爱华网■文/太德软件-李海俊Mr Ted China-EdwardLee 1.ATS(Application Tracking Software/System/Solution)现状: ATS(Application Tracking Software/System/Solution)求职跟踪软件/系统/解决方案，正悄悄地进入我们的招聘管理体系中，ATS是TalentManagement人才管理的重要部分，是人才管理的最前端，它很大程度上决定了整体人才管理的水平。 数以万计的还没有建立完整ATS概念的企业或人才供应商，至少建立了自己的人才库，并能够实现部分的招聘记录功能，但这还是ATS的初级阶段。 众多500强企业早在若干年前已经建立ATS的，更多可能是由于全球ATS的统一部署，因为总部需要了解全球每月入职的新员工。而在中国，由于人才市场、人才中介机构基于互联网的应用或介入并不普遍或成熟，他们的ATS使用过程曾经或正经历一些“痛苦”。 我们要把e-Recruiting和ATS分开来看，人才网站可以是e-Recruiting,但不是ATS。手工的EXCEL招聘管理系统也不是ATS，因为它不能够把涉及各个角色的各个招聘环节之间的数据自动更新。 简而言之，ATS应该关注从候选人吸引到入职的整个过程的管理，而并非只是Sourcing或Selection。对于小规模招聘而言，e-Recruiting可能已经能够满足要求，但大规模招聘，还是需要ATS，不管是采购还是自主开发。 2.关键因素之一：专人专项专用资金 你无法想象一个忙于50个职位招聘的人可以管理好ATS项目，因为他的精力太过分散，无法统筹招聘所覆盖的区域的系统架构与流程，更不可能给予内部的系统使用者足够的支持。当内部的系统用户感到失去支持，孤立无援，对于项目经理或您自己，已经无法缓和内部的巨大矛盾，一个可以绵上添花的系统会很快变得画蛇添足。据统计，一个好的系统实施可以使用运作提升高达300%的效率，而坏的实施将降低50%的效率，这样的损失不是50个职位招聘的贡献所可以弥补的。所以答案很清楚了，专人专项很重要。 对于那些预算已经得到全球或全部总部批准的企业，很幸运，因为只需要物色一位合适的项目经理即可。 对于大多数大规模招聘的企业，招聘的成本往往高达数百万或几百万，但由于对ATS没有概念，或担心项目的风险，企业往往很难再申请另一笔巨额预算来做ATS，于是必须从现有的预算中，拿一部分钱出来，由专人来负责项目，以少投入大产出从而节省成本，原因包括： ■系统的渠道分析功能将帮你找到最好的合作伙伴，以放弃低效低能的供应商从而节省成本； ■系统的运作可以省去招聘团队大量繁琐的手工作业，节省劳动力成本； ■还有建立统一人才库，可以不需要发布某些职位而直接找到合适的人，无论在费用或是时间上，均节省成本； 3.关键因素之二：管理变革的能力 招聘很多时候被视为无需变革，招聘难度加大也可以通过增加招聘渠道和增加招聘人员来解决。但ATS项目实施的重点目标并非只是将人招到，而是用最低成本，最快速度招到所需要的最合适的人才。 要招聘成本最低，必然要去客观分析团队的招聘绩效和渠道的有效性，低绩效团队显然增加招聘经济成本与时间；要速度最快，那么最好这类人都有了人才储备库，以及招聘信息及反馈信息在整个流程中自动地快速传递；要做到最合适，就需要根据企业标准能够自动分类、筛选、评估和回复！ 因此我们发现，招聘管理是极需要变革的一项工程，ATS是建立这一变革的平台。它帮你梳理整个招聘的流程；管理所有的招聘渠道；建立具有标准化格式但个性化资质的人才库；分配所有招聘人员的工作；将招聘信息在人才中介、招聘团队、部门经理，候选人间快速地流转，甚至自动化处理，并提供到入职为止所有数据的统计报表。 跨公司或业务单元业务整合与统一，是需要变革的勇气与能力的，这与ATS平台没有关系。放弃旧模式，运用新系统，所有的一切都要从头学起，对招聘团队的成员也可能有不同的分工，甚至需要建立新的团队，影响到HR的组织架构和人才的职涯发展，而ATS的平台一旦建立，不可能轻易调整，更不可能被迅速放弃，因此，这必然是一个自上而下的项目，需要作为HR的管理者亲自协调并管理资源。 项目经理需要耐心地收集信息，听取建议，最终把能够形成统一标准的部分在ATS中建立起来以备共同遵守和分享，而对于不同公司或业务单元间的个性化需求，则通过ATS中权限的设定赋予他们在统一标准环境下的创新或应变能力。比如整个集团的招聘流程标准化成5步，每个子公司必须更新标准的5步信息（有的步骤内容可以为空），但每个步骤中又有可增加的子任务，那么，对于流程特别复杂的职位而言，依然可以通过这一功能增加个性化步骤。 4.关键因素之三：项目实施的先后顺序
ATS项目的实施并不简单，因为它涉及到所有招聘渠道的管理，所有招聘人员的工作内容，所有简历和面试信息的统一存贮与备查，还有近乎万能的报表系统，仅是招聘渠道这一项，就包括内外部招聘数十种。所以，不能规划一个太长的计划，使成功的实施变得遥不可及，项目成员变得消极彷徨，而是应该有一个循序渐进的项目规划，从易到难，从小到大。“易”指管理级别是能够掌控的，参与人员是容易理解的，“小”指小投入，小范围。那些虽然很急迫，但难度很大的项目应该三思而后行，因为它一旦不可控制，希望会马上变成风险或危机。 大多数ATS在实施后的困惑是它缺少简历资源，因为它只是一个平台而已，这就造成系统的使用率非常低，因为招聘人员通过人才网站后台能够搜出100个，但ATS中却只有2个，所以您应该考虑如何提高ATS的实用性。比如一个叫“简历通”的软件，可以自动整合所有主流人才网站的简历和特殊格式的简历，并转换成您需要的格式，再导入到ATS中，从而一下子建立了ATS庞大的人才库，提高了ATS的实用性,这就减轻了ATS项目经理的压力，因为这时候大多数招聘人员愿意主动地使用ATS了。 目前为止,就中国的ATS项目实践来看，渠道整合依然是项目的重中之重，所有的Tracking都必须建立在所有资源AllInOne的基础上，否则,最终的Report就失去了意义。特别对于大规模的企业，渠道整合的优势十分明显，表现为： ■集团统一采购可以降低采购的成本； ■简历资源的整合不仅丰富了候选人资源，而且CandidateRelationshipManagement可以提升雇主品牌和美誉度； ■渠道管理还可以加强渠道间的竞争关系，从而获得最佳的服务质量。 对于雇主品牌已经很强的企业，可能并不在意渠道的整合，因为你每次都能收到足够好足够多的简历，你甚至也不保存简历。但我相信你会面对招聘成本的压力，因为你的老板会说，“我们公司这么强，为什么还要花那么多钱招聘？”因此，招聘渠道的整合依然是重要的，比如您应该建立一个很棒的企业官方招聘专栏，以及不错的内部招聘或内部举荐网，这都是低成本的渠道。 5.关键因素之四：ATS的供应商选择 一个看起来很小的ATS软件市场，已经涌现了很多上市公司，很多著名的ATS供应商正来到中国，将全球的ATS经验带到这里，当然，这些国际化的经验在中国是否适用，还有待我们大家去验证！ 作为MrTedChina的创始人，尽管我无法洞察所有同行产品的优点或缺陷，更不能通过一两个成功或失败的项目，来评论谁优谁劣，但可以给出几点由衷的建议： ■ATS软件与本土人才网站的整体性成熟和稳定，否则，系统只是折了翅膀的鸟； ■ATS供应商项目经理的背景：他/她应该具有丰富的ATS知识，招聘经历和企业管理经验，以便快速找到适合的最佳实践，并和你共同管理好大跨度的项目； ■ATS供应商的团队在中国的项目实施经验，要有成功的，更需要失败的，因为失败的教训可以帮助我们共同更快地走向成功； ■ATS供应商的后续支持能力。 根据对众多企业的专访，我们发现，所有ATS都有不尽人意的地方，解决的关键在如何改造ATS平台以适合自己所用。我个人认为，不存在完全好用的ATS，也不存在一无是处的ATS，采用何种ATS，除了上面的建议，更建议使用者应该很清楚自己最需要ATS中的那种功能。如果你对ATS并不了解，那么你不应该先去选择ATS，而是找一些专家去沟通，把要达成的目标列出来，然后找一个最贴近你的需求的ATS供应商合作。
