爱华网系列专题：自我管理专题
那其余的信件该怎么办呢？请看以下几条小建议： ?每天都用一段固定的时间来处理当天的所有来信。 ?坚持收集垃圾信件寄信人的回邮地址，每隔一段时间就按照上述做法回绝一部分来信。 ?改掉优柔寡断的毛病，不要再反复打量自己收到的信件。每封信件都只拿在手上看一遍，然后马上根据其内容决定相应的处理方式：直接扔掉？委托他人处理？还是亲自上阵？ ?如果决定亲自处理，那就请你记"KISS原则"：Keep It Short and Simple！言简意赅！除了尽可能精简回信的内容以外，你还要根据具体情况选择不同的回信方式：有时只需在原信上直接插入批注，有时只需回复一张手写的便笺，有时必须将回信内容输入电脑、打印出来，然后亲笔签名，有时可以用传真或者E-mail，有时根本不用书面回复，只要给对方回个电话就可以…… 如何处理报纸杂志？ 处理信件的办法当然也适用于报纸和杂志：你应该在这些小事上尽可能 "吝惜"自己的宝贵时间。当秘书在你工作的时候送进来一份报纸或是一本杂志，你是否会忍不住翻看起来？还安慰自己："我只是简单地浏览一下而已，很快就看完。"但是，这恰恰就是我们最常犯的错误，绝大部分的工作就是因此被打断的。所以，最直接的办法就是暂时把这些诱惑放在一边，继续手头的工作。除此之外，我还有更加具体的建议： ?将每天收到的报纸和杂志放在一起，安排出一段固定的时间来进行通读。不要让原本十分有意义的阅读成为你的工作干扰。 ?不要毫无重点地仔细阅读每一篇文章，而应该有意识地选出一些你真正感兴趣的或是对你有实际帮助的内容，在相应的页面上做好标注，然后请自己的秘书在稍后的时间里将这些内容复印下来，分门别类地整理好。这样，你就可以轻轻松松地得到一本专门为自己"定制"的杂志了。此外，如果你发现某份报纸或者杂志的内容经常不合自己的心意，那就请尽快退订吧！ ?你可以在出门的时候随身携带当天的复印资料，以此消磨无聊的等待时间。 ?经常和同事们交流阅读的心得，了解彼此的阅读兴趣和偏好。每当看到某位同事可能会感兴趣的内容时，就请秘书也为他准备一份复印件。长此以往，同事之间就会形成一个信息交流的网络，大家都会从中受益。 总而言之，请你将有限的时间投注在精选的复印集上。这种做法无疑要比全篇阅读所有文章要明智得多。
简明扼要 如果条件允许的话，请你尽量在阅读的同时养成记笔记的习惯。而且，这些笔记的内容同样应该以简明扼要为主，例如原文的重点词、中心句、基本思想脉络、你从中得到的心得体会等等。这样一来，你就可以用最少的时间提炼出最精华的内容。
