第3节:第二章会议筹备工作(1)

 第3节:第二章会议筹备工作(1)


系列专题:《不让你的下属打瞌睡:会议组织规范与技巧》

  12?按会议的连续性来分类,则有不间断会议与间断会议两种。

  13?按会议场所的固定与否来分类,则有会场固定的会议与会场移动的会议(移场会议)。

  14?按会议会场的数目来分,则有单会场会议与双会场会议、多会场会议三种。

  (二)按实用性标准划分的会议

  我们探讨会议的分类问题,首先是从会议组织与主持的需要出发的,这就必须从会议组织与主持的角度,确定一个分类标准。从这一角度确定的标准,则要求按照这个标准划分的每一会议种类,都要有相对的稳定性,一般不能出现跨类的情况,否则不便于分类组织会议,不便于从各类会议的组织特点和组织要求出发,去尽快掌握各种会议的组织与主持艺术。

  显然,上述的十四种分类标准,基本上都达不到这个要求,尽管按照某种标准进行划分的结果,多数会议种类具有稳定性,但还有不少会议种类具有不稳定性。按照实用性标准来分类,则日常社会经济生活中常见的、重要的会议有如下的九大类:

  1?例行工作会议;

  2?专题性会议;

  3?联席性会议;

  4?布置性会议或总结性会议;

  5?各种形式的座谈会;

  6?学术性会议;

  7?群众大会;

  8?电话会议与电视会议;

  9?各级各类代表大会与代表会议。

  当然,这种分类也不是尽善尽美的。但尽管如此,从会议组织与管理角度确定标准,这仍不失为一种较好的分类法,有利于掌握各类会议的组织特点与组织要求,尽快学会各类会议的组织方法与主持艺术。

  第二章会议筹备工作

  第二

  会议筹备工作

  会议的筹备工作做得是否充分,直接关系到会议的成功与否。可以说,高质量的会议筹备工作,是会议质量的保证,是会议成功的前提。会务工作人员必须以高度的责任心,做好会议的筹备工作。

  第一节会议筹备工作机构职责规范[1]

  一、会务工作机构的设置

  (一)常设的会务工作机构

  这是专门为领导机关日常的工作会议所设置的常设工作机构。如在一些领导机关内部设立的会务处、会务科和会务组一类的职能部门,其任务就是为领导机关安排或承办一些例行工作会议。遇到一些由本机关主办或承办的较大型的会议,也多是以这些常设机构的人员作为骨干,组成临时的会务工作机构。

  (二)临时的会务工作机构

  这是为筹备和组织特定的会议而临时组建的会议工作机构。例如,常见的××会议筹委会、××会议筹备组、××会议筹备办公室、××会议秘书处等,其内部还可分设秘书、宣传、保卫、后勤、组织、生活服务等分支机构,在会议领导机关的统一领导下,分头开展工作。会议结束后,临时的会务工作机构也就随之撤销了。

  (三)三级会务工作机构

  这是大型会议所设置的会务工作机构,分为大会筹备(或组织)委员会,大会筹备(或组织)委员会办公室,各个职能处(组)--秘书处、宣传处、外联处、保卫处、生活服务处等三级(见下图所示)。在这种类型的大会筹备(或组织)机构中,筹备(或组织)委员会的负责人即是大会负责人;办公室负责人即是筹备(或组织)委员会的组成人员;各职能处(组)的负责人是筹委会办公室的组成人员。

  (四)二级会务工作机构

  这是中型会议所设置的会务工作机构,由二级组成,分为会议筹备办公室,秘书组、宣传组、保卫组、生活服务组等二级。

  (五)一级会务工作机构

  这是小型会议所设置的会务工作机构,只有会议秘书组这一级办事机构,由会议领导指定一个人牵头负责,并根据会务工作内容配备适当的人员,共同完成会议筹备工作的有关事宜。习惯上,人们常把这种形式的会务工作机构称为"一揽子"会务工作机构。

  二、会务人员的职务名称  

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