爱华网精简会议应遵循“先梳理、后治理”的思路，采用多种切实有效的方法展开。
■程荣彬
会议管理可以大致划为两个主题，一个是如何把该开的会开好，内容包括梳理决策事项和会议主题，明确不同会议的前后逻辑、时间关系，做好会前准备、会中控制、会后跟踪，另一个就是精简会议，可不开的尽量不开，可不参加的人尽量不参加，可开得简短的尽量简短，可低成本的尽量低成本。 关于前一个主题，AMT最新出版的《别让会议控制你》一书从企业的角度，已经有了体系化而细致的分析和论述，本文重点从政府部门的角度出发，用实例来分析政府部门如何精简会议，相信对企业也会有所启发。 谈到精简会议的话题，政府部门似乎最有发言权。“文山会海”早已经是个老话题，甚至有民谣曰：“管理就是收费，干部就是开会”，可见大家对政府部门会议多、领导干部整天忙开会的负面印象之深。到底政府部门会议有多少呢？可以看一则新闻报道： 往年的3月份，机关干部忙“跑会”那是常有的事——各个领域前一年的总结表彰大会、新一年的工作部署大会，基本上都集中在这个月份召开，再加上各种各样的常规会议、临时会议，会议之多，不可胜数。在（海淀区上地街道副书记）李立宪的印象里，开会最频繁的时候，他的会议“档期”可以从星期一一直排到星期五。至于一天开四五个会，一个会开两三个小时，那也不是啥稀罕事。只是个中滋味只有自己知道罢了。（京报网，2008年4月16日） 可喜的是，近年来从国家到省市区各级领导干部都开始关注精简会议的话题，并且开始遵循“先梳理、后治理”的思路，采用多种方法来切实有效地精简会议。 先梳理 在精简会议之前，首先要进行会议的梳理，因为如果不知道有哪些会议、不了解这些会议的类别与内容，精简会议也就无人谈起。 那么如何梳理呢？对会议进行收集汇总是第一步。我们来看一个案例： 关于报送2008年会议计划的通知 各党委、党工委（党组），区委各部委、区直各部门： 请今年拟主办召开涉及全区性会议或本系统、跨部门会议的单位及部门，于3月20日下班前将拟召开会议的会议名称、会议时间、会议内容、会议规格、会议规模及会议所需经费预算等情况以书面形式报送上来。 中共XX市XXX区委办公室 XX市XXX区人民政府办公室 2008年3月18日 收集汇总会议之后，下一步就是对会议进行分类。分类可以有多种维度，可以按照会议的目的，比如决策会、传达会、总结会、表彰会、研讨会、培训会等，也可以按照召开和主持会议的机构与人员级次来分，比如下面的例子： 会议将实行分类管理：一类会议由省委、省政府召开；二类会议以省委、省政府名义召开，由省直部门主办；三类会议由省直部门召开。一类会议和二类会议会期一般控制在１天半以内，三类会议会期一般控制在１天以内。各部门原则上每年只能召开一次二类会议。（《浙江严格省直机关会议管理》，2008-02-29，新华社稿件） 上述两种分类方法的意义各不相同：会议目的的不同影响会议的重要性和优先次序，同时也影响会议是否可能采取电话会议、视频会议等形式。会议级次的不同影响会议的主持者、参与者，影响会议的规模、规格和费用。 后治理 在梳理会议、对会议进行分类的基础上，遵循以下原则对会议进行治理： 未经计划的会尽量不开 这要求政府部门提前收集、审批和制定年度计划，并严格执行年度会议编制。未列入计划的会议必须经最高级别领导和财政部门审批方可举办。未经审批的会议，领导不参加，财政不安排经费，开支不予报销。 可不开的会尽量不开 除了涉及重大决策、需要集体决策的会议之外，严格控制召开经验交流会、研讨会、表彰会等会议的数量和规模，可开可不开的会议尽量不开。 可不参加的人不参加 这当中最重要的是减少领导陪会，包括各级领导。一方面控制会议级别，不必要领导参加的尽量不参加，另一方面根据会议目的明确会议的重要性和优先次序，领导选择重要性高的会议参加，重要性低的不参加或少参加，在会议之间有冲突时，优先参加重要性高的会议。下面是减少领导陪会的一个案例： “从现在起，省直各部门召开的本系统年度工作会议，副省长一律不出席，各市的分管领导也不再参加会议。”在12月21日召开的省委工作会议上，省长李成玉言辞铿锵地宣布了上述决定。“要做到既立言、更立行!”李成玉提醒全省各级各部门要结合实际，制定领导机关和领导干部带头真抓实干、狠抓落实的措施，继续保持和发扬全省上下形成的良好工作作风。（2005年01月04日，河南报业网-大河报） 缩短会议时间 缩短会议时间有很多方法，比如减少发言人数、减少单个人发言时间、减少不必要的套话，还有一些小“技巧”，比如不设主席台： （海淀区）缩短会议时间，一般性会议严格控制在一小时之内；破除繁文缛节，召开各类会议不再介绍与会领导，也不再设主席台（区“两会”等重要会议除外），只设主持席和发言席，主持词中不得再出现“百忙之中”、“热烈欢迎”、“重要讲话”、“重要指示”等词语。（京报网，2008年4月16日） 可远程开的远程开 精简会议的重要目的之一是降低会议成本，包括人员时间成本和费用成本，这其中人员交通成本、住宿成本往往是主要的一块。通过远程会议，比如电话会议、视频会议的形式，能够节省大量的往返时间和交通住宿费用。 宜于采用远程形式的会议，主要是各种不需要集中讨论的传达会、宣讲会、总结会、培训会。 可合并的会合并 在对会议计划进行分析的基础上，把时间相近、主题相近、参加人员相近的两个或多个会议进行合并，能够有效提升会议效率、降低会议成本。下面是合并会议的一个案例： 昨天，市委宣传部召开了全市党员教育工作业务培训会、党课观摩会、宣传工作例会，这三个会议以往一般是分别召开，不但费时间、精力，而且效果不是很好。因此，市委宣传部决定，将这三个会议合并为一个，这样，会议的议程安排紧凑了，内容丰富了，时间比以往缩短了，大大提高了工作效率。（2004-4-3，乐清日报） 下面我们来看综合了以上多种原则的一个案例： 日前，我州下发了《关于进一步精简会议文件和改进公务活动的意见》，《意见》指出，除党代会、党委全委（扩大）会、人代会、政协会、纪委全会外，州委、州人民政府只召开自治区党委、自治区人民政府要求地州市党委、政府必须召开的和事关全州中心工作及改革发展稳定大局的会议。以部门名义召开的会议，不邀请州领导和县市主要领导参加。 同时，按照“会期一天，讲稿三千，数会并开，传达到县”的要求，严格控制会议时间和规模。以州委、州人民政府名义召开的全州性会议，只开到县市一级，会期不超过１天，原则上会上不再进行颁奖和签责任书。没有安排座谈交流、集中讨论等内容的全州性会议，原则上以电视电话会议形式召开，时间控制在１小时３０分钟以内。州内会议不介绍到会领导。非综合性会议和庆典性会议不设大型主席台。会议主持语和结束语不超过３分钟。各类剪彩、庆典活动，提倡领导即兴讲话。（2006-5-18，新疆巴州报社）
从精简到高效 精简会议是会议管理的第一步，如何让会议高效是会议管理的下一个议题。 让会议高效，意味着要开好精简之后形成的那些必须开、必须参加的会议，如何让会议在适当的时间开、讨论适当的议题、作出有效的决策、得到有效的执行。关于如何从精简到高效，读者可以从AMT最新出版的《别让会议控制你》一书中寻找到满意的答案。 本文作者：程荣彬 AMTConsulting高级顾问 联系方式：[email protected]
