爱华网在商务往来中，电子邮件是不可或缺的沟通工具，然而，电子邮件经常被滥用和误用。因此，讲究邮件礼仪将变得十分重要。
文/Joanna Williams
最近，一位成功的澳大利亚女商人告诉我，她收到一封亚洲区合伙人的邮件，邮件中此人竟称呼她“YourEsteemedMajesty”。虽然在正式英文邮件中有很多称呼收件人的方式，但“YourEsteemedMajesty”绝非选择之一（除非你确实是皇家成员）。这封很不专业但很有趣的邮件提醒了我应该和大家分享一些“网络礼仪”（邮件礼仪）方面的知识。 鉴于电子邮件的种种好处，全球数以万计的人们偏爱这种沟通方式。在商务往来中，电子邮件更是不可或缺的沟通工具，然而，电子邮件经常被滥用和误用。因为朋友间的个人邮件无需讲究很多正式礼仪，所以，先要说明，以下信息都是针对商务邮件礼仪的。 简洁明了的主题 要不要多久与客户、同事或合作伙伴发一次邮件，需要依情况而定，没有固定规则。不过一般来讲，“少亦是多”，我们总不能每天都淹没在几十上百的邮件中吧！其实电子邮件往往并非最有效的沟通方式，例如电话就比邮件高效得多，尤其是在紧急的情况下。 当你必须写一封邮件时，你所发送的内容以及你依照邮件礼仪所用的表达方式都非常清晰地告诉了收件人你的专业程度以及你对书面沟通的认真程度；相应地，也体现了你对商业伙伴的重视程度。 从邮件的开头说起，主题栏是最先进入视线的。邮件的重要性往往取决于主题，一封没有主题的邮件更容易被收件人删除。如果你不想让你的邮件被误扔进垃圾箱，就要保证邮件主题简洁明了。你的邮件很可能挤在收件人电脑里上百封邮件中，你需要让收件人即时发现它并且很容易在文件夹中再次找到它。 正确地称呼和专业地表达 把你的邮件个性化，正确地拼写名字。像DearSir/Madam、尊敬的先生/女士这样的称呼远没有DearMr(姓)、Dear(首名)、尊敬的（姓）先生个性化。如果你正在给西方人写邮件，请记着他们的姓在名之后。例如，我的英文名是JoannaWilliams，前面的是我的名Joanna，后面是我的姓Williams。我时常收到一些邮件错误地称呼我为DearMissJoanna、DearWilliams或DearWilliam(William可作为首名，但是只能用于男士)。如果不确定某人的称呼，请先问问对方喜欢别人如何称呼他。在西方商务往来中，男性都称Mr，女性都称Ms(而不是Miss和Mrs)，除非他们有偏爱的头衔（如Dr）。用对称呼是最好的开始方式。 尽管用手机发个人短信时常用缩写，但商务书面语言要正式得多。在商务文件中，用类似“howru?”或“cu2morrow”的表达既不专业也非常不正式。对待邮件要像对待商务信函一样——如果想给人留下好印象，再正式也不为过，总比太随便要好。朋友之间发邮件可以用一些表情（例如笑脸），而在专业的商务沟通中应避免使用。
一封商务信函，从拟写、编改、打印，到最后邮寄出去会花很长时间，而一封电子邮件却可能在任何心情下即刻发送出去。因此，一定要谨慎对待表达了过多情感或表现出了强烈态度和感受的邮件，这类邮件会引起误解。千万不要在生气时发送邮件，而应该作个深呼吸或先把它放在一边，直到有时间冷静下来，重新考虑了邮件主题才重新阅读了邮件内容，再发送出去，这样才能确保过后不会为你写的东西而后悔。想象一下，如果你的邮件被打印出来或是转发了，你会感觉怎样？尴尬万分还是就此心满意足了？ 认真对待每次“结束” 好的结束语是良好邮件礼仪的另一个标志。一些国际广泛认可的标准表达屡试不爽，如“Yourssincerely”(正式)，“Yours”(次之)，“Kind/bestregards/wishes”(次之)都可以用，而“Yourfriend”，“Withlove”和“Lovefrom”这些表达应该避免使用。 紧随结束语的通常是包括你的联系方式和署名，像你的地址和电话号码。正确选择你的署名，没必要让与你有商务往来的人知道你的私人联系方式，让你的私人朋友知道你的商务联系方式，准备两个署名：一个用于公，一个用于私。 点击“发送”前，再次检查拼写、标点、语法以及格式错误，是否已添加了要添加的附件以确保收件人不会因为那些本可预防的错误而对你的邮件兴趣索然。还要检查语气，别忘记例如“请”和“谢谢”这些礼貌用语。不小心点击了“回复所有人”有时候也会让你很麻烦。 如果自己始终保持高标准，无论现在还是未来，任何与你名字相关的事物都将成为你良好的“网络礼仪”、礼节，成为你的细心和专业精神的最好标志。
