIO，主要以战略作为出发点进行阐述。很明显，年初企业刚刚制定了新的战略目标、确定了新的发展方向，作为企业战略发展有力支撑的信息化系统，进行升级改进是理所当然的事。
小甲、小乙和小丙则具体从系统本身角度谈开。公司的信息化系统是两年前上线的，当时我们这些热衷于IT的信息化“粉丝”们足足过了一把“革命”的瘾。但是，后来发现在此期间，一个令人可怕的问题正在慢慢滋生，并且逐渐暴露出来：公司的IT预算非但没有随着业务的增长而增加，反而有下降的趋势。小乙向CFO展示了一组可怕的数据：2003年，公司的业务利润增长了19%，而IT成本却只上涨了5%；而在紧接着的2004年，业务利润提高了21%，而IT开支竟没有任何增加。除了每天对着慢慢过时的系统、做着枯燥的工作之外，还要时刻准备着迎接来自其他部门的投诉“炮弹”：“客户发给我的邮件我们没收到，是不是我们系统有问题？”“订单1号就发出了，怎么到第二天才收到？”“网站老是打不开，客户都催了好几回了！”……我们得出结论：若要解决所有这些问题，系统需要增加新的设备，新一轮的采购和实施有必要开始了。
接着我们把选择的系统及预算报给了CFO。这是我们精挑细选后敲定的，是在若干选择中性价比最高的。
升级的理由够充分，选型的方案够实惠，应该是面面俱到了。然而，CFO听过我们的演示后，似乎很留情面地抛下一个让人难以捉摸的微笑和一句“我回去考虑考虑”，随即离开了。直到会后总结的时候，我才弄明白，有太多的原因让他做出如此反应：
其一，是因为我们谈及的内容过虚，缺乏实实在在和让人信服的依据，结果就是CFO没有从我们的演示当中看到值得让他出钱的地方；
其二，CFO对我们谈及的内容并不感兴趣，甚至有些反感。我们尝试着以CFO的身份聆听一次自己的报告，唯一的感觉就是“我们要升级，请您拿钱来”！原来在我们的说辞当中，用得最多就是“如果在这方面再增加一些投入的话……”和“我们在这方面的IT预算是……”。升级IT系统需要花费成本，我们希望尽可能的不断完善信息运行环境，但是CFO考虑的是节省资金，延长系统的生命周期。我们在演示过程中几乎完全忽略了我们的听众是CFO，忽略了他的感受，忽略了他最关心的问题是投资回报或利润实现等功利性指标，而并非是我所关心的问题——维护系统稳定运行，保持企业的可持续发展能力。CFO希望听到，我们实施了一个计划之后能够降低多少成本，带来多少回报，创造多少价值。而我们当时所做的事情就好像是在使用与CFO不同的语言和他交流——我们津津乐道，而他却听不懂。
其三，没有让CFO看到系统升级后会对企业及员工带来怎样的变化，也许他到目前为止还没有真正的弄清楚在现有系统运作基本正常的情况下，我们为什么要投入巨资安装一套新的系统。
其四，我们作了件很愚蠢的事，就是把两年来信息化系统的缺陷在CFO面前暴露无遗，而其在企业业务增长过程中发挥的作用却只字未提，可能是因为被扑面而来的抱怨声冲昏了头脑。这样难免会让CFO对信息化失去信心。
其五，我们忽略了信息化所服务对象——企业业务发展的需求。但是现在看来，完善的业务计划是有效信息化战略的关键，比空谈新系统的功能更加具有说服力。商业的目标不是为信息化而信息化，不是开发新的技术，而是要赚钱。一份完美的业务计划可以为决策提供有力的依据。我们现在只拥有这个绝无仅有的机会，通过明确IT的业务价值来证明自己的价值。如果我不能证明我们的计划对公司是有价值的，就会失去别人的信任感。
最后，我们忘记了一个很关键的事情，就是将自己孤立于公司其它部门之外，过多的考虑了信息化系统本身的更新需求。企业信息化系统的升级绝不仅仅是信息化部门的需要，从根本上讲，更是企业财务、销售、营销等部门的需要。其他部门实质上就是我们的用户，联合他们，使他们成为我们企业信息化的战略伙伴，应该更加有说服力。我们有必要让CFO知道，系统升级的需求不是来源于我们，而是来源于包括他在内的其他部门。
基于以上，我们有了事隔一天之后的第二份演示报告。报告的内容围绕CFO非常敏感的两个关键词：“价值”和“成本”。
【价值】
我们先要明确企业的战略目标是什么，以及我们的计划与战略目标的关系。因为所有的企业活动都不能够偏离企业的战略方向。我们向CFO展示出新系统上线后的一张蓝图，告诉他，我们这份建议书如果得以实施的话，将会给企业带来一个怎样的情景。并且让他知道，我们的建议书是以有助于推动企业战略目标的实现为基础的，当然在这里要着重强调的是对实现财务目标的推动作用。
信息化系统并非是完美的，但IT是创造了价值的。在与CFO沟通过程中，我们需要强调的并不应该是它的瑕疵，而是它的价值。我们列举了两年以来信息化在时间、人力、库存和生产率等各方面的相关数据，这是铁一般的事实，不容置疑。
更重要的，我们想要表达的是系统升级会创造更加具有诱惑力的价值。没有人想听到这样的话：这个计划不能够带来很好的投资回报。当一个项目小组开始制定项目计划时，最让人关心的问题总是该项目能否在未来较短一段时间内带来积极的效果。在演示中，我们将原有系统和将要购进的系统在功能以及实现的价值上进行比较，用“如果使用新的系统，可以……”来代替“如果在这方面再增加一些投入的话……”。人们习惯把IT价值分为两种，可数字化和不可数字化的。所以，一方面我们特别注意使用活生生的数字来说明IT升级所带来的价值，比如说，“新系统平均每天可以处理1000条订单，是原有系统的1.5倍，可以满足我们目前业务25%增长的需求”等；另一方面，晓之以理，动之以情，和CFO谈“无形价值”,比如说，减少公司上下的重复劳动、缩短处理订单的效率、提高客户满意度、降低库存或者节省了开会的时间来做其它事情等等。
我们特别列举了几个财务部门需要解决的问题，并通过引入新的信息化系统来提出有效的解决方案，由此来说明企业信息化升级的“价值”所在。
“比如，今天年初我们制定了新的目标，”我说，“销售要实现25%的增长，成本要实现3%的下降。这就出现了矛盾。对于市场部来说，实现销售增长25%，势必要对内增加人手，对外加大对市场的投入。销售总监跟本不可能为了节约3%的成本，而对这些支出‘节衣缩食’；市场部这种投入的增长，与财务部的年度目标——即节约3%的成本相背离。这该怎么办？”
我有意识的停顿了一会儿，定神的忘了CFO一眼。我之前就很明白，他一定在为这件事情发愁，而且看样子到目前为止还没有想出什么好的主意。他百般想要隐藏起来的无奈一下子释放出来，但是紧接着，他的眼睛亮了，笑了，他知道，我们一定准备了近乎完美的解决方案等着展示给他看。
“新的信息化系统就可以解决这个问题。在系统中，我们可以规定增加多少销售收入，增加多少销售成本的分配指标，在不知不觉中提高运行效率，加强监督的机制。这些功能，新的系统都可以实现。生产成本控制也一样。”我乘胜追击，“在系统中设定数据极限，不达到要求就过不了关。所有这一切都有我们的信息化系统来约束，抱怨声也就少了。如果您有兴趣的话，我们还准备了更为详尽的方案，之后可以具体讨论。”在结束这段话之前，我还特意卖了个关子。
【成本】
成本是企业信息化决策最大的压力。我们时刻提醒CFO上新系统能够帮助企业降低多少成本！我们确定他听到这个一定会感兴趣。我们将积极的成本削减策略纳入整个计划中，并制定出一项详细的信息化成本削减策略，将其作为我们这次系统升级计划的基础组成部分。值得强调的是，IT成本节约策略并不仅仅意味着削减IT成本。事实上，一项伟大的策略可能意味着增加IT支出以实施某个信息化方案，进而减少公司其他部门的支出。关键在于，公司的任何一项IT策略计划当中都应该包含成本节约策略。在IT策略的制定过程中，减少公司的成本投入都是一股重要的推动力量。有很多策略的制定是为了协助公司增加市场占有率、获取竞争优势，但是从某种程度上看，作为CIO的我需要成为减少公司开支方案的推动者和催化剂。我们在必要的时候不得不让听者明白，公司需要在IT上进行更多的投资，以便从整体上为公司节约更多的成本。
同时我也很清楚，CIO的最大责任之一就是避免一些不合适的、有时甚至是错误的信息化支出。仅仅是为了购买那些最新最先进的信息化“巨无霸”而进行技术上的采购肯定不是花费信息化资金的明智方式。所以我告诉CFO，我们选择的是适合的系统，并非是最昂贵的系统，让他感觉到我们没有浪费他的钱。我们得向他解释，我们接触了大量的IT供应商、开发商，其中不乏知名的大公司，我手头也有很多他们提供的解决方案和产品说明，同时告诉他，我们在选择合作的供应商时，并非仅仅看中他的品牌和实力，更加重要的是产品和方案是否符合我们的当前需要、适合我们的运行环境，而且，我还不时地提醒他，我们一直认为最适合的才是最好的，让他时刻铭记：我们是有更多奢侈选择的，但我们并没有大手大脚、拿信息化资金不当一回事，我们在努力和谨慎的做着每一项工作，从而节约成本。为了更具说服力，我还简单的罗列了一些其他系统的功能来证实我们所说的一切。
现在要感谢CFO给了我们第二次做演示的机会。不知道上一次差强人意的表现有没有影响他这一天听讲的心情，不过，显然他对我们这次的表现稍许有些满意，至少从他的脸上我没再看到那种难以捉摸的笑……
今天是第四天。CFO答应给我答复。“Yes”或者“No”从CFO口中说出来是何等的容易，但对于我来说却是一张生死签，它决定我的命运。
我坐在他面前，虽然心中忐忑，但是仍旧一本正经的聆听着他那段冗长的开场白，终于在进入他的办公室10分钟零5秒的时候，我听到了我想要的那两个字：“批了！”
我没有得意忘形的欢呼雀跃，虽然心中喜悦，但是仍旧一本正经的聆听着他那段冗长的结束语……
