第17节:第二章效率是成败的关键(7)



系列专题:《做人做事好习惯:对人命运的影响》

  □建立工作的优先权

  心智的持续专注是提高任何工作、学习效率的关键,而最有效的方式就是建立时间表,定时、定量地把大部分精力用在主要的职责上。

  1.有效安排计划

  (1)步骤一:简单地叙述你的选择

  在你对自己决定的现有工作方式感到满意时,再做一次职责表吧。现在,用不同的符号,在每项的左端标示你愿意花更多、更少或同样的注意力。

  一旦你确定自己的选择,把每一职责的现有价值加以考虑,哪一个值得你去做,或在完成时,将有什么样的报酬或好处。另外,对于职责的未来价值,你得一并考虑。在你完成此事后,有什么有价值的报酬或其他好处。

  (2)步骤二:计算所需的时间

 第17节:第二章效率是成败的关键(7)
  在每个选择的左边,写下两个数字:①每个月花在工作上最少而有效的劳动--若少于这数字,将无法完成任何事。某些项目可能会没有。②每个月花在职责上最适宜且有效的劳动--这数字可以平衡你所花的心血和得到的好处。许多项目的数字可能比这还少。

  比如说,你考虑在专业学识上提高自己。显然地,你想花适宜的时间。每个月你最少得花5个小时。如果你花的时间太少,你可能无法赶上进度。而你最适合的时间是10个钟头,这足够让你应付工作里的变化和差异,并有足够的时间使你明白发展趋势。

  建立最少且适宜的时间分配,将帮助你更有效率和更有耐心地去平衡新的安排和要求。它们限定你所需的时间,帮你达到目标。当你分配注意力时,不妨考虑一下,那么你将不会把太多或太少的注意力,放在一项职责上。限定你所需要的时间,能帮你在最经济的时间内,有效地达到目标。

  2.合理分配你的精力

  在你研究过你的职责、理想的时间和优先权后,就应该决定对每一项目花多少注意力。这计划要你先用心于最重要的职责内工作。然后,利用剩下的时间去做那些较不重要的事。这一方法让你自己控制时间,并帮助你做好更多的事,而不让你的工作时间为琐事和毫不相关的客户所占据。

  (1)步骤一:轻松地再做一次

  调查你优先选择的事、潜力和所需的时间。然后,每个月写下你愿意花的时间。这只是近似值而已。

  (2)步骤二:立即做调查

  确认你对职责分配的时间等于你每个月应负责的时间。在这方面,你有必要做出调整。依据所需的时间,尽可能地用心,以便在最好的机会和最重要的职责上有所进展。

  最好的方式是采取适当的安排。这就像以最经济的方式开车一样,你能省下不少汽油,到最后,适当的安排让你更快地朝目标迈进。你所做的分配越完善,你将越有效率。

  (3)步骤三:以后的调整

  让那些比较不重要的事越少越好。由于新方法产生有效的影响,你在每个月里,将会有更多的时间,而且无需加班。可是,在它们未发生作用前就计算,是不太适宜的。相对地,在你能行使职权时,不妨调整你原先所做的分配。

  3.一股劲地工作

  现在,你已拟出应付主要职责的计划,你可以心无旁骛地采取行动。大多数的专门人员用头脑去处理重要的事,因为心智的持续专注是提高效率的关键。因此,在你觉得最有能力时,该把你大部分的力量用在主要的职责上。而最有效的方式就是建立时间表,定时、定量地把精力用在这些事情上。

  (1)步骤一:不间断地工作

  至少把一个礼拜后的事,在月历上做个记号。画圈号表示你对每项职责的分配。如果你无法一次完成一项工作,那么你最好毫无间断地把大部分的工作做好,并把剩下的事集中在一起,直到做完为止,然后再接下去做另一项工作。

  比如说,假使你的主要工作包括3个有关顾客的重要计划,以及每个礼拜最少花两个小时读书和思考。你可以安排一周的工作:毫无间断地完成一项计划,再做其他的。那么你便可以在时间表里加上一些不重要的事。  

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