爱华网人生最宝贵的财富是时间，善于管理自己的时间、保持高效率的人就有更多资源去做更大的事业、照顾好家人、实现自己的人生理想。在此我们就如何利用简单有效的工具，制定清晰明确的规则，不断提高个人能力、团队绩效来进行分享与探讨。 千里之行始于足下，成功就是简单的事情重复做，不论是对个人管理，还是对团队管理，科学管理每一分钟，养成良好的工作习惯，是走向成功的第一步，让我们都从管理好自己每天的时间，梳理每天的工作日历开始吧。 一、利用工作日历进行个人管理 1、准确、及时记录过往的工作日志 准确是指通过对工作事项的客观真实记录，对自我的时间安排状态和工作效率进行分析，找到不断提高工作效率的途径。记录时一定是做了什么就写什么，做了多久就写多久，因为形成的每条记录本身是没有价值的，我们是要通过长期的真实记录，对自己的作息习惯、劳动效率、时间分配等进行细致的分析，就可以找到时间被浪费的去处和可被挖掘的来源；同时，通过计算自己做每项工作的效率，一方面可以对制定准确的工作计划提供数据参考，另一方面还提供了量化标杆，跟自己以往的或者他人的工作效率进行比较，发现提高工作效率的空间和方法。 及时是要养成日清日毕的好习惯，便于在每天进行总结和开启新一天的规划，所以记录工作日志最迟应该是在下一个工作日开始之前。而且，及时在某些工作日志中简单记录该工作事项的核心要点，也便于今后回忆和查看。 2、科学、合理编制未来的工作计划 科学是指要尽量准确估算完成每项工作的所需时间和资源等，提高工作计划执行的准确度；合理是指要首先对各项工作区分轻重缓急，合理分配大块时间和碎片时间，提高整体工作效率。 编制个人日工作计划的主要来源有：团队例会、月计划、周计划中已确定的当日工作事项、周期性的工作事项、个人累积的待办事项，个人的学习计划、主动询问直接上级安排等。轻重缓急的原则是：要优先完成直接上级安排的、临近最终完成时限的工作等，对不能判断重要紧急程度的，应与直接上级进行沟通；在整体时间安排上，应集中工作效率较低的时段处理各种散事，以保证集中头脑比较清醒的时段做耗时较长的重要工作；如需与他人配合，还要注意查看他人的日程安排，以便得到他人的配合。 工作计划尽量不要把一件事情做成一条整日计划，因为只有有效分解成若干小的阶段，才便于自己去控制时间，提升效率；同时分解成若干个小段，也是倒逼自己养成把一件大事项制定细项计划的好习惯。 另外，还有一些小技巧可以帮助我们根据大量不同工作的特点高效利用时间：例如制度的编写必须使用电脑现场操作，且需要有大块时间才能完成，这样的事项就不要安排在有团队例会、其他同事有工作需要与你讨论等易被打扰的时间段内；例如进行某些方案和文章的框架构思，或者刚学习了很多知识需要慢慢品味，或者要对过去的工作进行回顾梳理等，这些活动可能不在办公桌前反而更有灵感，就可以放在无聊的上下班或出差旅途中完成。这样做不仅让无聊的旅途时间过得更快更有成就感，而且也减轻了自己在办公桌前的工作负担。 3、纪录待办事项作为提醒 好记性不如烂笔头，不要高估自己的记忆力，把还不便于形成具体工作计划的各项待办工作事项及时或即时记录下来。这样做不仅可以避免遗忘，很多待办事项可以利用自己的碎片时间完成，提高了时间的使用效率；同时，也是根据轻重缓急编制合理可行工作计划的基础。 要特别注意的是，待办事项中列示的工作不是正式工作计划的补充，更不是可有可无或无关紧要工作的聚集地，其中有些工作可能很紧急，只是由于需要等其他人的反馈或指令才能继续推进，所以在此记录以随时提醒；有些工作可能眼前不紧急，所以没有规定具体完成期限，这只是因为手头有许多更紧急或重要的事情需要延后完成，但是其实很重要。所以我们至少每天早上都需要查看待办事项栏来制定当天的工作计划，有些新工作安排下来就要随时记录进去，同时也可以在工作日的中午再次浏览一下，看看有没有紧急的待办事项已经满足了条件可以去跟进处理。切不可把待办事项当做某些工作无限期拖延的理由，最后沦落为一个永远处于待办状态的垃圾箱。 4、撰写个人心得 我们能力提升事实上是一个不断的进行“实践-总结”循环的过程，所以“日三省吾身”就非常重要，每天记录自己最有感触、进行深入思考的一件件小事，日积月累，则大事成矣。 心得不是当日的流水账，不能事事都谈但都蜻蜓点水，只需要重点谈谈一两件小事情、小感想、小创意，要有一定的深度或者实操价值。此外，还给每篇心得取一个恰当的题目，不仅锻炼我们的总结概况能力，而且有助于今后作为知识库的搜索和查找。根据内容的特点，按照评论、新闻、散文、总结等正式的格式来认真撰写，我们就能逐步驾驭更大规模的文字。 例如，为了更好的起到总结提升的作用，对于案例型的心得可按照以下原则撰写： （1）、叙事描述部分总比重不超过三分之一，语言应简洁凝练； （2）、个人思考总结部分约三分之一到二分之一，着重对所描述案例进行总结和理论提升，目的是从偶然特例中找到一般性规律，从而提高举一反三的能力； （3）、最后不超过三分之一针对一般性规律展开联想，描述一个具有相同理论特征，但属于不同领域的案例，以提高对规律理解的融会贯通能力。 二、利用工作日历进行团队交流与管理 1、通过工作日历的共享实现工作可控与协同 工作日历中计划的记录相当于对自己和对他人的承诺，在没有特殊情况时就应尽力完成。通过日历的透明共享，客观上形成对自己和对同事的相互监督，相互帮助克服懒惰和拖延的坏习惯；同时通过关注他人的工作日历，做好同事之间的协同与互助。 上级应关注下属的工作日志和工作计划安排情况，帮助下属对工作进行分析、给予指导，根据各项工作进度、难度等因素进行优化和监督，并合理安排下属的新工作。下属也应关注上级和相关同事的时间安排，保证在制定自己的工作计划时可以获得上级和同事的协助。 同事间在需要进行沟通交流时，要注意尽量减少在他人处理大块工作时打断和干扰，以保障同事的工作效率。有需要同事协同的工作事项，可在工作日历中设置发送邀请，让被邀请人参与到自己工作日历的事项中来。 2、直接上级为下属安排工作 上级可通过工作日历直接给下级安排工作，将上下级之间的沟通内容尽量集中体现在工作日历中，并直接形成工作计划，这样能避免由于沟通渠道过于分散而被遗忘，而且有备可查才能减少和纠正因为没有落实为文字而存在的理解偏差。在安排工作时，上级应尽量明确填写完成工作的最后期限和具体要求。下属则必须在最后完成时限前，根据工作要求在工作日历上添加好自己对此项工作分解后的工作时间计划，并按此计划执行。 3、针对工作心得的学习与互评讨论。 每位员工撰写的工作心得可能是经验、技巧的总结，也可能是失败和教训的反思，但都是他们对工作思考之后的智慧结晶，所以工作心得又是有利于其他同事学习的活生生的案例素材。我们可以借此推动整个团队的能力提升。因为工作能遇到的问题虽然千变万化，但如何划分一下类别，其实总数就那么多，而且按照二八原则，最常遇到的又只是少数那些种，只要我们相互学习大家总结出来的少数的问题，避免同样的问题重复犯。而每个人的思维模式是不一样的，如果大家都提出了各自的处理方式，对其他人而言则意味着打开了一个新的思维空间。 三、如何确保工作日历得以实施 再好的制度、规则或者工具如果不去执行，不能落实到每天的具体行动中，都是没有价值的，所以必须从思想意识上高度重视，在制度规则上予以保障，才能确保工作日历得以实施： 首先，每个人应该认识到通过工作日历来记录工作日志和编制工作计划，是提高个人工作效率和职业化水平的有效工具，最大的受益者是自己。为了自己成长，就要努力做到。 其次，通过团队成员之间彼此工作状态的透明化，可以降低整个团队的沟通成本，提高协同效率，任何一个人信息的不开放或虚假，同时也会影响其他人的工作安排和效率。为了团队利益，也应努力做到。 再次，我们要借助必要的奖惩措施督促每个人遵守我们共同的制度。 最后，任何制度随着时间、环境的变化都会出现不适应的情况，应秉承开放的理念，及时修订和完善。
借助小工具和明确规则，强化团队的协同互助。持之以恒的使用小工具带来好习惯，持之以恒的坚持好习惯带来大改变。
