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系列专题：《从校园到职场：我是职业秘书》
所谓“程序化”，就是按一定的步骤进行处理；而“规范化”就是按一定的规定处理。尽可能地将秘书的各种日常工作程序化和标准化，这是由秘书工作的特点决定的。秘书在日常工作中有很多需要当机立断处理的事情，例如，上司正在主持一个会议时，秘书接到上司的一个老朋友打来的电话，对方要求找上司亲自接电话。按有关规定，领导在开会时原则上不得接电话，但是如果秘书机械地拒绝对方，则有可能铸成大错，因为说不定上司想了解某种信息而早就在等对方的电话。遇到这类问题，秘书与上司之间就得有个说法，不然秘书就不好处理，容易造成误会。 作为秘书，不仅需要当机立断的工作多，而且工作内容的变化快，例如，按原订的日程安排，秘书今天下午两点应陪上司去在郊区的车间检查工作，可就在一点半，集团公司×总的秘书来电话，说明天下午×总有急事要出门，希望将原订于明天下午听取汇报的时间改到今天下午三点半。如果改到今天下午三点半，那么原订于今天下午去郊区的车间的时间就得改期……面对这种多米诺骨牌效应，秘书又要重新与各方联系协商，及时调整上司的工作日程；调整之后，又要尽快通知有关部门和人员……因此，秘书的日常工作显得非常“杂”和“乱”。“杂”和“乱”不仅容易影响秘书工作的效率，而且容易造成与上司之间的误会，例如，秘书把上司要接的电话给挂掉了，却把上司不想见的客人给安排了。因此，要治理这种“杂乱”现象，秘书就要尽可能地将各项日常工作程序化，并形成一定的规范。
