第16节:第三章会议文书制作(1)



系列专题:《不让你的下属打瞌睡:会议组织规范与技巧》

  2?会见座位的安排方法。

  我国习惯在会客室安排会见,客人坐在主人的右边,译员、记录员安排坐在主人和主宾的后面。其他客人按礼宾顺序,在主宾一侧就座,主方陪见人在主人一侧就座,座位不够可在后排加座。

  式样11会见座位的安排

  3?会谈座位的安排。

  双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子,宾主相对面坐。以正门为准,主人占背门一侧,客人面向正门。主谈人居中,我国习惯把译员安排在主谈人右侧,但有的国家亦让译员坐在后面,一般应尊重主人的安排。其他人按礼宾顺序,左右排列。记录员可安排在后面,如参加会谈的人数较少,也可安排在会谈桌就座。

  式样12

 第16节:第三章会议文书制作(1)
  如会谈桌一端向正门,则以入门的方向为准,右方为客,左方为主。

  式样13

  多边会谈,座位可摆成圆形、方形和长方形等。

  式样14

  第三章会议文书制作

  第三章

  会议文书制作

  会议文书是指大型的会议,如各种代表大会、系统或地区的专业会议和办公会议中所使用的会议文件。在会议开始前,要发会议通知;在会议期间,一般要有开幕词、会议工作报告、会议提案、会议记录、会议纪要、会议简报、会议总结讲话、闭幕词等。参与会议组织的会务人员特别是文秘人员,必须掌握会议文书的写作规范与技巧。

  第一节会议通知制作和发放

  会议通知按形式分,有口头通知和书面通知。会议邀请函、请柬是会议通知的书面形式。按通知的行为方式分,有当面通知、电话通知、电子邮件通知、电报通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。按作用时间分为预告性通知和正式通知。

  一、会议通知的基本作用

  会议通知是把参加会议的有关事项告知与会者的会议文书。

  会议通知具有如下几个方面的作用:一是可以传递有关会议的性质、内容、方式、时间、地点等基本的会议信息,以便与会者提前做好充分准备,按时赴会。二是可以借助于它来收集与会者提出的议题、对会议议程的意见、提交的论文或报告以及其他需要在会议上进行交流的文件,以便进一步完善议题与议程,审定或筛选论文、报告和其他交流性文件。三是有关人员可以用它来向会议组织者反馈与会者的有关信息,如姓名、职务、职称与人数等,为会议的接待服务工作做好准备。四是可用它来履行相关义务。在一些法定的会议中,正式成员具有出席会议的法定权利,向他们发出会议通知,是会务工作机构的法定义务,同时也是对与会者的尊重。

  二、会议通知的规范格式

  会议通知的告知项目必须齐全、明确、具体。会议通知的一般结构包括标题和正文两个部分。会议性质、规模、重要性不同,会议通知的写法也不同。

  (一)小型会议会议通知的格式

  小型会议会期不长,告知事项简单,会议通知的写法也相对简单一些,一般结构是:

  1?标题:一般写"会议通知",或"关于召开×××会议的通知",不宜只写"通知",甚至不写标题。

  2?正文:写明会议的时间、地点、内容、出席(列席)人及与会的有关要求等。

  (二)大型会议会议通知的格式

  大型会议或重要会议会期较长,内容丰富,告知事项比较多,会议通知的写法就相对复杂一些,一般结构是:

  1?标题:通常的写法是"×××会议通知"或"关于召开×××会议的通知"。

  2?正文:通常包括开会的缘由、赴会应知事项和要求等。开会的缘由要写明会议的原因、目的、任务;赴会应知事项要写明会议的内容、议题、时间、地点、出席人员、报到时间、报到地点及方式、应带材料、注意事项等,有些会议通知中还要说明代表资格、名额分配等事项。

  3?说明:写明有关的联系方式、电话、联系人等。对外地与会者,通知中要说明接待办法。  

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