第31节:第三章会议文书制作(16)



系列专题:《不让你的下属打瞌睡:会议组织规范与技巧》

  第七节会议纪要制作和使用[1]

  一、会议纪要的基本作用

  会议纪要是在会议记录的基础上,经过分析和综合,对会议的基本情况和主要精神进行概括提炼而形成的一种下行公文。

  会议纪要的主要作用如下:(1)对会议过程和所作决定事项给予确认;(2)向上级报告会议的有关情况;(3)作为向下级传达会议精神的依据;(4)以"纪要"的形式显示"决议"的内容和功能,对纪要所及的工作产生规范性的作用。

  二、会议纪要的规范格式

  (一)会议纪要的标题

  会议纪要的标题最基本的形式:一是会议名称与文种的组合,如"全市计划生育工作会议纪要";二是召集会议单位名称、会议内容与文种三者的组合,如"县政府讨论××镇‘××工程‘会议纪要";三是有固定形式的会议,如党委会、政府办公会等,也可以直接用会议的次数与文种的组合,如"第十次市委会议纪要";四是将会议决议的问题简括成一句话作为正标题,而将会议全称加"纪要"二字做副标题。

  (二)会议纪要的内容

  会议纪要的内容可分为两部分,第一部分是会议的情况简述。用精练的语言介绍会议的时间、地点、参加会议的人员,开会的根据和目的,会议讨论的问题以及会议结果,以便人们对会议有整体了解。会议情况简述要简明扼要,篇幅不要过多。第二部分阐述会议主要精神,是将来对会议精神贯彻执行的依据。这部分是会议纪要的主体,具体阐述会议讨论的问题、基本结论、会议所作出的正式决定等。如果会议内容较多,可以列标题,逐段、逐层地将会议讨论的各方面问题阐述明白。

  (三)会议纪要的正文

  会议纪要正文部分的基本写作方法,有以下几种:一是分专题归纳法。即把会议讨论议定的几个问题,划分为几个专题,用小标题加以归纳。二是分层次归纳法。一般只有一个议题讨论后形成的决定,可以采用这种办法,把议定事项按内容分成若干层次写清楚。可以在每段的首句写"会议认为"、"会议同意"、"会议决定"、"会议要求"、"会议号召"等用语。三是分段落归纳法。就是把会议议定事项分成若干段,并明确标示出"一"、"二"、"三"……而在每段的首句不另用一句话概括段意。

  会议纪要是为宣传、贯彻会议主旨服务的,因此撰写好会议纪要的前提在于了解、理解会议宗旨。必须选择自始至终一直参加会议,对会议有充分了解的秘书人员撰写会议纪要。

  根据会议的性质和情况,纪要的写法和详略也不尽相同,有的纪要需要交代一些情况,写得较详细,有的直接写出决定的事项。

  三、常见会议纪要的写法

  (一)安全生产委员会会议纪要

 第31节:第三章会议文书制作(16)
  实例17

  ××部安全生产委员会2006年第二次会议纪要

  ×会〔2006〕5号

  4月26日下午,××部安全生产委员会召开2006年第二次会议。会议由××部安委会副主任、总工程师×××同志主持,部安委会各成员单位的负责同志参加了会议。部安委会主任、副部长×××同志传达了国务院秘书长华建敏同志在安全生产工作会议上的讲话,并结合学习贯彻胡锦涛总书记3月27日在中央政治局第30次集体学习时的重要讲话和温家宝总理今年的政府工作报告的精神,对进一步做好××系统安全工作作了讲话。现将会议主要内容纪要如下:

  会议通报了当前的安全生产形势。(略)

  会议认为,当前××领域安全生产形势总体是稳定的,但仍不容乐观。(略)

  会议指出,要坚持综合治理、重点突破的原则,从安全薄弱之处入手,在重点地区、重点领域和重点环节开展有针对性的专项治理。(略)

  会议议定,近期着重做好以下工作:

  1?切实做好"五一"黄金周期间××系统各项安全保障工作。(略)

  2?认真抓好"2006年安全工作措施分工"的落实。(略)

  3?做好全国××施工安全生产会议的筹备工作,研究增加有关应急管理内容。  

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