第10节:第二章会议筹备工作(8)



系列专题:《不让你的下属打瞌睡:会议组织规范与技巧》

  1?简式。用名片纸张印制,长9厘米,宽5?5厘米,底色为黄、白色等均可。

  式样3

  全国第××届领导科学学术讨论会

  代表证

  ××年×月地点:××

  2?繁式。用名片纸精致印制,长9厘米,宽5?5厘米,底色为黄、白色等均可。

  式样4

  中国××学术讨论会

  代表证

  中国×××研究会上海·××宾馆

  姓名:职务:

 第10节:第二章会议筹备工作(8)
  单位:NO?

  (三)列席证

  折式,尺码规格同繁式出席证。卡片纸简式,表里均为粉色,正面为深红印字,内面项目同繁式出席证,只是要把"选举单位"改为"单位",底页内面内容亦同繁式出席证。

  式样5

  (首页外面)

  中国共产党第××次全国代表大会

  列席证

  席次:××排××号

  (四)来宾证

  折式,尺码规格同繁式出席证。卡片纸精制。

  式样6

  (首页外面,大红色、烫金字)

  中国共产党第××次全国代表大会

  来宾证

  席次:××排××号

  (底页内面,粉色,印字)

  姓名:

  单位:

  编号:

  ××年××月××日填发

  上述各式会议证件,如需贴相片,可贴于正页内面位置,原有项目则向下顺移。有的大会证件持有人的照片是贴在证件正面,并佩戴于胸前。这里所列举的各例只是供参考,事实上各种会议证件在设计上,各次会议会有所不同。

  (五)签到证

  道林纸精制,胶印。有条件时,可套印浅色图案作为衬底,左连压一条钢(虚)线,便于撕下。以预计会议天数为页数装订成一本,再夹于出席证折式之间,成为一个袖珍证件本,出席证(或代表证)为封面、封底、签到证为中页。这是将出席证(代表证)和签到证分别印制,装订在一起,此装制方法对于代表携带、保管较为方便,代表每出席一次会议签交一张即可。也有的会议筹备机构将会议代表证和签到证分别印制,分别装订,代表证证明身份,签到证专门起签到之用。

  式样7

  签到证

  席次:××排××号

  姓名:

  ××年××月××日×午

  八、编制经费预算

  (一)交通费用

  1?出发地至会务地的交通费用--包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通费用。

  2?会议期间交通费用--主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

  3?欢送交通及返程交通费用--包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口的交通费用。

  (二)会议室费用

  1?会议场地租金。通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内。比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

  2?会议设施租赁费用。此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数做出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。

  3?会场布置费用。如果没有特殊要求,通常而言,此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。

  4?其他支持费用。这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。  

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