第5节:如何写邮件(一)(2)



系列专题:《职场生存法则:一个外企女白领的日记》

  四、关于已读回执

  为什么要求对方给已读回执,通常两个功能:一、很重要的邮件,需要知道对方是否读过,这个很重要,是内容重要而不是时间紧迫,因为如果是需要在限定的时间内读,就需要用邮件的优先级功能了。二、是个人目的看收件人究竟打开过没有。

  我用过好几个邮件系统,Outlook,Lotus……这个的设置并不一样,我不是IT,可能不够专业,但是有的邮件系统是收件人一旦打开会自动发送已读回执的,且没有任何记录可查(在已发送邮件里面是不会出现的),但也有的系统是询问后根据你的选择发送的,已发邮件有迹可查。如果是前者自动发送,那么你可以实现功能一及二;如果是后者,那么很抱歉,你可能什么都无法实现。收件人完全可以读过以后选择不发送已读回执。

  最近的实践表明,即使是自动发送已读回执,如果收件人刻意避免,还是可以操作的,在preview状态下看完邮件,根本就不需要打开,只要不双击打开,就不会自动发送已读回执。

 第5节:如何写邮件(一)(2)
  或者这个功能也只是防君子不防小人。

  五、关于优先级

  我很讨厌那种经常不分状况用优先级的人,加了感叹号的邮件红色显示总归会引起阅读者的重视,但是发这样的邮件一定要看是否必要。真正失火了要救,发这种邮件是无济于事的。所谓重要,需要发件人很好地判断。

  六、关于群发

  企业邮件系统的好处就是每个staff都赫然在录,不需要像私人的address book,要自己维护,所以群发起来特别顺手。可是,不是任何事情都需要群发,你可能觉得收件人可以自己选择是否删除,而实际上邮件数量多的人收到这种不相关的邮件是很恼火的,并不是每个人都有秘书可以帮忙删除掉这些无关的信息。

  一般来说,我们可以接受的群发事由不过是:HR的通知,Admin的通知,某重要人物的离职,来自GM office的公文……

  我们最厌恶的群发是:某人休假通知,改手机号码通知,say goodbye的散文……要知道这些不是每个人都感兴趣,难听点地说就是不要把自己看得太重要。

  七、关于自动回复

  这里我不是说收到每封邮件都会给回复的这种自动回复,而是特别指Out of Office的自动回复。这其实是个很好的功能,我不赞成每封邮件都自动设置回复,但是一旦休假了,谁take care你的工作,你几时回来,urgent case如何联络你,放在自动回复里是很方便的。真正需要找你的人一旦发了邮件给你就能知道你已经休假了,而不需要你事先群发每个人你的休假决定。

  八、关于签名档

  专业一点的公司都会要求统一的签名档,你的名字、职位、电话、传真、邮件,可能还有公司的Logo或者网址。

  你改了电话,只需要改签名档就可以了,经常找你的那几个人,你可以单独发邮件甚至短信通知,而绝对没必要群发。

  每个公司一般都有内部的通讯录,经常会翻新一下,你记住通知负责的人翻新就可以了。  

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