第8节:第二章会议筹备工作(6)



系列专题:《不让你的下属打瞌睡:会议组织规范与技巧》

  对一些没有固定与会人员的会议,例如民主人士座谈会、知识分子问题座谈会,还有一些大型的报告会、传达会等,会务工作人员必须根据领导机关的原则指示与要求,全面考虑后,提出与会人员名单;如果领导自己拟定与会人员名单,会议工作人员可以提供有关资料或提出补充意见,请领导参考。

  要做好与会人员的提名工作,关键是熟悉各部门的业务和各领导同志的行踪动向。为了掌握全面的情况,应该做到:

  第一,多看些文件,例如部门的请示报告、业务资料等。

  第二,会议工作本身就是熟悉情况的好机会。会议上有文件、有讨论、有决定,每次都有不同的与会人员,会务工作人员利用工作上的便利条件,可以大致了解这些情况。

  第三,请干部管理部门提供情况,例如从组织部门定期编制的干部名单中,摘记新情况。

  第四,可通知各部门、各主要负责同志的秘书,请他们随时将领导同志的出差、返回时间通知秘书工作部门或会务机构。秘书部门为了记忆和迅速回答各领导同志的出差、返回情况,可采取一些简明而有效的记载办法。如挂牌登记。这种办法是把一个方形木板分成两栏,一栏挂返回的领导同志的名字(写在一块小木牌子上),一栏挂出差的领导同志的名字,非常简便,而且一目了然。

  式样1

  三、发出会议通知

  会议通知可以采用书面形式,当然也有用电话通知或用传真、手机短信、电子邮件等方式通知的会议。书面形式的会议通知包括标题和正文两大部分。

  标题写明"什么单位召开什么会议的通知"。大型的重要会议,如各种代表大会的会议通知要编发文号。一般性的日常工作会议可以只写"会议通知"或"通知"即可,不编文号,召集会议的单位写在通知的正文的右下角,加盖公章。

  会议通知中的正文要写清楚何单位、何时、何地、开什么会议、会议的主要目的及主要内容、会议的期限与日程的大体安排,与会人员需要提前做好哪些准备工作,报到的地点以及日期,是否可以带随员、车辆、乘车(或飞机)的地点和航班(次)等等。文字上应力求不产生理解上的歧义。

  如果是各种类型的代表大会或代表会议,在发出会议通知之前,还要就会议代表的名额分配、各方面的比例、代表条件和产生的方法等,专门发个通知。

  有时,为了让与会人员提前做好充分准备,在发正式通知之前,先发个预备通知。

  四、做好报到工作

  与会人员从接到会议通知,到进入会议场所开会,一般有三道程序:

  1?通知会议召集机关(或发起单位)能否到会(可由所在单位汇总通知);

  2?从自己的工作单位或住地到达指定的开会地点,并通知会议秘书工作部门(或会议秘书人员)已经到达;

  3?进入会场的时候,进行签名或者交出签到证件。

 第8节:第二章会议筹备工作(6)
  上述这三道程序,我们分别称它们为报名、报到和签到。报名方式一般用电话或手机短信,如时间来得及,也可用填发回执方式报名,外地代表也可用传真、电子邮件、电报报名。与会代表、出席人员和列席人员接到会议通知之后,向大会报名,说明他将参加会议,会议组织部门或秘书部门就要为他做必要的准备工作。

  报名,仅仅说明会议代表准备参加会议或可以参加会议,但还有可能因工作情况或因其他缘故不能参加会议。所以,报名和报到是不同的手续,本地代表,一般只履行其中一道手续,外地代表和因故外出的本地代表,应该履行报名和报到两道手续。报到的方式一般是要求本人持会议通知(有的还需带与会议通知配套使用的会议请柬)亲自报到,也有让其秘书代劳的。接受报到的会务工作人员,应该礼貌地接待会议人员报到,在证实了报到人的身份以后,须将其住地、电话号码等进行详细登记,并将预先准备好的文件袋(内装会议文件、资料、证件、餐券和会议文具用品等)发给报到人。有的会议如人民代表大会会议、政协会议、党的代表大会会议等,还要按规定索要相片,以便制发证件。  

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