爱华网她是活动界的Model，是亚马逊网站上四本关于活动的畅销书作者，在她二十几年的职业史中，她不但策划推出了无数完美无瑕的活动，还用自己旺盛的热情证明了活动是条完美无瑕的职业生涯。
文/杨澍 插画/张峰 Judy Allen
成功地在世界上30多个国家策划和推出了许多令人难忘的活动，其中包括：迪斯尼“美女与野兽”开幕盛典晚会；诺曼·杰维森“屋顶上的提琴手”25周年庆祝仪式。她所策划的活动范围非常广泛，既有仅限少数人参加的VIP活动，也有像新车发布会这样动用数百万美元和多种媒体技术的大型活动。 你是怎么做上活动策划这一行的？一干二十多年，什么样的魅力让你孜孜以求地把自己修炼成了一个专家？ 一开始我从事旅游业，管理着一家旅行社。当时我们为了发展自己的业务，开始接待团体商务旅行，在旅行的过程中，为游客安排会议、谈判。我发现自己很享受为别人设计、策划一件事情的乐趣。自己的想法、创意不再只是想想、一闪而过而已，它可以帮助别人实现一个目标，我要做的就是找到这些人，把自己的创意贡献给他们。所以，我开始留意有没有这么个地方能把我的兴趣和职业结合起来。 很幸运，我一开始就进入一家可以承接数百万美元大活动的公司，获得了宝贵的实践机会。最初两三年，我从事活动设计、现场监察、客户沟通、培训销售人员的工作。那个时候，根本没有关于这个行业的书籍、指南之类的东西，所有的经验或者说知识都来自于我们策划执行的每一次活动。我和我的同事经常鼓励自己，我们是最优秀的，并努力把我们的想法付诸实际。很多想法实现了，它成为今天的经验，也有的想法不能实现，它成为今天的教训。每一次都有欣慰，也有遗憾，那好吧，下一次我们一定不要遗憾，就这样一场场活动地做了下来。 每个人的生活和工作都有长远的或阶段性的目标，不管怎样，目标实现的时候，我们就不自觉地兴奋。而做这一行，一年到头要接手大大小小、不同类型的活动，行业特性就是为从业者设置一个又一个以活动为单位的阶段目标，只要你努力做好，你就能频繁感受到它带给你的成就感。这恐怕就是这个行业的魅力所在吧。 在成就感的激励下，你就会希望下一次的遗憾再少一点，你就会不自觉地积累经验、教训，找几个小窍门，摸索点儿自己的心得，几年下来，自然而然就会变成一个专家。 到现在位置，你印象最深刻的活动是什么？ 当然是迪斯尼“美女与野兽开幕盛典晚会”。从筹备到执行我们花了6周的时间。我带领一个三人的项目小组一路下来，在最后执行的时候又找了一位临时工作人员。我们选择了一个从未向公众关闭过的会所用作场地，因为它关闭的新闻能让更多人——经常去会所的、原本打算去的人都知道我们活动的消息。而且不仅仅是要制造一点轰动效果，这个场地也很符合我们设计、执行方面的考虑，比如说，那里正好有一个我们需要的喷泉，不需要再去花钱去制作，这样就可以把预算省在别的地方，比如去制作一片魔幻色彩的森林景观，在树上挂着代表爱情的心型图案。 我们还要培训那里的工作人员，让他们在最短时间内具备接待上千名来宾的能力。培训内容细致到如何用餐巾把刀叉包裹好，让来宾能在人来人往的现场一下子拿到。这看起来不值一提，但是要知道，刀叉掉在地上会让来宾尴尬，破坏现场气氛，不容易拿到也许会造成人们的拥挤、碰撞、摔倒……之后就是更严重的状况。不要想当然地认为会所里的服务生在你的活动中也是合格的，如果你是一个导演，那么活动现场的所有工作人员和来宾都是你的演员，你要知道他们会做什么、怎么做。 每个活动都可以给我们经验或者是教训，但是换个角度来说，每个活动都不容有失，我们不能等着经验积累，让“菜鸟”慢慢成长。活动太赶，学得太慢，在这种有心无力的时候该怎么办？ 的确如此，当情况发生变化，活动日期临近，或者你的活动内容涉及你不熟悉的领域时，时间变成最奢侈的东西，这个时候学什么都来不及了，你需要找活动专家介入你的活动。问题的关键在于何时、何地、何种类型的专家能够有效推进你的活动。比如说，你只做过200人的活动，当你要做一个2000人的活动时，你一方面要满足客户的要求，一方面还要充电学习，你和你的同事会承担巨大的压力，在这样的压力下，最终往往会有失去客户、丢了信誉的危险。与其靠自己死撑，不如找一个有大型活动经验的专家，聘请专家的花费与你活动失败可能带来的损失相比简直不值一提。他们不仅可以帮助你渡过难关，与他们一起工作也能加速你的学习。 脑子里有了向专家请教这根弦，你就可以不用轻易放弃一些看似自己能力不能及的活动，有专家的建议和指导，你会做得更快，学得更快，我们都是这样成长起来的。 对一个活动策划者来说，方方面面都要考虑到，他到底需要想得有多细？ 用请柬打个比方。现在很多活动邀请来宾，一个电话一封电邮就搞定了，或者买现成的请柬，贴上打印好的标签。还有必要专门为活动设计请柬吗？跟策划、预算、场地布控那些大事情相比，这好像有点出力不讨好，浪费成本。但事实上，很多活动策划者都相信：来宾真的会因为请柬的好坏决定参不参加活动，“多余”的细节可能成为成功的关键。 请柬是活动的门面，背后再花工夫，门面寒酸也没有用。请柬的外观、手感、排版、封面、措词、字体都在传递你这个活动到底有多少吸引力。很多活动策划者经过辛勤的工作，谈到自己的活动都会异常兴奋，为什么不再细致一点，把这种兴奋用请柬传递给活动的参与者呢？无论是来宾还是媒体，激起他们想要参加的冲动。如果请柬没有抓人眼球的东西，没有明确的目的，你从一开始就有可能失去了你的来宾。 请柬也是一个营销工具，如果做得足够好，它会为你吸引到赞助商，赞助商愿意把自己的logo打在你的请柬上，把他们和你的活动捆绑在一起。此外，大家都用标签和打印的时候，手写信封更让人觉得亲切；寄出请柬的时候也给自己寄一份，如果投递时间耽搁了，这样你会第一个知道。 如果我们忽略了请柬上的这些细节，第一，你的赞助商会很不爽，第二，你邀请的来宾也会想，我为什么要浪费自己的时间去参加一个连请柬都没整明白的活动？活动没有意外才是最大的意外，意外真的无法避免吗？ 再完美的计划总会遇到意外，因为有很多因素不可控，比如说天气。“9·11”和SARS后，一些安全因素也变得难以预料。重要的不是意外会不会发生，而是事前有没有准备，事后怎么处理。一个活动策划者应该时刻关注新闻，不仅是本地的或者行业新闻，还包括国际新闻。也许某个国家局势紧张会影响到你的活动或者你将要邀请的来宾。到大型的新闻网站上注册个ID，任何时候世界各地的突发新闻都会发到你的邮箱。重新梳理合同中关于活动取消是由的条款，活动有可能在最后一刻因为不可预见的情况，如海啸、地震、飓风而被迫取消，你必须对合同中的相关规定了然于胸。分析一下当这些情况发生时有可能带来的财务风险，研究保险条款，与你的供应商签订有时间弹性的合同。指派专人负责意外发生时的联络、沟通，这样可以有效避免无端的猜测和错误信息传达。当意外发生的时候，不要等着你的客户给你打电话，你应该主动给客户打，给他们提出相关建议，这样可以让他们知道你已经掌握了情况，并在控制局势。与公司的律师联系，参考相关的法律规定，保障自己的权利。我们生活在一个官司成风的年代，所有的变动、决议都要以书面形式保存，以供将来的取证。 这些行动看起来繁琐，而且所有的工作都有可能是“白忙”一场，但是当意外真正发生的时候，这是对活动本身、策划者、客户、供应商有力的保护。 策划一个活动似乎把策划者所有的时间都吸走了，很多事情到最后都因为时间不够而没有做，比如一些应急的准备、细节的修饰，怎么还能挤出点儿时间？ 不是时间不够用，其实有时候我们还能赢得时间，比如“美女与野兽盛典”的场地选择就为我们赢得了原本要联系供应商、设计、制作的时间。真正的问题是我们把很多时间花在了不该花的地方。比如说客户和供应商的来电。有时候客户和供应商打电话询问进度，提出要求，他们的目的是想知道我们是不是在积极努力地推进活动。可是，很多时候我们会花很大的精力去应对这样的电话，派出专人拜访客户、供应商，说明情况，这些时间都是被无端浪费掉的。面对这样的电话，我们要有清晰的判断，只要你知道客户真正要的是什么，你就不会因这些电话分散自己的时间和精力。 “挤”出时间的办法还有很多。比如说我会把自己的办公室弄得很不“舒服”，没有沙发，沙发显然是邀请别人进来的信号；搬走多余的椅子，把午休时间端着咖啡来串门、闲聊的人挡在门外。午餐以后，我会出去散步，这样不仅可以让头脑放松一下，还可以避免私人聊天的机会。要是有人来我的办公室闲聊，我不会坐着不动，我会站起来。很多管理者都学过这样的小窍门，站起身来是谈话结束的暗号。如果来访的人还不识相，那我就慢慢地往门边走，直到最后把来访者礼貌地“领”出办公室。 我们也可以通过技术手段来节省时间。现在很多的活动策划公司都利用自己的主页向客户、活动参与者发布信息。只要活动参加者在网页上注册成为用户，策划公司就可以把活动的时间、地点、住宿安排、行程安排向参加者发布，还能及时了解来宾的特殊需要，及时发布变更通知。这样一来，省掉了接电话、打电话、邮件往来的时间，更快、更有效。 当你把所有时间都花在工作上的时候，你会发现时间永远不够。活动策划人更应该学会“策划”自己的工作和生活。我认识一位活动策划人，他每天清晨都去打高尔夫，之后才会去办公室，打高尔夫是他工作与生活的分界线。我每天会很早起床，做瑜伽、冥想，还有一些增强体力的力量练习。哪怕再忙我也没有失去自己的私人生活。 你现在如何看待这个行业的？对刚入行的从业者有什么忠告？ 做活动策划是项激动人心的工作，意外也好，时间压力、客户压力，它们都让你的工作存在着不可预料的挑战，在这个过程里，我们时刻都在挑战自己的脑力、体力、应变力，这是份不会让人衰老的工作。 在我的职业生涯中接触到各种类型的活动，不仅是在酒店、会所举办的活动，还包括视听演出的舞台表演，这都提高了我的职业技巧和专业知识。我并不想局限于活动策划的某个方面，比如只做策划或者只做执行。我想尽可能了解更多，甚至于了解我们放到活动中的每一个元素的心理学背景，它们能给活动参与者带来怎样的影响，通过合理运用这些元素达到我们期望的目标。对于刚入行的从业者，面对不同的活动，掌握不一样的局面非常重要，通过策划、参加各种活动，通过行业聚会学习别人的经验，经历越多，你会思考越多，学到的也就越多。
