爱华网系列专题：《HR实用工具书：人力资源全案》
如果能审慎、合理地制定职务说明书，将会给招聘工作带来以下的益处： 确保所有在招聘决策中握有话语权的人都能对岗位的任职资格达成一致意见。 作为建立关键的招聘标准的依据。 候选人一旦被录用后，确保他们对于未来的工作内容有个清楚的认识。 在评估流程中作为一种参考工具。 当你聘用了候选人后，可以作为一种业绩基准。 你完全可以把一份表述清晰的职务说明书看成是职务的“快照”。职务说明书应该尽可能具体、简洁地描述出该职务所需要承担的责任和任务，并且明确指出该职务所需的关键任职资格要求——基本要求（特定的资格证书和专业技能）——以及，可能的话，能够产生卓越的绩效的某些专长。 以下快速浏览一份表述清晰的职务说明书所包含的项目： 职位的名称 部门（如果有的话） 直属主管（向哪位经理直接汇报） 职责 应具备的专业技能 所需要的工作经验 职务说明书模板 不管你想要对何种职务进行描述，以下的职务说明书是个很好的模型。请你注意以下方面： 要区别总体职责和某些职责的具体要求的不同之处 对于经验的要求要和对技能、专长的要求有所不同 所使用的语言要易于理解 职位名称 信件收发室高级职员 部门 企业运营部 直属经理 建筑服务主管 总体职责 管理信件收发室的员工，负责信件和货物的全面管理 关键职责要求 管理信件、货物的收发流程 定期进行信件的检索和分发 管理所有的影印机、传真机和邮资机 货物的整理、入库和分发 保管现场物资、库存物资，记录各项使用和出库情况 编写COS部门所有的政策和制度形成文件，以及推行改进的制度 如果有必要，监督管理企业运货车的使用情况 确保水和纸张的不间断供应
技能和专长 具备高度的客户服务思想 具备组织能力 能够提起25磅重的物品 工作经验要求 在企业信件收发室担任管理工作 驾驶记录良好 本书CD光盘中有空白的职务说明书表格和职务说明书模板。 下面介绍6条原则，帮助你认清在一份职务说明书的制定过程中的重要——但常常被忽视的——步骤。 一切向前看 如今人们的“职务”中所涉及的任务和职责和10年前大相径庭。实际上，在当今大多数企业里，人们的工作任务和职责结合了许多其他的任务和职责。因此，目前所使用的许多职务说明都已过时了。如今的工作范围比以往有很大的拓宽，人们所承担的职责大大增加，因此职务说明中应该将这部分增加的专业技能涵盖进来。 这对于你来说有什么意义呢？当你在制定职务说明时，不能只看以前的工作历史。相反，要根据企业目前的需求和长期发展目标，关注目前实际的职务内容和将来可能发生的变化，制定适合的职务说明书。 正确区分工作任务需要和任职资格 一项任务就是人们具体做的事：记录顾客打电话预订的菜单、送Pizza、保持计算机网络在线并运行正常等。任职资格就是指人们的专业技能、专长或人们从事某种工作的任职条件，例如持有驾驶证、性格乐观或熟悉电脑网络等。 要尽量避免犯二者之间概念混淆的通病。要求自己在考虑人们完成工作任务和承担职责所需的特定专长之前，先明确地界定工作任务和职责各是什么。 设定优先顺序 一份写得好的职务说明书不单单包括工作所需的任务和职责的明细，更要能反映出事情的优先顺序。换句话说，好的职务说明书要能够在核心任职能力的基础上，区分出什么样的任务和职责是重要的，什么是次要的。 别陷入困局 资格证书包括学位证书和执照等，代表候选人通过某种考试或完成某类学业的证明，是候选人取得的官方认可。对于某些工作而言，资格证书是必须具备的。（例如，送Pizza的人需要有驾驶执照；你聘用的外科医生需要获得医疗委员会的许可执照。）有时候，当你遇到应征者人数过多、实在忙不过来的情况下，可以把资格证书当作门槛先筛掉一部分人。（例如，你只考虑拥有学士学位或同等学力的候选人。）
