爱华网系列专题：《HR实用工具书：人力资源全案》
当你在采购软件时，问问自己以下这些问题： 企业希望软件上线后能给经营带来什么益处？ 软件采购的总花费是多少？ 企业要花多长时间才能收回软件的投资？ 员工因学习使用新软件而不能正常工作或造成工作效率降低的状况，你估计会有多久？ 新的系统和企业目前运行的软硬件能兼容吗？或者整个系统是否需要全面升级？ 成为有头脑的买家 为了作出一个明智的HRIS采购决策，你不必非得先成为一个电脑程序员。但是如果企业正在策划一项重要的软件采购，你应该至少有个全盘的概念，各个软件的用途都是什么、软件与软件之间的特性的区别以及软件厂商之间的区别。 互联网为我们提供一个非常有用的平台，你可以从上面找到大量的软件产品的信息。有两个网站值得你研究，人力资源管理协会（www?shrm?org）和hrVillage(www?hrVillage?com)。这两个网站都包含了HRIS的有用信息、各种软件厂商的资料和关于如何成功地实施HRIS的指导建议。还包含一些商业领域的白皮书，这是一种有关讨论影响某个特定行业主要问题的报告，企业通过白皮书向顾客普及知识，或给其他的股东提供参考。
没有什么秘密配方能确保你的采购决策一定能如你所愿。但是，下面的建议会将形势转向有利于你的一方。 不要独自一人做最终的决策（或是分配给管理信息系统部门），而是建立一个跨部门的团队，群策群力，共同决定——这样的团队由5～6人组成，各自代表企业内部的不同方面（IT员工、部门经理、最终用户等），他们有时间并愿意参与决策的过程。这种类型的团队在调研和分析系统的兼容性和实施方面很有帮助。 尽可能找到所有你认为用得上的软件厂商：这些厂商进入业界有多久了？行业经验如何（你肯定不想从一家只有6个月左右历史的厂商那里采购软件），在研发方面他们的努力的程度如何，当你需要技术支持时他们的敬业程度如何？ 由于软件功能对于企业来说是最重要的，对于你正在斟酌甄选的软件，坚持要求所有愿意供货的厂商演示他们软件的具体功能。厂商应该有能力进行案例分析或试运行演示他们的产品，以证明他们的产品可以帮助你解决企业的具体需求。 具体咨询厂商有关产品开发的问题。特别是要确认一下厂商的研发团队是否包括某些方面的技术人员，这些人员对你的企业最关心的软件功能要非常熟悉。 如果IT投资耗资巨大，而你对软件又很感兴趣，向厂商索取目前在用软件的客户姓名和电话号码，至少要5家，你需要了解软件的实际使用状况。当你和这些客户交谈时，向他们咨询厂商没有提供的其他客户名单。 你的整个战略计划中还要包括激励的措施，让最终的使用者对准备上线的系统感到兴奋和期待。要事先了解哪些人对软件还有抵触情绪。在系统上线前开展培训计划。 HR软件：产品特性清单 如果你看中两家以上的软件产品，需要将软件的特性一项一项进行对比时，你应当着重考虑两个方面：要对哪些特性进行对比，这个特性对于企业的重要性如何。下面列出的是一些通用的特性，在比较软件时经常会用到。你可以根据企业的实际需求，决定每个特性的重要程度。 服务响应时间（用户要花多长时间才能接入系统，特别是访问的高峰时段？） 搜索的范围 报告和审计的功能 外网和局域网的兼容性 扫描和OCR功能 安全性和自助功能（员工是否可以在不妨碍系统安全的情况下自行更新系统？） 灵活性（系统可否在不同的环境——局域网或独立运行？） 使用方便 从电话簿、网站和出版物中，你可以找到大量有关HR软件的信息： 先进人事系统（www?hrcensus?com）：一个在线的黄页，由厂商提供资料，介绍大部分类型的HR系统的客观信息，这个网站一般会对来自1 500家厂商的2 500种软件进行评测。 国际人力资源信息管理系统协会的电子杂志（www?ihrim?org/resources）：一年六期，为PDF格式，内容包括对时下文章和书籍的评论，它主要面向企业的HR或IT方面的高层管理人员。虽然它主要是面对非常大的企业（年收入为10亿美元或以上），小企业也通过研究大企业的做法，进行效仿，推行对本企业有利的制度。 人力资源管理协会(www?shrm?org)、世界薪酬协会(worldatwork.org)和hrVillage(www?hrVillage?com)：这三个网站包含大量有用信息，如案例分析、指导、白皮书和有关厂商的资料。 劳工在线(www?workforceonline?com)：尽管这个网站上的HRIS信息是厂商提供的，它的内容很全面，界面也设计得很吸引人，将信息分门别类，包括数据库兼容、目前的客户群和价格范围。每个列项都能直接链接到厂商的网站。
