第4节:第二章会议筹备工作(2)



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  设立秘书处的大中型会议,其会务秘书部门的负责人,一般称为秘书长和副秘书长,如会务秘书机构称为会务办公室,其负责人称为主任和副主任。大会秘书处(或办公室)下设立的会务、简报、后勤、保卫等处(组)的负责人,分别称为会务处处(组)长、简报处处(组)长、后勤处处(组)长、保卫处处(组)长等。

 第4节:第二章会议筹备工作(2)
  设立会务秘书组的小型会议,会务秘书部门负责人一般称为秘书组长和副组长,下设若干名秘书分管各项会务工作。有的党政机关、企事业单位中的小型会议,常常由办公室或领导指定一名秘书负责会务工作,这名秘书的身份、称呼与平时一样。

  三、会务工作机构的分工

  以党代表大会为例,其工作机构与职责分工如下。

  党代表大会一般设秘书处,在大会主席团领导下,负责大会的会务工作。秘书处可根据工作需要设置必要的工作机构,分工负责有关事宜。党代表大会规模较大的,秘书处通常可设秘书组、组织组、宣传组、会务组、后勤组、保卫组。秘书处下设各组的任务,可根据具体情况确定。

  1?秘书组。

  (1)负责会议报告、讲话及其他重要文件的起草、修改、印刷、发送等工作。

  (2)联络各代表团,了解掌握各代表团的讨论情况,进行汇总综合,并及时向秘书长、大会主席团报告。

  (3)编发大会简报、快报。

  在民族区域自治地区,可在秘书组配备必要的翻译人员,负责大会少数民族语言文字的翻译工作。

  2?组织组。

  (1)承办代表资格审查方面的事宜,包括提出代表资格审查意见,起草代表资格审查报告等;负责编制代表名册。

  (2)承办选举方面的事宜,包括起草选举办法、选举大会主持词,编制选举程序、候选人名单、候选人情况介绍等;负责汇总代表团酝酿、讨论候选人及选举事项的意见。

  (3)承办大会秘书处交办的有关事项。

  3?宣传组。

  (1)承办新闻发布和宣传报道方面的事宜。

  (2)组织、安排、协调记者的采访活动。

  (3)负责音像资料的录制、管理工作。

  4?会务组。

  (1)承办会议活动方面的有关事宜,包括编发会议通知,安排布置会场,协调会议活动等。

  (2)负责大会证件的制发和文件材料的印发、清退工作。

  (3)负责大会的值班、联络、来信来访和保密工作。

  (4)负责大会秘书处交办的各项工作。

  5?后勤组。

  (1)编制大会预算,负责会议财务管理。

  (2)负责大会的食宿、车辆、医疗以及其他生活服务工作。

  (3)组织、安排大会的其他活动。

  (4)负责代表的迎送工作。

  大会秘书处不设后勤组的,后勤组的工作一般由会务组负责。

  6?保卫组。

  (1)承担安全保卫方面的事宜,包括各个会场、代表住地以及代表集体外出活动的安全保卫、警卫工作。

  (2)负责会场和代表住地车辆疏导。

  (3)协助会务组搞好证件的查验工作。

  有关安全保卫、警卫等执勤任务,可从公安机关、武警部队抽调人员承担。

  四、会议筹备方案的制订

  会议筹备方案包括:

  ①确定会议名称。②确定议题。③确定与会人员。④确定时间地点。⑤确定会议通知内容。⑥会议通知跟进落实程序与要求。⑦会场布置要求。⑧会议文件资料种类、内容、要求。⑨会议设备和用品种类、要求。⑩会议后勤安排。会议记录安排。会场服务安排。会议预算安排。议定事项催办及反馈的程序、要求、责任人。其他注意事项。

  会议筹备方案

  例文1

  ××省党务公开工作现场会议筹备工作总体方案

  根据省纪委安排,××省党务公开工作现场会议将于2005年11月15日至18日在××举行。为了办好这次现场会,特制订本方案。

  (一)指导思想  

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